Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Antes de ser aprobados: Los Estados Financieros son elaborados y debidamente suscritos por el Representante Legal, el Contador y en caso que haya Revisor Fiscal, éste emitirá su Dictamen sobre los Estados Financieros; de tal manera que antes de dicha Asamblea o Junta, los Estados Financieros junto con los libros y demás comprobantes y documentos contables, pueden ser revisados directamente por los accionistas, socios o a quien estos deleguen a través de su Derecho de Inspección, para determinar la veracidad de la información contenida en los Estados Financieros.
Recuérdese que el Derecho de Inspección se puede practicar mínimo durante los 15 días hábiles anteriores a la Asamblea o Juntas ordinarias, pues ese es el tiempo mínimo de convocatoria del Máximo Órgano Social. En las Sociedades por Acciones Simplificadas –SAS-, dicho término mínimo es de cinco (5) días hábiles.
Después de su aprobación: Aprobados los Estados Financieros por parte de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, dichos Estados Financieros deben ser divulgados públicamente para el conocimiento de terceros, a través de la publicidad que da el registro de dichos Estados Financieros en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio de la empresa.
Dicho registro de los Estados Financieros aprobados, deben ser inscritos dentro del mes siguiente en la Cámara de Comercio, inscribiendo una copia de los Estados Financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere. (Artículo 41 de la Ley 222 de 1995).
El artículo 34 de la Ley 222 de 1995 establece que mínimo una vez al año, para el 31 de diciembre, las sociedades deben cortar sus cuentas y preparar y difundir sus Estados Financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales Estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera.
Esto significa que la sociedad podría hacer más de una preparación de Estados Financieros en el Año. Por ejemplo, cuando el Máximo Órgano Social así lo requiera o cuando los Administradores se retiren de su cargo, caso en el cual deben hacer la preparación de los Estados Financieros dentro del mes siguiente y claro, junto a su informe de gestión.
Los administradores y el revisor fiscal, responderán por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los Estados Financieros.
Asimismo, la Superintendencia de Sociedades podría imponer multas hasta de 200 s.m.m.l.v. por no publicar los Estados Financieros.
De igual manera, es importante resaltar que si los Estados Financieros de manera dolosa se consignan o suministran datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad u ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, los administradores, contadores y revisores fiscales, podrán estar cometiendo los delitos de Falsedad en Documento Privado, Favorecimiento y otros delitos más.
Cuando se expidan los Estados Financieros o Dictámenes, NO necesitan ser firmados ante Notario, pues la Ley 222 de 1995 en su artículo 39 “Autenticidad de los Estados Financieros y de los Dictámenes. Salvo prueba en contrario, los estados financieros certificados y los dictámenes correspondientes se presumen auténticos.”.
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