Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Rubén Darío Cortés, de BDO Colombia, afirma que multas costosas, tiempo malgastado y pérdida de credibilidad en el área de recursos humanos son consecuencia de un trabajo descuidado en el manejo de la liquidación de las nóminas. ¿Cuáles son las causas y remedios para una mala gestión?
Gestionar una nómina de forma incorrecta trae consigo consecuencias muy graves. «Pagar sanciones a las entidades de seguridad social y parafiscal, cancelar onerosas multas a la UGPP y a la Dian, pagar salarios menores o mayores a lo devengado por los empleados y, sobretodo, causar inconformidad general en la empresa y perder la credibilidad, es el resultado de no darle un manejo correcto a la gestión de las nóminas», advierte Rubén Darío Cortés, manager de la línea business services & outsourcing de BDO en Colombia.
Para Cortés es muy usual que se cometan estos errores porque en ninguna empresa existen dos nóminas iguales. Las variables por persona son muchas, y factores como las condiciones contractuales, las prestaciones, las horas extras, las bonificaciones y las comisiones, por nombrar los más importantes, hacen que sea imposible aplicar una misma fórmula para la totalidad de los empleados, por más homogéneos que sean en sus características.
Por otra parte, Cortés destaca que es muy usual que se presenten errores humanos con el personal junior, dado que este puede incurrir en los descuidos más comunes, como novedades mal procesadas, errores en los cálculos de la seguridad social, de la retención en la fuente o de las prestaciones sociales, o una inadecuada interpretación de la normatividad vigente.
Algunos errores se pueden evitar en la medida en la que existan cuatro previsiones clave, desde el punto de vista de Cortés. Primero, se debe tener una clara definición de los conceptos de pagos y deducciones; segundo, deben asegurarse de contar con una adecuada parametrización del sistema con el cual se procesa la nómina; tercero, es necesario establecer puntos de control que mitiguen las complejidades generadas a lo largo del proceso de liquidación de la nómina, seguridad social y prestaciones sociales; cuarto, es preciso buscar coherencia entre lo liquidado en la nómina y la forma como ello se está contabilizando.
«Aunque los errores no deberían ocurrir, el procedimiento para corregir una nómina mal hecha depende de su origen. Si fue por errores en la liquidación de las novedades se debe corregir y devolver o descontar los valores liquidados a los empleados. En caso de inconsistencia en temas de seguridad social, se debe verificar la naturaleza salarial o no salarial y realizar las correcciones a las planillas cargadas en el operador con los aportes correspondientes», afirma Cortés.
«De igual manera, si el error se cometió en la retención en la fuente, se deben validar los cálculos efectuados y realizar los ajustes descontando y devolviendo los valores que correspondan a los empleados afectados. Por otra parte, en aras de hacer las correcciones del caso, se debe realizar un ajuste a la contabilidad, afectando de la misma forma los registros contables involucrados en el proceso de corrección», complementa.
Finalmente, contar con un equipo bien entrenado y actualizado puede evitar que se presenten los inconvenientes descritos. Otra alternativa es el manejo externo de la nómina, por medio de la tercerización del servicio, lo que trae importantes ventajas, como el uso de herramientas tecnológicas de última generación debidamente actualizadas, procedimientos documentados y puntos de control que mitiguen los riesgos frente a posibles inconsistencias.
El manejo de la nómina desde afuera de la empresa asegura la confidencialidad de la información y puede generar informes gerenciales del comportamiento sobre el control de los gastos y costos laborales. Además, puede llevar una contabilización y conciliación mensual de las cuentas contables afectadas en cada período, sin olvidar que también puede prestar asesoría legal en cuanto a la interpretación de la normatividad y posibles reformas en temas laborales, de seguridad social y de retención en la fuente.
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