Proyecto de norma sobre Sistema de Gestión Documental

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  • Publicado: 25 junio, 2015

Proyecto de norma sobre Sistema de Gestión Documental

En el marco de la Ley 1314 del 2009 –Ley de convergencia hacia estándares internacionales de información financiera y aseguramiento de la información–, el CTCP está trabajando en el Sistema de Gestión Documental.

Como referente para la elaboración de este proyecto de norma, se tuvieron en cuenta las normas internacionales de información financiera –NIIF– de control interno, con el objetivo de regular el proceso contable, así mismo Normatividad Comercial, Legal y Tributaria, como también disposiciones legales pertinentes como el Código de Procedimiento Civil, el Estatuto Tributario, Leyes y Decretos en materia contable.

“Este proyecto de norma pretende regular todo lo que tiene que ver con la conservación y disposición de la información contable y de los documentos que soportan el proceso contable”

Este proyecto de norma pretende regular todo lo que tiene que ver con la conservación y disposición de la información contable y de los documentos que soportan el proceso contable, con el fin de garantizar el acceso, la consulta y el mantenimiento de la memoria de los hechos económicos en sus versiones físicas y electrónicas de acuerdo con las tendencias actuales.

Dentro del sistema de gestión documental contable se incluyen los soportes, comprobantes, libros, informes de gestión, reportes y estados financieros con sus notas, los cuales pueden ser preparados y difundidos en forma manual o sistematizada, con el fin de garantizar que la información sea coherente, inalterable, segura y que, además, garantice su conservación en forma intacta.

El sistema de gestión documental, como lo expresa el proyecto de norma, va encaminado a cumplir con los estándares internacionales de información financiera con el fin de garantizar que la información financiera sea oportuna, transparente, fidedigna, de fácil acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar del planeta, pensando en que toda la información sería procesada en forma electrónica, incluyendo los soportes.

Algunas entidades ya entraron en la modernización de sus procesos de información, pues esto representa grandes ahorros de dinero en relación costo-beneficio. se podrían nombrar empresas como Carvajal, Fundación Clínica Valle del Lili, que ya están escaneando todos los documentos recibidos de sus proveedores de bienes o servicios, tales como órdenes de compra o de servicios, cotizaciones, facturas, para ser conservados en forma electrónica, aprovechando las tecnologías informáticas existentes.

Esto ha conllevado que las empresas replanteen sus políticas y procedimientos, para cubrir así las exigencias de las normas internacionales de información financiera –NIIF.

Y precisamente para ser coherente con la aplicación de las NIIF, el proceso contable cuenta con tres etapas, a saber:

1. Entrada de información: es la captura de la información de todas las transacciones y hechos económicos que una empresa lleva a cabo en el desarrollo de su objeto social, soportada con los siguientes documentos:

  • Documentos fuentes, tales como órdenes de compra, facturas, papeles de trabajo interno, nóminas, los cuales pueden ser preparados en forma manual o electrónica cuando ocurren las transacciones, o
  • comprobantes de ajuste que registran información interna diferente de las transacciones externas, tal es el caso de los comprobantes de depreciación de activos, comprobantes de notas débito y crédito con los proveedores, entre otros.

2. Procesamiento de la información: es la conversión de la información contable en información útil mediante el procesamiento de información manual o electrónica a través del registro, clasificación y resumen de la información; con el uso de programas y aplicaciones desarrolladas para tal fin.

3. Salida de la información: es la etapa final del proceso contable, cuyo objetivo es la preparación de la información contable útil para aquellos que desean usarla mediante una apropiada clasificación, agrupación y nomenclatura de manera comprensible; estos se conocen como reportes de información, ya sea para uso externo como en el caso de estados financieros, y de uso interno como: estados de cartera, estado de cuenta de proveedores, informes de gastos por centro de costo, entre otros.

Cabe anotar que la base del proceso contable son los documentos que lo soportan o respaldan, pues se constituyen en la evidencia de la historia de los negocios y operaciones que lleva a cabo una empresa obligada a llevar contabilidad; de ahí cobra tanta importancia la regulación sobre un sistema de gestión documental, estos documentos deben cumplir con tres cualidades fundamentales:

a) autenticidad, esto es, cuando “existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado” (artículo 252 Código de Procedimiento Civil).

b) la integridad de su contenido, es decir, que refleje todos los hechos económicos que dice contener.

c) la veracidad, en cuanto a la realidad de su contenido.

Enhorabuena este proyecto de norma para nuestro país, pues con este se lograría transparencia en la información para terceros, en las operaciones entre comerciantes y confiabilidad en la información; asimismo, se logra eficiencia en los procesos, aprovechando la tecnología informática e integra normas y procedimientos que implican toda la operación económica de una empresa y sus soportes, que cobra mayor relevancia para el fisco, la empresa y para terceros ya sea en los ámbitos nacional e internacional.

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