Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Por disposición de lo contenido en la nueva Resolución DIAN 01336 de Febrero 16 de 2010 son muchas las empresas que apenas ahora entrarán al universo de los obligados a declarar virtualmente pues les aplica alguno de los 24 criterios definidos en el artículo 1 de dicha Resolución (consulta nuestro anterior editorial “DIAN estable nueva norma única para definir quiénes quedan obligados a declarar virtualmente”)
En consecuencia, solo esas personas jurídicas y naturales que hasta ahora no tenían mecanismos de firma digital (pues ni declaraban virtualmente ni tampoco presentan información exógena tributaria u otras reportes a la DIAN en forma virtual) son las que tendrán que ir a la DIAN, entre el 17 de Febrero y el 24 de Marzo de 2010 (para poder empezar a declarar desde abril de 2010), o entre el 25 de Marzo y el 31 de Mayo de 2010 (para poder empezar a declarar desde junio de 2010), y solicitar sus mecanismos de firma Digital (véase los artículos 2 y 5 de la Resolución; consúltese también la Cartilla instructiva DIAN sobre el mecanismo de Firma Digital).
Sin embargo, en el caso de las personas jurídicas que deban hacer ese trámite y solicitarles firmas digitales a sus Representantes Legales y a sus Contadores ó Revisores Fiscales, y que lo deban hacer antes de la fecha en que llevarán a cabo sus asambleas ordinarias (que normalmente serán llevadas a cabo a finales de Marzo o comienzos de Junio de 2010), ellas podrían enfrentar una situación muy especial.
En efecto, si antes de esas asambleas la persona jurídica le consigue los mecanismos de firma digital a sus actuales Representante Legal, Contador y/o Revisores Fiscale, podría suceder que luego de ello, en el momento de llevar a cabo las asambleas, esos funcionarios sean removidos y se tenga que nombrar a otros.
Cuando eso suceda sería claro que si los nuevos funcionarios nombrados en la empresa son funcionarios que no tienen firma digital (pues no le han firmado antes a ninguna otra entidad ni tampoco han firmado digitalmente sus propias declaraciones individuales) entonces la persona jurídica tendría que ir a la DIAN a repetir el proceso y pedir otra vez mecanismos de firmas digitales para los nuevos funcionarios.
Y lo mismo sucedería si los cambios se dan en cualquier otra época posterior y no en las asambleas (por ejemplo por que se mueran o renuncien esos funcionarios).
Por tanto, cuando se haga necesario obtener por segunda o posterior vez unos mecanismos de firma digital para los funcionarios de una empresa obligada a declarar virtualmente, en esos casos ese trámite se debe hacer con por lo menos tres días hábiles anteriores a la fecha en que se presentarían las declaraciones virtuales que empezarían a firmar esos nuevos funcionarios.
Así lo indican los incisos tercero a quinto del artículo 3 del decreto 1791 de Mayo 23 de 2007 donde leemos:
“Cuando sea necesaria la emisión de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, el contribuyente o el representante legal, en el caso de personas jurídicas, deberá solicitarlo por escrito a la Administración correspondiente, anexando los documentos que lo acrediten para el efecto. Cuando exista cambio de contador público o revisor fiscal, será responsabilidad del representante legal informar el cambio a la Administración correspondiente.
La Administración dispondrá de tres (3) días hábiles para la emisión del mecanismo de firma amparado con certificado digital.
El mismo procedimiento se seguirá cuando por daños eventuales en los servicios informáticos electrónicos o la pérdida del mecanismo de firma con certificado digital o las claves secretas asociadas al mismo, sea necesaria la expedición de un nuevo certificado.”
Adviértase que los reportes de Información Exógena que se presenten virtualmente solo los firma el Representante Legal o la Persona Natural misma obligada a reportar, pero no requieren firma digital ni del Contador ni del Revisor Fiscal; consulta más al respecto en nuestro producto educativo multimedia: “Guía para la preparación y presentación de la Información exógena Tributaria 2009 a la DIAN”).
Vale la pena mencionar que sea que se necesiten o no firmas digitales para los nuevos funcionarios, todas las empresas, cuando hagan cambios de sus funcionarios deben hacer oportunamente la actualización respectiva en su RUT para que allí les figuren los nuevos nombres de esos funcionarios (ver página 3 del RUT)
Esa actualización la deben hacer dentro del mes siguiente a la fecha en que se produzan esos nuevos nombramientos so pena de que les apliquen la sanción del numeral 3 del Artículo 658-3 del Estatuto Tributario donde Leemos
“ARTÍCULO 658-3. SANCIONES RELATIVAS AL INCUMPLIMIENTO EN LA OBLIGACIÓN DE INSCRIBIRSE EN EL RUT Y OBTENCIÓN DEL NIT.
…
3. Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Unico Tributario, RUT.
Se impondrá una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.”
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