¿Qué equipos y conexiones de Internet requerirán quienes empiezan a declarar virtualmente desde Marzo de 2009?

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  • Publicado: 2 marzo, 2009

¿Qué equipos y conexiones de Internet requerirán quienes empiezan a declarar virtualmente desde Marzo de 2009?

La buena noticia: la elaboración y firma virtual de las Declaraciones se puede hacer desde cualquier computador ubicado en cualquier parte del mundo que esté conectado a Internet. La mala noticia: dicho computador (y su conexión respectiva) deben cumplir unos requisitos mínimos.

De acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 065 de Enero 6 de 2009, aclarada posteriormente con la Resolución 0638 de Enero 22, la DIAN ha dispuesto que desde Marzo de 2009 en adelante un nuevo gran universo de personas y empresas pasen a engrosar el grupo de obligados a presentar sus Declaraciones Tributarias (Renta, IVA, Retención en la Fuente, Impuesto al Patrimonio, etc.) en forma virtual (como lo vimos en el artículo “Hasta los Reportantes de Exógena de los años 2006 y 2007 quedaron obligados a declarar virtualmente desde Marzo de 2009 en adelante”).

Lo anterior implica no solamente que todos aquellos obligados a declarar virtualmente (incluyendo Personas Naturales y los Representantes Legales, Contadores y Revisores Fiscales de Personas Jurídicas) deban ir hasta la DIAN para obtener y luego activar sus respectivos  mecanismos de firma digital (como está consignado en la “Cartilla instructiva de la DIAN sobre obtención y uso del mecanismo de Firma Digital).

Adicional a eso, deberán asegurar que los equipos de cómputo y las conexiones de Internet que necesitarán para poder cumplir con la presentación virtual de las declaraciones sean los más óptimos.

Y es que quienes firman las declaraciones pueden no estar siempre frente al mismo computador para hacer el proceso, pues los procesos de elaborar y firmar virtualmente las declaraciones se pueden hacer desde cualquier computador ubicado en cualquier parte del mundo que esté conectado a Internet,pero siempre que dicho computador y su respectiva conexión cumplan con unos requisitos mínimos que pasamos a comentar.

Para elaborar y firmar digitalmente las declaraciones se requiere un computador con unas mínimas características

En el portal de la DIAN encontramos que el equipo de computo desde el cual se ha de elaborar y presentar las respectivas declaraciones virtuales, o el equipo de computo desde el cual se va a simplemente “firmar” dicha declaración (pues cada uno de esos pasos se pueden hacer en el mismo o en distintos computadores) es un equipo que debe reunir unos  requisitos tecnológicos mínimos:

  1. Hardware: Memoria RAM de 512 MB (recomendada 1024 MB), Procesador 2 Ghz (recomendado doble núcleo).
  2. Resolución del monitor: Configuración mínima: 800 x 600 (recomendada 1024 x 768).
  3. Sistema Operativo: Windows XP SP2 ó Windows Vista.
  4. Navegadores: Internet Explorer 6.0 SP1 y preferencia de idioma «Español (Colombia) [es-co]» o superior o FireFox 1.0 y preferencia de idioma «Español/Colombia [es-co]» o superior, configurados con ventanas emergentes permitidas al dominio dian.gov.co (se recomiendan Internet Explorer 7 ó Firefox 2.0)
  5. Software Adicional: Acrobat Reader 7.0 ó Superior, Flash 9.0 o superior y máquina virtual JAVA 1.5.0_07 o superior.
  6. Si se quiere imprimir los formularios diligenciados y presentados virtualmente, y con ello tener archivos para la auditoría de la empresa, se recomienda una impresora láser con resolución mínima de 600 x 600 dpi. Si se usan impresoras de matriz de puntos la impresión no sería clara.

Yeste listado no incluye la Memoria USB en la cual se deben almacenar el archivo con la Firma Digital cuando se firmen declaraciones en el equipo de computo acostumbrado. Recordemos que dicho archivo siempre debe tener la extensión “.epf”, escrita en minúsculas, como se anota en esta sección especial del portal de la DIAN sobre los posibles errores que se pueden generar a la hora de usar su portal y la manera de solucionarlos.

También se requiere de una buena conexión a Internet

Pero el sistema de Declaraciones Virtuales no solo exige que el computador desde donde se harán los procesos virtuales sea un computador con los mínimos requisitos que antes aludimos.

Aparte de ello, el declarante virtual también debe asegurarse de contar con una conexión a Internet que garantice un ancho de banda de 300 kbps (se recomiendan conexiones de banda ancha con un mínimo de 200 Kbps).

Las Personas Jurídicas deben disponer de una conexión de banda ancha a Internet, preferiblemente dedicada, con un ISP que forme parte del NAP Colombia; el promedio de utilización del canal no debe sobrepasar el 70% de su capacidad. Lo bueno es que la DIAN ha firmado convenios con varias empresas del sector de Telecomunicaciones, con el propósito de establecer Extranets y ofrecer mejores opciones de conexión a sus servicios; las empresas con las cuales se tiene convenio son: ETB, FLYCOM, Global Crossing , PEOPLE ON LINE y TELMEX.

En caso de no contar con acceso a Internet o de presentarse problemas en la conexión al ISP, la DIAN indica que se puede ingresar al portal de dicha entidad conectándose a su servidor de acceso remoto (RAS), empleando el usuario dian@dian.gov.co con password dian. El número telefónico que permiten acceder a este servidor es: 019479473770 (Valor minuto: $30 + IVA).

Ojo: aún sigue vigente la posibilidad de comprar computadores sin IVA

Como vemos, todo este proceso de presentar virtualmente las declaraciones está obligando a que las empresas y personas se modernicen tecnológicamente.

Desde Diciembre de 2006, según lo dispuesto por el Artículo 31 de la  Ley 1111 de Diciembre 27 de 2006 , el cual modificó el Artículo 424 del ET (bienes excluidos del IVA), se ha establecido que los computadores personales (de escritorio o portátiles), cuyo valor al momento de ser nacionalizado no exceda de 82 UVT (durante el 2009 eso sería : 82 x 23.763 = $1.720.000 ) no tendrá que pagar IVA (véase Circular DIAN 009 de Enero 17 de 2007 ).

Por consiguiente, cuando tal importador o un posterior comercializador los lleguen a revender (sin importar el precio por el cual los revenda) también los vendería excluidos del IVA (hasta antes de la ley 1111 de 2006, esos computadores estaban gravados con IVA del 16%).

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