Procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente

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  • Publicado: 31 enero, 2019

Procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente

La Ley de financiamiento 1943 de 2018 introdujo cambios con respecto a los plazos para la implementación obligatoria de la factura electrónica y otros aspectos relacionados. En este editorial recordamos el proceso de habilitación y las principales novedades.

La facturación electrónica es una herramienta computacional y/o solución informática que soporta las transacciones de venta de bienes o servicios con el cumplimiento de ciertas condiciones que facilitan el control de la información por parte de la Dian. Fue regulada en Colombia a través del Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015 (expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y recopilado de los artículos 1.6.1.4.1.1 a 1.6.1.4.1.21 del DUT 1625 de 2016), en el que se señalan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la misma. Por otro lado, la Resolución Dian 000019 de 2016, modificada por las resoluciones 000055 de julio de 2016 y 00001 de enero de 2018, indica los procedimientos y requisitos que deben surtir los sujetos obligados a facturar electrónicamente.

Cómo facturar electrónicamente y cuál es el procedimiento de habilitación

Las entidades pueden facturar electrónicamente optando por cualquiera de los siguientes mecanismos:

  1. A través de una solución de facturación electrónica diseñada por el responsable de facturar.
  2. Por medio de los servicios de un proveedor tecnológico previamente autorizado por la Dian.

Poner en marcha el sistema de facturación electrónica una vez seleccionado el mecanismo, requiere efectuar un procedimiento de habilitación ante la Dian, a través del cual los obligados o quienes decidan acogerse de forma voluntaria suministren un conjunto de datos básicos de registro e información del proveedor electrónico y posteriormente gestionen otros requisitos obligatorios para la “salida a producción” de la factura. La siguiente es la descripción general del proceso que debe realizarse:

1. Pruebas tecnológicas: el facturador debe adelantar una serie de pruebas tecnológicas a partir de la cuales podrá demostrar que el software que ha dispuesto para emitir las respectivas facturas cumple con las condiciones técnicas de generación, entrega, recibo y rechazo.

2. Registro: en esta fase el facturador diligenciará en el sistema sus datos de identificación (los cuales deben coincidir con la información de su RUT) e indicará si adelanta el proceso de forma obligatoria o voluntaria.

3. Asociación de proveedor o registro de software: si el facturador electrónico creó su propia solución tecnológica, en esta fase debe registrarla. De lo contrario, deberá ingresar los datos de un proveedor tecnológico autorizado por la Dian, para lo cual es necesario que haya suscrito un acuerdo comercial con este tercero.

Si quien adelanta el proceso era un facturador voluntario, desde este momento empezarán a contar los términos para que la Dian, mediante resolución, lo habilite como facturador electrónico.

“posterior a la notificación por parte de la Dian de la resolución de habilitación como facturador electrónico, deberá solicitar actualización de la casilla 53 del RUT”

4. Actualización del RUT: posterior a la notificación por parte de la Dian de la resolución de habilitación como facturador electrónico, deberá solicitar actualización de la casilla 53 del RUT, incluyendo una de las siguientes nuevas responsabilidades:

37- Obligados a facturar electrónicamente:  quienes fueron seleccionados por resolución como obligados a facturar.

38- Facturación electrónica voluntaria: quienes voluntariamente solicitaron facturar electrónicamente y fueron habilitados para ello por resolución.

39- Proveedor de servicios tecnológicos –PST–: empresas que se postulen para ser proveedoras de servicios tecnológicos, que cumplan a satisfacción con los requisitos de la Dian y las especificaciones técnicas y tecnológicas por ella suministradas, y que sean autorizadas por resolución para operar bajo ese concepto.

5. Solicitud de rangos de facturación: el facturador electrónico deberá solicitar los rangos de autorización de numeración de la facturación en el Sistema Informático Electrónico –SIE– establecido por la Dian. Una vez estos rangos sean obtenidos, podrá preparar la “consulta de rangos de facturación autorizados”, y el servidor le retornará el resultado de su petición y una “clave técnica” para cada uno de ellos.

6. Asociación de prefijos: a través de esta opción, el facturador electrónico habilitado puede registrar y asociar los prefijos de numeración a cada uno de los proveedores tecnológicos que haya autorizado en el paso 3; o a su nombre, si registró su propio software. La asociación a la que nos referimos en este punto es fundamental para poder enviar facturas en ambiente de producción a la Dian.

Novedades introducidas por la Ley de financiamiento

La modificación efectuada por la Ley de financiamiento 1943 de 2018 al artículo 616-1 del ET, dispone nuevas reglas sobre el inicio de la facturación electrónica a partir de 2019. El nuevo texto de la norma citada ya no indica que todos los responsables del IVA e INC en el régimen común (ahora “responsables del IVA” o “responsables del INC”) deban empezar a facturar electrónicamente a partir del mencionado año gravable.

En concordancia con lo anterior, la Dian expidió la Resolución 000002 de enero 3 de 2019, a través de la cual señala quiénes son, hasta el momento, los únicos contribuyentes que deberán expedir factura electrónica y, por tanto, a quienes se les exigirá en el RUT el código de responsabilidad 37 – Obligado a facturar electrónicamente. Por el momento, dicho universo estará limitado a las personas naturales, jurídicas y demás sujetos que al 6 de febrero de 2018 ostentaban la calidad de grandes contribuyentes seleccionados por la Dian, y los contribuyentes que durante los últimos seis (6) años hayan solicitado rangos de numeración para facturar electrónicamente.

Adicionalmente, la Resolución 000002 establece que solo aquellos que hayan actuado hasta enero 18 de 2019, y además hayan presentado una solicitud para facturar electrónicamente de forma voluntaria, podrán obtener la respectiva habilitación por parte de la Dian (con lo cual figurará en su RUT la responsabilidad 38 – Facturador Electrónico Voluntario). Lo anterior significa que a partir de dicha fecha la Dian no recibirá más solicitudes de empresas que deseen operar como facturadoras electrónicas voluntarias.

En lo que respecta a los grandes contribuyentes, es importante mencionar que debían facturar de manera electrónica desde el 1 de septiembre de 2018. Sin embargo, con ocasión de problemas técnicos, solo pudieron empezar a partir del 1 de enero de 2019, dado que su volumen de facturación generó considerables complicaciones.

Es pertinente recordar que los contribuyentes que actualmente expidan factura electrónica continuarán haciéndolo con el modelo de validación posterior establecido en el Decreto 2242 de noviembre de 2015 hasta que el modelo de validación previa sea reglamentado.

Límite de costos y gastos o IVA descontable

Es importante precisar que el parágrafo 4 del artículo 616-1 del ET, adicionado por el artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, señala que los documentos equivalentes generados a través de máquinas registradoras con sistema POS, no otorgarán para el adquiriente derecho a impuestos descontables en materia del impuesto sobre las ventas, ni a costos y gastos en lo que concierne al impuesto sobre la renta y complementario. Sin embargo, los adquirientes podrán solicitar factura de venta cuando tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.

Adicionalmente, dadas las modificaciones que la Ley de financiamiento efectúo al parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del ET, a partir del 1 de enero de 2020 se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables y costos o gastos deducibles, de conformidad con la siguiente tabla:

Año Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica
2020

30 %

2021

20 %

2022

10 %

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