Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Independientemente de qué tipo, sistema o diseño de control interno seleccione una entidad para implementar a su interior, esta tiene como requisito indispensable la existencia de procesos y procedimientos formalizados.
Un proceso es cualquier actividad o grupo de actividades que emplean diferentes insumos, agregan valor y suministran un producto o servicio para un cliente, ya sea interno o externo a la organización; por su parte, un procedimiento es una serie de actividades relacionadas lógicamente que describen de forma clara y formal todos los pasos que se deben seguir para realizar un ciclo de operaciones que, por lo general, deben ejecutarse de forma repetitiva en el normal desarrollo del objeto misional de la empresa y, finalmente, la actividad se reconoce como una tarea que la entidad asigna a uno o varios de sus trabajadores.
Un claro ejemplo de estos tres importantes niveles de ejecución de acciones en la organización es:
Para el eficiente y eficaz funcionamiento de un departamento de control interno, es fundamental e indispensable la existencia completa y organizada de un manual de procesos y procedimientos empresariales, que responda completamente a la realidad específica de dicha organización; sin embargo, es claro que al iniciar una nueva empresa, no todos los procesos y procedimientos tienen que estar formalizados y documentados, pues este es un proceso lento que se irá finiquitando en la medida en que las distintas áreas de la compañía se adapten a los requerimientos de la ejecución del negocio, comprendan la importancia del manual de procesos y procedimientos y, sobre todo, empiecen a percibir sus beneficios.
En este sentido, es recomendable que la empresa dispuesta a establecer un buen sistema de control interno, empiece por documentar los procesos y los procedimientos que considere claves para la organización, es decir, aquellos que puedan afectar de manera significativa la marcha de la organización y sus resultados, ya que estos son los indispensables para satisfacer las necesidades de los usuarios internos y cumplir los objetivos internos.
Toda organización, al momento de su constitución debe establecer su objeto misional y, en su misión, plasmar la razón de ser de la organización; todos aquellos procesos cuyos resultados apuntan directamente al cumplimiento de dicha razón de ser, se conocen como “procesos básicos” y, por lo tanto, son los primeros candidatos naturales en orden de prioridad, para ser documentados en manuales de procesos y procedimientos.
Así pues, en empresas industriales, dichos procesos básicos estarán en el área de producción, en tanto que en empresas de servicios muy probablemente estén en el área de servicio al cliente.
Para una adecuada documentación de procesos y procedimientos, es muy importante que la empresa en particular construya y estandarice formatos que deben ser utilizados en todas las dependencias de la organización.
Como cada empresa es una unidad particular con un contexto totalmente diferente de cualquier otra, incluso a aquellas que tienen el mismo objeto misional, todos los formatos que se desarrollen para el control de las gestiones internas de la misma, deben responder a una metodología y estructura organizativa impulsada corporativamente por el área administrativa.
Además, es importante tener en cuenta que, si bien es cada ejecutor de tarea específica quien conoce a cabalidad el funcionamiento y especificidades de su labor, los responsables directos por el levantamiento de todos los procesos y procedimientos son las propias áreas, y la administración actuará como facilitadora, proporcionando la metodología, formatos y guías necesarias para realizar el entrenamiento respectivo y necesario; igualmente verificará que los formatos queden debidamente diligenciados, y prestará el apoyo que sea necesario para que cada área lo finiquite satisfactoriamente.
Finalmente, cuando los procesos y los procedimientos estén totalmente gestionados y documentados, deben ser oficializados mediante una resolución de gerencia o el acto administrativo respectivo según la entidad, a fin de que sean formalmente adoptados en todos los niveles de la compañía, y sirvan de insumo para capacitación de nuevos trabajadores o para dirimir conflictos internos por inconvenientes que pueden presentarse en la ejecución de las labores diarias.
En síntesis, un buen departamento de control interno deberá:
Al momento de diseñar los formatos finales sobre los cuales se unificarán y presentarán los procesos y procedimientos de la empresa, deben tenerse presentes los siguientes componentes mínimos:
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