Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Procedimiento de la UGPP


Procedimiento de la UGPP
Actualizado: 24 agosto, 2015 (hace 9 años)

La UGPP es la entidad fiscalizadora del cumplimiento de la responsabilidad de empleadores, trabajadores independientes, rentistas de capital y todo aquel que ostente capacidad de pago de efectuar los aportes a la seguridad social, para ello ha establecido un procedimiento informativo y sancionatorio.

La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal –UGPP– es una mezcla de procedimientos parafiscales y tributarios, de derecho laboral, Seguridad Social y parafiscales, y de derecho administrativo.

Procedimiento de la UGPP

Inicialmente la UGPP envía comunicados con un propósito informativo y de tipo preventivo, a fin de advertir sobre la obligación de realizar los aportes a Seguridad Social y parafiscales de la forma como ha sido reglamentada; dichos comunicados pueden ser entendidos como “cartas de cortesía”; posteriormente, pasará a realizar los requerimientos necesarios. En este punto, es recomendable que antes que la UGPP haga el primer requerimiento, la empresa se prepare, revise desde enero del 2011 en adelante cada uno de sus trabajadores y confirme si se hicieron correctamente los aportes a Salud, Pensión, vacaciones y parafiscales.

A continuación, se analiza cada una de las etapas del proceso de estudio de la información para la UGPP:

Procedimiento de la UGPP

Requerimiento de información

En este punto es importante considerar que aunque la empresa haga el ajuste (las correcciones) el mismo día de recepción del requerimiento, la tasa de interés es distinta de la que la PILA ha establecido por el no pago con anticipación y, en consecuencia, se darán las penalidades correspondientes; de acuerdo a la etapa del proceso administrativo en que se encuentre, así mismo es la tasa. Si el ajuste se hace por lo menos un día antes de llegar el requerimiento, entonces solamente le corresponderá ajustar con la planilla M lo que cobra la PILA, el interés será bajo.

Adicionalmente, el requerimiento exige al empleador que diligencie un formato en Excel, el cual contiene un gran número de casillas por trabajador y se debe presentar en períodos mensuales, dependiendo de los años solicitados a algunas empresas solo les solicitan un año, a otras todos los años, del 2011 al 2014, información como: salario, auxilio de transporte, bonificaciones, comisiones, auxilios, primas, vacaciones, incapacidades, permisos remunerados, no remunerados, etc.

El requerimiento resulta complejo para las empresas que tienen un número de trabajadores elevado, lo cual genera una cantidad de registros bastante considerable, por ejemplo: calcule la dimensión del requerimiento si la nómina es, de 400 trabajadores 400 x 12 = 4.800 registros.

Con esta información, la UGPP aplica la operación matemática correspondiente, sumando todas las partidas salariales, salvo auxilio obligatorio de transporte, primas obligatorias y cesantías obligatorias para determinar la base de salud y pensión; y, asimismo, lo correspondiente para parafiscales, tomando uno por uno los registros relacionados por la empresa.

“el contador se debe encargar de la contrastación de la información de nómina y los registros contables, a fin de evitar imprecisiones, teniendo en cuenta que diligenciar el cuadro incompleto conlleva penalidad”

Tanto el personal de nómina como el de contabilidad son los indicados para diligenciar la información, debido a que el encargado de nómina es la persona idónea para registrar la información, y el contador se debe encargar de la contrastación de la información de nómina y los registros contables, a fin de evitar imprecisiones, teniendo en cuenta que diligenciar el cuadro incompleto conlleva penalidad por información inexacta a la exógena reportada con anterioridad.

Si al terminar el cuadro, se confirma que los aportes a Seguridad Social se generaron por un valor inferior al correspondiente, no se debe alertar; lo importante es ajustarlo con anterioridad al requerimiento, de modo que se evite la penalidad por información inexacta.

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Si registrando esta información encuentra que hubo aportes equivocados, es mejor aprovechar, y en el tiempo previo al envío de la información a la UGPP (durante el período de la revisión), realizar el pago del ajuste correspondiente y enviar el cuadro sin alterar el error, porque es así como figura en contabilidad, pero adjuntando el soporte del ajuste. La UGPP solicita ajuste de interés de mora.

Estos cuadros en Excel requeridos por la UGPP se descargan en www.ugpp.gov.co, para que puedan irse preparando.

El tiempo destinado por la UGPP para presentar el requerimiento corresponde a tres (3) meses, con la posibilidad de solicitar ampliación en algunas ocasiones (depende del número de empleados y del período de requerimiento de la información), pero debe solicitarlo antes que se venza el término.

La Ley 1739 de diciembre 23 del 2014, en el artículo 50 indica:

Parágrafo. Las sanciones por omisión e inexactitud previstas en el artículo 179 de la Ley 1607 del 2012 no serán aplicables a los aportantes que declaren o corrijan sus autoliquidaciones con anterioridad a la notificación del requerimiento de información que realice la UGPP”.

Adicionalmente, tenga en cuenta que si se entrega el requerimiento después de vencido el término, se lo recibirán; pero tendrá mora por cada día de retraso en la entrega de información. Por tanto, son dos penalidades que se tendrán en cuenta: la mora en el pago, y la mora en la entrega de la información. Por cada día de mora en la entrega de información son 5 UVT $28.279 x 5 = $141.395. Es decir, penalizan por enviar incompleto, por enviar por fuera del tiempo y penalizan si encuentran faltantes en el pago de Seguridad Social.

Requerimiento para declarar y/o corregir (Pliego de cargos)

Después de entregada la información, la UGPP no tiene un término para revisar; incluso puede suceder que a los pocos días llegue otra solicitud (por ejemplo, porque quedó faltando algún soporte), como también puede suceder que pasen meses sin recibir ninguna respuesta o comunicado de la UGPP, lo cual no significa que se hayan olvidado del proceso o lo hayan terminado de revisar; todo lo contrario, es porque aún están en dicha revisión. Cuando la UGPP termina este proceso, es decir, cuando ya han estudiado todo, envían un segundo documento (las cartas de información complementaria no cuentan) denominado “Pliego de Cargos”, o también “Requerimiento para Declarar y/o Corregir”, es decir, una acusación de deuda por este concepto.

A partir de ese momento se tienen dos opciones:

  • Pagar lo que la UGPP indica, o
  • Si considera que la UGPP está equivocada acogerse al Pliego de Cargos dentro del término estipulado, para lo cual a partir de este momento se tienen tres (3) meses para hacerlo; a quienes investigaron el año inmediatamente anterior, solo les dieron un (1) mes; este año el plazo se amplió con la nueva Ley 1739 del 2014.

En la segunda opción la UGPP cuenta con seis (6) meses para dar respuesta, como indica la norma (artículo 50 de la Ley 1739 del 2014):

“Si el aportante no admite la propuesta efectuada en el Requerimiento para Declarar o Corregir o en el Pliego de Cargos, la UGPP procederá a proferir la respectiva Liquidación Oficial o la Resolución Sanción, dentro de los seis (6) meses siguientes, si hay mérito para ello”.

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