Procesos de inscripción, actualización y cancelación en el RUT fueron modificados

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  • Publicado: 9 agosto, 2018

Procesos de inscripción, actualización y cancelación en el RUT fueron modificados

El Decreto 1415 de agosto 3 de 2018 introduce varias novedades, en especial para los prestadores de servicios desde el exterior que se convirtieron en responsables de IVA desde el pasado 1 de julio de 2018 y  para quienes notifiquen la cancelación de actividades en el IVA en el régimen común.

Fiel a su costumbre, el saliente ministro de hacienda Mauricio Cárdenas Santamaría expidió de forma bastante tardía el Decreto 1415 de agosto 3 de 2018 (de 18 páginas) para modificar varios de los artículos del DUT 1625 de octubre de 2016 con el principal propósito de reglamentar los procesos de inscripción, actualización y cancelación en el RUT de los prestadores de servicios desde el exterior, los cuales, a partir de julio 1 de 2018 (y solo cuando presten servicios gravados con IVA a personas o entidades ubicadas en Colombia que sean diferente a las mencionadas en el numeral 3 del artículo 437-2 del ET), se convierten en responsables del IVA (ya en el régimen simplificado o en el común) ante el Gobierno Colombiano (ver artículos 420, 437 y 437-2 del ET luego de ser modificados con la Ley 1819 de diciembre 29 de 2016).

La norma también aprovecha para establecer nuevos controles especiales a los procesos de inscripción, actualización y cancelación del RUT cuando estos se relacionen, por ejemplo, con la notificación del cese de actividades en el régimen común del IVA, o con las actualizaciones de los monotributistas, o con la inscripción en el RUT de las copropiedades de vivienda.

A continuación destacamos las más importantes modificaciones introducidas con el decreto en mención.

Reglamentación especial para los prestadores de servicios desde el exterior

A partir de julio 1 de 2018, cuando alguna persona natural o jurídica sin domicilio en Colombia preste desde el exterior algún servicio gravado con IVA en Colombia, a alguna persona natural o jurídica domiciliada en Colombia diferente a las mencionadas en el numeral 3 del artículo 437-2 del ET (es decir, que lo preste a una persona natural o jurídica que no sea responsable del IVA en el régimen común), se convierte en ese caso en un responsable del IVA ante el Gobierno colombiano (ya sea en el régimen simplificado si es una persona natural que cumple con todos los requisitos del artículo 499 del ET, o en el régimen común en los demás casos)

Además, para cuando dichos prestadores de servicios del exterior se inscriban en el régimen común del IVA, la Dian tiene pensando (según un proyecto de resolución publicado el 8 de junio de 2018 que aún sigue sin convertirse en norma definitiva) exigirles que presenten su declaración del IVA en un formulario especial que será el 320; por ello incluso ya existe también un proyecto de decreto publicado en julio 17 de 2018 (y que tampoco se ha convertido en norma oficial) en el cual se les indica que el plazo para declarar el IVA del bimestre julio – agosto de 2018 se ampliará hasta noviembre de 2018.

Adicionalmente, si el servicio que prestan desde el exterior es alguno de los mencionados en el numeral 8 del artículo 437-2 del ET (como el de música, televisión, publicidad, aplicaciones, enseñanza, etc.), y solo si la Dian llega a incluir expresamente al prestador de servicios en una resolución especial, en ese caso el IVA que generen por los servicios prestados quedará sujeto a retención de IVA del 100 % solamente por parte de los bancos colombianos emisores de tarjetas crédito o débito y por las demás entidades mencionadas en el numeral 8 (nota: dicha retención se practicará sin tener en cuenta ninguna cuantía mínima para el servicio prestado pues así lo contempló el artículo 2 del Decreto 1123 de junio 29 de 2018)

En razón de lo anterior, los mencionados prestadores de servicios desde el exterior tendrán que figurar en el RUT administrado por la Dian y para ello se establecieron las siguientes reglamentaciones especiales:

a. Para el proceso de inscripción en el RUT: de acuerdo con lo indicado en los artículos 2, 4 y 5 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018, los cuales modificaron los artículos 1.6.1.2.5, 1.6.1.2.10 y 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016, los prestadores de servicios desde el exterior podrán enviar la solicitud de inscripción en el RUT, y la solicitud de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica –IFE–, en caso de estar obligado, a través del servicio de PQSR y Denuncias de la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, o a través de los mecanismos electrónicos que para estos efectos se implementen. En dicho proceso se deberán adjuntar los documentos que ahora quedaron mencionados en el nuevo literal k que se agregó al artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016 (como por ejemplo la fotocopia del documento de identidad de la persona natural solicitante, o en el caso de las personas jurídicas la fotocopia del documento que acredite la existencia y representación legal de las mismas). También deberán suministrar los datos de identificación y ubicación que ahora se mencionan dentro del nuevo parágrafo 3 que se agregó al artículo 1.6.1.2.5 del DUT 1625 de 2016 (nombres, razón social, NIT otorgado en el exterior, domicilio principal, código postal, página web, etc.).

“los prestadores de servicios del exterior podrán actualizar toda la información que conste en el RUT a través del servicio de PQSR y Denuncias de la página web de la Dian”

b. Para el proceso de actualización del RUT: de acuerdo con lo indicado en el nuevo parágrafo 4 del artículo 1.6.1.2.14 del DUT 1625 de 2016 (luego de ser modificado con el artículo 8 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018), los prestadores de servicios del exterior podrán actualizar toda la información que conste en el RUT a través del servicio de PQSR y Denuncias de la página web de la Dian, o a través de los mecanismos electrónicos que para estos efectos se implementen.

c. Para la cancelación del RUT: en la nueva versión del artículo 1.6.1.2.18 del DUT 1625 de octubre de 2016 (luego de ser modificado con el artículo 10 de del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018), se indica que los prestadores de servicios del exterior podrán solicitar la cancelación del RUT cuando cesen la prestación de dichos servicios, o cuando entren en procesos de fusión, escisión o liquidación. Para dicha cancelación se deberán adjuntar los documentos mencionados en el nuevo numeral 10 agregado al artículo 1.6.1.2.19 del DUT 1625 de 2016 (el cual fue modificado con el artículo 11 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018), entre ellos un documento en español debidamente apostillado o legalizado ante la autoridad competente en el que se declare el cese definitivo de prestación de servicios desde el exterior.

En relación con lo anterior, es importante destacar que a la Dian le quedará muy difícil rastrear cuántos son en realidad los prestadores de servicios desde el exterior que se convierten en responsables del IVA, pues no todas las personas naturales ubicadas en Colombia que pagan por dichos servicios le reportan información exógena tributaria a la Dian sobre tales operaciones.

En efecto, y por citar un ejemplo, si una persona natural ubicada en Colombia que no es responsable del IVA en el régimen común llega a utilizar los servicios de un asesor jurídico ubicado en Ecuador, dicho asesor se convertiría en responsable de IVA pero la Dian no se dará cuenta de la prestación de dicho servicio si no se obliga a la persona natural domiciliada en Colombia a que lo informe en un reporte de información exógena. Por tanto, es posible que la Dian exija en el futuro un mayor reporte de información exógena a las personas naturales ubicadas en Colombia que utilicen los servicios de terceros ubicados en el exterior.

Así mismo, es importante destacar que si por ejemplo una persona vive en EEUU y fue en dicho país donde se suscribió a servicios virtuales de música, o televisión, pero luego se viene a vivir por un tiempo a Colombia, la entidad que le estará prestando el servicio de música o televisión por internet desde el exterior no le puede cobrar el IVA a pesar de que la persona esté usando los servicios desde Colombia. Siendo ese el caso, a las empresas que ofrecen servicios de música y televisión por internet les costará mucho trabajo estar averiguando en qué momento el usuario del servicio es alguien verdaderamente domiciliado en Colombia pues solo en esos casos deberá cobrar el IVA y entregarlo al Gobierno colombiano.

De igual forma, es importante destacar que el Gobierno entrante deberá reglamentar si los prestadores de servicios desde el exterior que lleguen a figurar como responsables del IVA en el régimen común tendrán que solicitar o no la “autorización de numeración de facturación” que expide la Dian para que la incluyan en el cuerpo de las facturas que expiden en sus respectivos países (y por ahora creemos que la Dian no llegará hasta dicho punto). También tendrán que aclarar si a los prestadores de servicios desde el exterior que se inscriban en el régimen común del IVA se les tendrá que exigir o no que expidan la nueva factura electrónica que se mencionan en el artículo 616-1 del ET y que se exigirá a partir de enero 1 de 2019.

Otros cambios en los procesos de inscripción, actualización y cancelación del RUT

Entre los múltiples cambios adicionales que el Decreto 1451 de agosto 3 de 2018 introdujo a los procesos de inscripción, actualización y cancelación del RUT, conviene destacar los siguientes:

a. El artículo 12 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018 derogó el último inciso del numeral 1 del artículo 1.6.1.2.5 del DUT 1625 de 2016. Dicha norma, que había sido creada con el Decreto 2460 de noviembre 7 de 2013, indicaba que la Dian tendría 6 meses (que se cumplieron en junio 7 de 2014) para lograr que en el RUT también se reportara la fecha y el lugar de nacimiento de las personas naturales. Pero al final la Dian nunca hizo dicho tarea.

“cuando la Dian envíe el RUT por correo electrónico al interesado, dicho acto tendrá plena validez jurídica sin que se haga necesaria la firma autógrafa del titular en el formulario como indicativo de aceptación”

b. En la nueva versión del inciso segundo del parágrafo 1 del artículo 1.6.1.2.10 del DUT 1625 de 2016 (modificado con el artículo 4 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018), el cual se relaciona con la obtención del RUT por parte de las personas naturales domiciliadas en el exterior (tarea que se puede seguir tramitando por el sistema de PQRS), esta vez se agrega un texto en el cual se deja en claro que cuando la Dian envíe el RUT por correo electrónico al interesado, dicho acto tendrá plena validez jurídica sin que se haga necesaria la firma autógrafa del titular en el formulario como indicativo de aceptación.

c. En la nueva versión del literal a) del artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016 (que fue modificado con el artículo 5 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018), el cual se relaciona con los documentos que deben presentar las personas jurídicas en el proceso de inscripción en el RUT, esta vez se agregó un numeral 4 en el cual se indica que las copropiedades de vivienda tendrán que incluir una certificación suscrita por el representante legal indicando que dicha copropiedad solo está destinada a uso residencial. Lo anterior con el propósito de dejar en claro que a la copropiedad no le aplica por tanto la norma del artículo 19-5 del ET la cual establece que solo las copropiedades comerciales o mixtas que exploten sus áreas comunes se convierten en contribuyentes de renta del régimen ordinario solo sobre los ingresos que se obtengan con la explotación de dichas áreas (ver Decreto 2150 de diciembre 20 de 2017).

d. En la  nueva versión del numeral 4 del literal c) del artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016 (que fue modificado con el artículo 5 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018), el cual se relaciona con los documentos que se deben presentar para la inscripción en el RUT de una sucesión ilíquida, esta vez se agregó un texto en el cual se indica que si los herederos que actuarán como representantes de una sucesión ilíquida son menores de edad, se necesitará adjuntar un documento firmado por los representantes de dichos menores de edad.

e. En la nueva versión de los numerales 2 y 3 del literal d) del artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016 (que fue modificado con el artículo 5 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018), los cuales se relacionan con los documentos que se deben presentar para la inscripción en el RUT de un consorcio o unión temporal, esta vez se agregó un texto en el cual se indica que se debe reportar un correo electrónico y la vigencia (duración) del Consorcio o unión temporal. Además, en la fotocopia del acta de adjudicación de la licitación, también se tiene que indicar la fecha de iniciación, la duración y el valor.

f. En el nuevo literal l) que se agregó al artículo 1.6.1.2.11 del DUT 1625 de 2016 (el cual fue modificado con el artículo 5 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018) se indican los documentos que se deben adjuntar para la inscripción en el RUT de una sociedad de hecho.

g. En la nueva versión del parágrafo del artículo 1.6.1.2.12 del DUT 1625 de 2016 (que fue modificado con el artículo 6 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018) esta vez se indica que si el contribuyente aporta los datos correctos de su ubicación y con ello solicita el levantamiento de la suspensión del RUT que la Dian haya hecho cuando detectó que tenía reportada una dirección equivocada o desactualizada, la Dian tendrá que mantener la suspensión del RUT si existe un señalamiento de que el contribuyente está calificado como proveedor o exportador ficticio.

“la Dian está facultada para inscribir de oficio en el RUT a una sociedad extranjera que se convierta en sociedad nacional por tener en Colombia su sede efectiva de administración”

h. En el nuevo parágrafo que se agregó al artículo 1.6.1.2.13 del DUT 1625 de 2016 (que fue modificado con el artículo 7 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018) se indica que la Dian está facultada para inscribir de oficio en el RUT a una sociedad extranjera que se convierta en sociedad nacional por tener en Colombia su sede efectiva de administración (ver artículo 12-1 del ET). Para ello solo se requerirá el acto administrativo proferido por el Comité de Fiscalización de que trata el parágrafo 3 del artículo 12-1 del ET.

i. En la nueva versión del inciso quinto del artículo 1.6.1.2.14 del DUT 1625 de 2016 (que fue modificado con el artículo 8 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018), esta vez se indica que si un monotributista desea agregar nuevas responsabilidad a su RUT, dicho trámite debe hacerlo de manera presencial.

j. En la nueva versión del inciso séptimo del artículo 1.6.1.2.14 del DUT 1625 de 2016 (que fue modificado con el artículo 8 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018), esta vez se indica que si un contribuyente desea actualizar sus datos de identificación (algo que solo se puede hacer presencialmente según el inciso tercero del mismo artículo) se le exigirá que primero realice el trámite de inhabilitación de los números de factura de venta que aún no haya utilizado, algo que se realiza siguiendo las instrucciones del artículo 12 de la Resolución 0055 de julio de 2016 (véase también la cartilla instructiva para dicho proceso elaborada por la Dian).

k. En la nueva versión del inciso octavo del mismo artículo 1.6.1.2.14 del DUT 1625 de 2016 se indica que, si la actualización de los datos de identificación del contribuyente se origina por el hecho de haber cambiado de nacionalidad, el solicitante debe adjuntar copia del «acta de renuncia» emitida por el Ministerio de Relaciones Exteriores, donde conste que el titular ha renunciado a su nacionalidad colombiana.

l. En la nueva versión del parágrafo 3 del mismo artículo 1.6.1.2.14 del DUT 1625 de 2016 se indica que, si el contribuyente desea eliminar su responsabilidad frente régimen común del IVA por cese de actividades gravadas, también se le exigirá que primero realice el trámite de inhabilitación de los números de factura de venta que aún no haya utilizado. Al respecto es válido comentar que no se entiende por qué la Dian haría dicha exigencia pues aun cuando un contribuyente no siga siendo responsable del IVA en el régimen común sí podría seguir facturando bienes o servicios excluidos y para ello le podría seguir sirviendo la facturación aun no utilizado.

m. En el nuevo parágrafo 2 que se agregó al artículo 1.6.1.2.15 del DUT 1625 de 2016 (que fue modificado con el artículo 9 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018) se indica que si la Dian efectúa actualizaciones de oficio al RUT de un contribuyente, dicha actualización se comunicará al interesado de manera electrónica, personalmente, o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente habilitada para tal fin por la autoridad competente de conformidad a lo establecido en el artículo 565 del ET.

n. En la nueva versión del literal e) del numeral 1 del artículo 1.6.1.2.18 del DUT 1625 de 2016 (que fue modificado con el artículo 10 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018) se indica que el RUT será cancelado cuando el inscrito persona natural cambie de género, algo para lo cual se requiere la expedición del nuevo documento de identidad.

o. En las nuevas versiones de los literales e), f) y g) del numeral 2 del artículo 1.6.1.2.18 del DUT 1625 de 2016 (que fue modificado con el artículo 10 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018) se indica que el RUT se podrá cancelar de oficio por parte de la Dian cuando se compruebe el cese de actividades de un establecimiento permanente que posea en Colombia alguna persona natural o jurídica domiciliada en el exterior. También cuando se produzcan unificaciones de entidades de derecho público que figuran inscritas de forma individualizada en el RUT. Igualmente, cuando se detecte que una misma persona natural o jurídica tiene dos NIT diferentes.

p. En la nueva versión del parágrafo del artículo 1.6.1.2.18 del DUT 1625 de 2016 (que fue modificado con el artículo 10 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018) se indica que antes de cancelar el RUT (ya sea por petición de la parte interesada o por oficio de parte de la Dian) se tendrán que seguir aplicando la norma del artículo 820 del ET (la cual indica los casos en que se podrán dar de baja algunas deudas tributarias que tenía el contribuyente con la administración de impuestos) y la Dian solo podrá tomarse 30 días hábiles para efectuar la cancelación del RUT (cuando el contribuyente no tenga ninguna obligación pendiente).

q. En la nueva versión del parágrafo 2 del artículo 1.6.1.2.19 del DUT 1625 de 2016 (que fue modificado con el artículo 11 del Decreto 1415 de agosto 3 de 2018), esta vez se indica que si un contribuyente desea cancelar su RUT, se le exigirá que primero realice el trámite de inhabilitación de los números de factura de venta que aún no haya utilizado.

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