Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Fue a comienzos del presente año 2006 cuando
la DIAN puso en funcionamiento sus nuevos “Servicios Informáticos electrónicos”, los cuales consisten básicamente en que aquellas personas naturales o jurídicas a quienes
la DIAN les señale como obligados a presentar información exógena o declaraciones tributarias en forma virtual, deben entonces acceder al portal de Internet de
la DIAN (www.dian.gov.co), y navegar por dicho portal para que tales obligaciones les queden debidamente presentadas.
Es decir, ya no acuden en forma presencial hasta las sedes físicas de
la DIAN para entregar sus reportes de información. O ya no tienen que diligenciar formularios de declaraciones tributarias en papel y llevarlos hasta las sedes físicas de los bancos para su respectiva presentación.
La lista de los obligados a hacer tales presentaciones en forma virtual debe ser fijada mediante resolución emitida por
la DIAN pues así lo exige el art.579-2 del ET. Al respecto, hasta la fecha se han emitido las siguientes resoluciones:
Sin embargo, para lograr garantizar la identidad de quienes dicen ser los que presentan sus declaraciones o informaciones tributarias de esa manera virtual,
la DIAN tiene que asignar a distintas personas naturales un mecanismo de seguridad definido como “firma digital”.
En términos simples, la firma digital es un archivo almacenable en cualquier computador o memoria USB, y que tiene extensión “.epf”; en consecuencia, cuando acceden al portal de
la DIAN y elaboran por ejemplo una declaración tributaria; el acto de adjuntar dicho archivo y digitar una clave personal es el que se califica como “firmar digitalmente”.
Así, si es una persona jurídica la obligada a presentar sus declaraciones tributarias por el portal de
la DIAN, es claro que quienes firmarán digitalmente tales declaraciones serán su “Representante Legal” y su “Revisor Fiscal” o “Contador”.
Sin embargo, se han empezado a crear algunas inquietudes entre esas personas a quienes se les asigna una firma digital.
Por ejemplo, que si una persona es el representante legal de la empresa A y a la vez es el representante de la empresa B, y a pesar de que solo a la empresa A se la ha señalado mediante resolución de
la DIAN como obligada a presentar declaraciones virtualmente, que entonces a la empresa B, por tener un representante legal que ya cuenta con firma digital, se la debe considerar también obligada a presentar sus declaraciones en forma virtual (a pesar de que dicha empresa B no figura en las resoluciones de las entidades obligadas a declarar).
O que si bien la empresa B no está obligada, pero quiere hacer la presentación de sus declaraciones virtualmente y de forma voluntaria aprovechandose de que su representante legal ya tiene firma digital, que etonces también podría hacer tal presentación virtual en forma voluntaria.
Al respecto, es importante indicar que si alguna persona jurídica no está señalada por resolución como entidad obligada a presentar sus declaraciones en forma virtual, en nada debe importar el hecho de que las personas que firman en sus declaraciones ya cuentan con una “firma digital”.
En efecto, esa persona jurídica deberá seguir presentando sus declaraciones en papel ante los bancos pues si intentan hacer presentaciones voluntarias de sus declaraciones por el portal de la DIAN, la misma no logrará quedar como “presentada virtualmente” ya que sería la declaración de una persona jurídica que no figura en las listas de las entidades obligadas por resolución de la DIAN (la DIAN controla el acceso a su sistema restringiéndolo solo para los obligados por resolución ; véase art. 5 del decreto 408 de dic. de 2001)
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