Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Desde Enero de 2006 la DIAN ha estado expidiendo sus famosos mecanismos de firma digital a los Representantes Legales, Contadores y/o Revisores que firman las declaraciones o reportes de información exógena en empresas personas jurídicas que deben presentar dichas declaraciones o reportes de manera virtual (al respecto, véase nuestro reciente editorial: “¿Es en Octubre o Noviembre de 2009 cuando empiezan a declarar virtualmente los nuevos obligados?”)
Ahora bien, es importante preguntarse: ¿Qué sucedería con esos mecanismos de firma digital si sucede que esas personas jurídicas que tiene contratados a esos Representantes Legales, Contadores y/o Revisores deciden dejar de contar con sus servicios? Es decir, ¿Qué pasaría si se quedan sin ningún cliente (persona natural o jurídica) a la cual le tengan que seguir firmando declaraciones e informes e incluso ellos mismos no tienen obligación de presentar sus propias declaraciones o reportes en forma virtual?
Para responder a esa inquietud, debemos remitirnos a lo que dice el literal “c” del Artículo 3 de la Resolución DIAN 12717 de Diciembre de 2005 donde leemos:
“c. Revocación: El mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para firma digital respaldado por certificado digital perderá su validez en las siguientes circunstancias:
i. Por pérdida de la clave privada.
ii. La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le dé un uso indebido.
iii. Por muerte del suscriptor.
iv. Por liquidación de las personas jurídicas, cuando la persona natural que la representa o que actúa para la misma como revisor fiscal o contador no tiene otros obligados a cargo, ni obligaciones a nombre propio.
v. Cuando el suscriptor, una vez termine su vinculación como representante, contador o revisor fiscal en relación con un obligado, no tiene otros representados a cargo y tampoco es obligado a nombre propio.
vi. Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en el certificado digital es falso.
vii. Cuando la clave privada de la entidad o su sistema de seguridad ha sido comprometido de manera material que afecte la confiabilidad del certificado digital.
viii. Por orden judicial o de entidad administrativa competente.
ix. Por vencimiento del período de validez del mecanismo digital sin que se haya renovado.
En las dos primeras circunstancias señaladas en el literal c), el suscriptor está obligado a solicitar la revocación del certificado digital.
En las demás circunstancias procederá la revocación a petición de parte o de oficio, según el caso.
Para la revocación a solicitud de parte, el suscriptor comunica la causa de la misma a través de los servicios telefónicos o de asistencia al cliente de la DIAN y formaliza su solicitud presencialmente en la entidad.
Para la revocación por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuando establezca una circunstancia que permita revocar de oficio los mecanismos digitales, procederá de conformidad y le comunicará al suscriptor dentro de las 24 horas siguientes.”
(Los subrayados son nuestros)
Como se ve, si esos Representantes Legales, Contadores o Revisores se quedan sin clientes para firmarles digitalmente y a la vez sucede que ellos mismos como individuos no están obligados a firmar digitalmente sus propios reportes o declaraciones, pueden solicitar a la DIAN que les revoque los mecanismos de firma digital.
Pero si ellos mismos no se lo solicitan a la DIAN, entonces la DIAN podrá darse cuenta de que esas personas ya no tienen necesidad de seguir contando con el mecanismo y se los podrá revocar.
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