Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Precisiones sobre «personas naturales y asimiladas obligadas a llevar contabilidad» y «personas naturales y asimiladas no obligadas a llevar contabilidad».


Actualizado: 9 marzo, 2005 (hace 19 años)

Comparto con ustedes un artículo que atañe a todas aquellas personas naturales obligadas a presentar declaración de renta y complementarios año gravable 2.004, pues de conformidad con los formularios definidos esta vez por la DIAN cada persona natural, antes de presentar su declaración de renta 2004, debe primero definir si durante dicho año fue una "Persona obligada a llevar contabilidad" o si fue "Persona natural no obligada a llevar contabilidad". Dependiendo de tal clasificación, así mismo se define cuál formulario debe utilizar (si el formulario 110 o
el 210)

La Ley 43/90, Ley del Contador Público, nos señala, en su art.37, numerales 37.7 y 37.8, las siguientes obligaciones a todos los Contadores Públicos:

“37.7. Competencia y actualización : …Igualmente, el contador Público, mientras se mantenga en ejercicio activo, deberá considerarse permanentemente obligado a actualizar los conocimientos necesarios para su actuación profesional y especialmente aquellos requeridos por el bien común y los imperativos del progreso social.

  37.8. Difusión y Colaboración. El contador público tiene la obligación de contribuir de acuerdo con sus posibilidades personales, al desarrollo, superación y dignificación de la profesión , tanto a nivel institucional como en cualquier otro campo que, como los de la difusión o de la docencia, le sean asequibles…Este principio de colaboración constituye el imperativo social profesional” ( los resaltados y subrayados son míos)

En cumplimiento de los dos artículos antes citados, comparto con ustedes, mis colegas, el siguiente artículo de mi entera autoría el cual espero pueda ser de utilidad en el proceso del mejoramiento del perfil de nuestra profesión.

Precisiones sobre “personas naturales y asimiladas obligadas a llevar contabilidad” y “personas naturales y asimiladas no obligadas a llevar contabilidad”

Diego H. Guevara
e-mail: diegoguevara@yahoo.com
Contador Público Universidad del Valle

En años anteriores al periodo 2.004, la D.I.A.N siempre había expedido dos formularios para presentar declaración del impuesto de renta y complementarios (o de ingresos y patrimonio). La razón básica para expedir siempre dos formularios es por cuanto el universo de sujetos pasivos del impuesto de renta y complementarios está divido prácticamente en dos grupos, con características distintas, así ;

Las personas jurídicas y sus asimiladas

Con esta clasificación se involucra a todas la formas de sociedades comerciales contempladas en el Código de Comercio (Sociedades Anónimas, Sociedades Ltdas., etc) y las demás formas de organización no comerciales (como Corporaciones Sin animo de Lucro, Cooperativas, Las universidades, los movimientos religiosos, etc). Estas pueden presentar o una “declaración de renta y complementarios” o una “Declaración de Ingresos y patrimonio”, dependiendo de si se trata de una entidad “Contribuyente Declarante” o si se trata de una entidad “No contribuyente Declarante”. Para estas entidades se diseñaba un mismo formulario. En el caso de las entidades “Contribuyentes Declarantes”, su renta liquida gravable está sometida a impuesto del 35% o 20%, dependiendo de si califican como “Contribuyentes Declarantes del Régimen Ordinario” o como “Contribuyentes declarantes del Régimen Especial”, respectivamente

Las personas naturales y sucesiones ilíquidas

Con la expresión “persona natural” se hace referencia a cualquier individuo vivo de la especie humana. Con la expresión “sucesiones ilíquidas”, se hace referencia al patrimonio que deja una persona natural al fallecer y que aun no ha sido asignado entre sus herederos. Hasta tanto no se efectúe tal asignación, ese patrimonio (y las rentas que pueda generar) se deben seguir declarando en cabeza del “difunto” (siempre que se den los topes para quedar obligado a presentar la declaración; la firma de tal declaración la haría el apoderado de tales bienes que nombren los herederos). El impuesto sobre la renta liquida gravable de las personas naturales y de las sucesiones ilíquidas se determina con la “Tabla” que figura en el art.241 del ET, es decir, no tienen una tarifa fija como en el caso de las personas jurídicas (con excepción de las personas naturales extranjeras no residentes, caso en el cual sus rentas liquidas gravables y sus ganancias ocasionales gravables que les corresponda denunciar ante el Gobierno Colombiano, están gravadas a una tarifa única del 35%; véase art.247 y 316 E.T.)

La novedad referente a los formularios de declaración de renta y complementarios año gravable 2.004 es que aunque la DIAN señaló de nuevo dos formularios como en los años anteriores (formulario 110 y formulario 210), en esta ocasión dispuso que las personas naturales deben distinguir si son “Personas naturales y asimiladas obligadas a llevar contabilidad” o si son “Personas naturales y asimiladas NO obligadas a llevar contabilidad ” Quienes pertenezcan al primer grupo, deben usar el mismo formulario de “Personas Jurídicas” (formulario 110). Quienes pertenezcan al segundo, usarán el formulario de “Personas naturales” (formulario 210).

Por tanto, es muy importante que las “Personas naturales y asimiladas” tengan presente de qué forma pueden llegar a estar en uno u otro grupo. Para hacerlo se deben evaluar los siguientes puntos:

1. Según el art.10 del Código de Comercio son “comerciantes” todas las personas que profesionalmente se ocupen en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles (ver listado en art.20 Código de .Comercio.). La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona. La palabra “profesionalmente” indica que debe ser su ocupación habitual , quedando entonces por fuera de la calificación de “comerciante” aquellos que “accidentalmente” en el año pudieron llegar a ejercer actividades propias de un comerciante (por ejemplo, si una persona natural había otorgado un préstamo a un amigo, pero el amigo no le devuelve el préstamo con dinero sino con mercancías, y por tanto le tocó salir a vender esas mercancías, eso es una situación “accidental” que no lo convierte en comerciante)

2. Son “no comerciantes” aquellas personas que desarrollen únicamente las actividades del art.23 del Código de Comercio, a saber :

a. La adquisición de bienes con destino al consumo domestico o al uso del adquirente, y la enajenación de los mismos o de los sobrantes.

b. La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de estas por su autor

c. Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público.

d. Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no constituya por si misma una empresa, y

e. La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales

3. Entre las obligaciones de todos los que sean “comerciantes” se encuentran las siguientes (ver art.19 Código de Comercio) :

a. Matricularse en el Registro Mercantil

b.  Inscribir en el Registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad

c. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales…

En consecuencia, “Las personas naturales y asimiladas obligadas a llevar Contabilidad” son todas aquellas que durante algún momento dentro del año 2.004 fueron comerciantes o lo continuaban siendo al cierre del año 2.004 . Adviértase que todas las personas que durante el 2.004 únicamente fueron “Asalariadas”, esa actividad no los convierte en comerciantes. Tampoco son comerciantes aquellos que obtuvieron sus ingresos únicamente de Dividendos o de arrendar bienes raíces, pues tales actividades son consideradas “civiles” y no “mercantiles”· Tampoco las que obtuvieron ingresos por rendimientos financieros se deben considerar “comerciantes obligados a llevar contabilidad”, pues el mismo formulario 210,en su renglón 37, indica que las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad pueden llegar a obtener tales ingresos y seguir siendo consideradas como “no obligadas a llevar contabilidad”. En cuanto a aquellas personas a las que se refiere el art.594-1 como “Trabajadoras Independientes”, es importante que si las mismas son en realidad “profesionales independientes”, es decir, las que ejercen una profesión con titulo universitario, las mismas son “no comerciantes”; los demás”trabajadores independientes” si serían comerciantes.

Por tanto, al definir que una persona natural fue o no comerciante dentro del año 2.004, de allí se desprende múltiples consecuencias, no solo contables, sino también tributarias, a saber :

Consecuencias de estar o no estar obligado a llevar contabilidad

Por tanto, al definir que un persona natural fue o no comerciante dentro del año 2.006, de allí se desprende múltiples consecuencias, no solo contables, sino también tributarias, a saber:

*actualizado año gravable 2006

Asunto

Para el no comerciante y no obligado a llevar libros de contabilidad

Para el que sí fue comerciante en el 2006 y estuvo obligado a llevar libros de contabilidad

1. Debe llevar contabilidad conforme a las normas del dec.2649/93?

No

Sí (ver art.2 dec.2649/93)

2. ¿Como debe informar sus ingresos y sus costos y gastos?

Lo debe hacer por el sistema de “caja” (es decir, que solo los declara cuando los haya recibido y/o pagado efectivamente ya sea en dinero o en especie. En todo caso, adviértase que existen ciertos ingresos , que un cuando no los haya recibido en dinero o en especie en el mismo 2006, sucede que sí los debe informar en su declaración de renta. Tales son : a) Las ventas de bienes raíces y b) los dividendos y/o participaciones en sociedades anónimas o ltdas. cuando las mismas los distribuyan (ver art.27 ET, literal b y c)

 

Lo debe hacer por el sistema de “causación” (es decir, que aunque no los hayan recibido y/o pagado en dinero efectivamente, o en especie, aun así los debe registrar en los libros y denunciarlos en la declaración de renta (ver art.27 E.T.)

3. ¿Debe hacer ajustes por inflación a todos los activos no monetarios (inventarios, activos fijos, cargos diferidos) y al patrimonio?

No (los ajustes por inflación fiscales son solo para los obligados a llevar contabilidad; ver art.329 ET)

Sí los debe hacer para efectos CONTABLES. Pero para los efectos FISCALES, se depende de las siguientes situaciones, las cuales se derivan de la lectura del art.329, numeral 1 del ET:

1. Si alguno de los bienes que vende o de los servicios que presta están gravados con el IVA y la persona es por tanto un responsable del IVA en el régimen Simplificado , NO DEBE HACER AJUSTES POR INFLACION FISCALES

2. Si alguno de los bienes que vende o de los servicios que presta están gravados con el IVA y la persona es por tanto un responsable del IVA en el régimen Común , SI DEBE HACER AJUSTES POR INFLACION FISCALES

3. Si ninguno de los bienes que vende o los servicios que presta están gravados con el IVA (es decir, son “excluidos” del impuesto sobre las ventas; ver art.424,424-2,424-5,424-6,425,427,428 y 476 del ET) y la persona por tanto No es un responsable del IVA , pero SI tiene, en su totalidad, las mismas 7 características de los que pertenecen al régimen Simplificado del IVA (patrimonio bruto pequeño, ingresos pequeños, no desarrolla franquicias, etc; ver art.499 ET), NO DEBE HACER AJUSTES POR INFLACION FISCALES

4. Si ninguno de los bienes que vende o los servicios que presta están gravados con el IVA (es decir, son “excluidos” del impuesto sobre las ventas; ver art.424,424-2,424-5,424-6,425,427,428 y 476 del ET) y la persona por tanto No es un responsable del IVA , pero NO cumple con la totalidad de las 7 características de los que sí pertenecen al régimen Simplificado del IVA (ver art.499 ET), SI DEBE HACER AJUSTES POR INFLACION FISCALES

4. ¿Qué pasa cuando SI se está obligado a efectuar ajustes por inflación fiscales?

No Aplica

En primer lugar debe efectuar ajustes a todos sus activos no monetarios (sea que estén o no involucrados en el negocio mercantil como por ejemplo un yate, o la finca, o el carro personal, etc). También deben ajustar el patrimonio neto poseído al inicio de cada mes. La única manera de no efectuar tales ajustes es si se cumple con lo indicado en el art.341, y el inciso segundo del art.353 del ET

Adicionalmente, todos sus ingresos (ordinarios y extraordinarios, como por ejemplo la venta de activos fijos poseídos por mas de dos años) los debe declarar en la sección de “rentas ordinaria” (renglones 45 a 52 del formulario 110) y solamente los ingresos por rifas, apuestas y similares los declararía en la sección de “ganancias ocasionales”;ver art.318 del ET

Por otro lado, todos sus ingresos por intereses y demás rendimientos financieros se toman como 100% gravables. Igualmente, sus costos y gastos por intereses se pueden tomar como 100% deducibles

En ultimo lugar, el valor por el cual debe declarar todos sus activos fijos, incluidos los bienes raíces, es por el costo ajustado por inflación (no debe tomar en cuenta el avalúo catastral (ver art. 277 ET)

5. ¿Qué pasa cuando NO se está obligado a efectuar ajustes por inflación fiscales?

Como no está obligado a llevar contabilidad, y en consecuencia no aplica ajustes por inflación ni contables ni fiscales, puede tomar sus activos fijos y “reajustarlos fiscalmente”, conforme lo indica el art.70 y 868 del ET. Ese mayor “reajuste” que le aplique a sus activos, no se debe denunciar como un “ingreso”, sino que sencillamente es un valor que hace aumentar automáticamente su patrimonio liquido (reacuérdese que patrimonio liquido es igual a : total activos menos total pasivos; por tanto, si sube el activo, pues sube el patrimonio bruto y automáticamente el liquido; ver art.282 ET)

 

En cuanto a sus ingresos (ordinarios y extraordinarios), algunos de ellos los debe declarar en la sección de “rentas ordinaria” (renglones 37 a 40 del formulario 210) mientras que otros (por ejemplo: ventas de activos fijos poseídos por más de dos años, rifas, herencias, etc.;ver art.299 a 310) los declararía en la sección de “ganancias ocasionales”;ver art.318 del ET (renglón 55 formulario 210)

Por otro lado, al denunciar sus ingresos por intereses y demás rendimientos financieros, obtenidos de entidades vigiladas por la Superbancaria , una parte de ellos (el 68,29%; ver dec. 873 mar 2007) los podrá tratar como No gravados (ver art.38 ET; equivalen al “componente inflacionario”). Igualmente, en lo referente a sus costos y gastos por intereses, solo se pueden tomar una parte como deducibles (el 76,11%) y el resto (23,89%) sería no deducible (ver art.118 ET y dec.873 mar 2007)

 

En último lugar, el valor por el cual debe declarar sus activos fijos, es por el costo, reajustado si decidieron hacerlo. Pero en cuanto a los bienes raíces, los deben declarar por el mayor valor entre el costo fiscal o el avalúo catastral (ver art.277 ET)

 

Igual situación

6. ¿Pueden registrar el “Gasto depreciación” sobre sus activos fijos depreciables?

No (pues no lleva libros)

Si (esta deducción solo está permitida a los obligados a llevar contabilidad, ver art 141 ET.)

7. ¿Debe presentar sus declaraciones tributarias con firma de Revisor Fiscal?

Nunca

Nunca. La figura de Revisor Fiscal es solo en las personas jurídicas sociedades comerciales (ver art.203 del Código de Comercio y art.13 parágrafo 1 y 2 de ley 43/90)

8. Debe presentar sus declaraciones tributarias con firma de Contador

No aplica, pues no lleva libros de contabilidad

Depende de si cumple o no con los topes de patrimonio Bruto o de Ingresos brutos que señala el art.596 del ET. Por tanto, este tipo de personas naturales obligadas a llevar contabilidad llevarán firma de contador en sus declaraciones de renta 2006 si su patrimonio bruto a dic.31 de 2006, o sus ingresos brutos del 2006, llegaron a superar los $2.007.179.000

9. Que pasa si estando obligado a llevar contabilidad no la lleva o la lleva pero en forma indebida?

No aplica

Para efectos CONTABLES, va a suceder que ante un pleito mercantil, le pueden probar como cierto todo lo que se argumente en su contra Y para efectos FISCALES, sucedería que no solo le colocan una sanción en dinero, si no que además le desconocen todos los costos y deducciones. También le pueden cerrar el establecimiento de comercio (ver art.654, 655 y el 657 literal b), del ET)

 

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