Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En el proceso de auditoría la aplicación de los procedimientos se puede ver obstruida por la imposibilidad de obtener respuesta por parte de terceros; en el caso de las confirmaciones externas, ante esta situación el auditor y/o revisor fiscal deben implementar los procedimientos alternativos.
Se aproximan las asambleas, las cuales deben realizarse teniendo el 31 de marzo como fecha límite; durante estas, tanto auditores como revisores fiscales se encuentran obligados a presentar los informes ante el máximo órgano, por medio del cual se dictamine la razonabilidad de los datos contenidos en los informes financieros presentados y la normatividad vigente para cada organización.
Por lo anterior, es necesario que a la fecha los equipos auditores y revisores fiscales se encuentren en proceso de revisión final o cierre del proceso de revisión, a fin de enfocarse en la preparación y presentación de sus respectivos informes. No obstante, la terminación de las pruebas de auditoría en las que se depende de terceros, como las confirmaciones, pueden obstaculizar el término de la labor de los auditores y la eficaz recolección de toda la información que permita obtener la evidencia suficiente para emitir las opiniones de razonabilidad respectivas.
En este sentido, ante la imposibilidad del equipo auditor y/o revisor fiscal de obtener respuestas a las confirmaciones externas enviadas tanto a clientes, proveedores y bancos, como a todos los terceros con quienes se haga necesario dicho procedimiento de auditoría a fin de obtener la evidencia amplia y suficiente, se deben agotar todas las instancias necesarias para solicitar la respectiva respuesta, entre las que se pueden señalar:
1. Comunicación telefónica con el tercero, con el propósito de confirmar el recibido del documento y solicitar la colaboración del responsable para el envío de respuesta.
2. Comunicar a la empresa auditada la no contestación de la confirmación; esto con el objetivo de acceder a un acercamiento del área específica de la confirmación, para que se establezca comunicación directa con el responsable de otorgar la respuesta.
3. Efectuar confirmaciones por medio de comunicación telefónica, por medio de la cual se comunica directamente con el tercero y se obtiene la información solicitada por medio de comunicación oral; lo anterior siempre que se diligencie los requisitos que permitan garantizar la verificabilidad de la información que hará parte de la evidencia del proceso de auditoría, es decir:
a. Nombre de quien otorga la información.
b. Cargo que desempeña.
c. Nombre y cargo del jefe directo.
d. Extensión directa para comunicación telefónica.
e. Correo electrónico corporativo.
En los casos en que se agoten los procedimientos para la obtención de la certificación externa por parte de terceros, el equipo de profesionales contables que se encuentre desarrollando labores de auditoría o revisoría fiscal se hallará en la obligación de aplicar los procedimientos alternativos que permitan obtener la evidencia suficiente para determinar la razonabilidad de las cifras contenidas en las cuentas relacionadas con los terceros, los cuales habían sido previamente sometidos a procesos de confirmación externa.
El equipo de auditoría debe definir los procedimientos alternativos a aplicar en los casos en los que no se obtuvo respuesta de las confirmaciones externas, previamente agotadas las instancias para la solicitud de la respuesta; para determinar dichos procedimientos se deben evaluar los siguientes criterios:
1. Caracterizar el tercero, con el objetivo de determinar el tipo de información al que se puede acceder para el establecimiento de los procedimientos alternativos que le son aplicables.
2. La información que se tiene sobre los datos del pre-cierre: usualmente dichos datos han sido sometidos a procedimientos de auditoría ejecutados durante el último trimestre del período auditado.
3. Consultar los soportes de transacciones, a fin de obtener documentos para contrastar los registros contables efectuados en el período transcurrido entre el pre-cierre y el cierre.
4. Determinar los soportes adicionales a los registros de los movimientos con el tercero sometido a confirmación, a fin de ampliar los mecanismos que permitan la verificabilidad de los procedimientos.
1. Para los clientes, el equipo de auditoría tiene la posibilidad de tomar el dato del saldo de la cuenta al pre-cierre y ejecutar las labores de contraste de los recibos de caja registrados en cotejo con los soportes enviados por el tercero, como las facturas y los movimientos de pago a través de los extractos bancarios; esto a fin de determinar si el saldo al cierre corresponde a la realidad de las transacciones económicas ejecutadas con el tercero.
2. Para los proveedores, el equipo de auditoría tiene la posibilidad de tomar el dato del saldo de la cuenta al pre-cierre y ejecutar las labores de contraste de los comprobantes de egreso en cotejo con los soportes enviados al tercero, como las facturas y los movimientos de pago a través de los extractos bancarios; esto a fin de determinar si el saldo al cierre corresponde a la realidad de las transacciones económicas ejecutas con el tercero.
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