Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Los costos de facturación, gestión, almacenamiento, así como el ahorro en tiempo y reducción en el proceso de pago son los beneficios para las empresas al implementar la factura electrónica. Emitir facturas tiene un costo por unidad de $14.394 cuando es en papel y de $5.305 en formato electrónico.
El pasado 16 de agosto la Dian anunció mediante un comunicado de prensa que se había convertido en la primera entidad del Estado colombiano en implementar el sistema de facturación electrónica en sus procesos, dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución 10 del 6 de febrero de 2018. Desde su punto de vista, este cambio redundará en beneficios como el ahorro de tiempo y costos, seguridad, optimización de procesos y un mejor relacionamiento con usuarios, proveedores y el sector privado, opinión que también es compartida por entidades que ofrecen este servicio.
Desde el punto de vista de Seres, empresa especialista en servicios de intercambio electrónico seguro de documentos, el ahorro de tiempo y dinero es un argumento que no se debate a la hora de decidir si una empresa migra a un servicio de factura electrónica o sigue facturando utilizando el papel; una decisión condicionada por inversiones en aplicaciones informáticas, en formación y personal especializado, complejidad para comunicarse con diferentes sistemas de facturación electrónica, entre otros puntos.
Gracias a la factura electrónica se presenta un ahorro en costos de facturación. Comparado con la factura tradicional, la electrónica permite un ahorro estimado del 67 %, ya que se reducen los costos en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, etc.
El paso del papel a lo electrónico supone que los costos estimados para su introducción en los sistemas internos, su validación, gestión de pago, archivo, entre otros procesos se reduzcan drásticamente, permitiendo un ahorro del 65 % de los costos.
También se presenta un ahorro en los costos de gestión o costos por factura. Desde el punto de vista de Seres, la emisión de facturas tiene un costo por unidad de $14.394 cuando se realiza en papel y de $5.305 cuando se utiliza el formato electrónico. La diferencia es aún mayor cuando se trata de la recepción de facturas, que pasa de los $23.355 en papel a $7.343 en formato electrónico.
De igual forma, se presenta un ahorro en costos de almacenamiento, ya que dejar de lado el papel para comenzar a facturar electrónicamente es sinónimo de liberar cajones, archivadores; un gran espacio. Al reducirlo, se puede llegar a alcanzar un ahorro del 81 %. Así, con la facturación electrónica se acortan los tiempos de entrega de las facturas y se reduce todo el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y empresas.
Frente a lo anterior, el proceso digital de pasar del papel a lo electrónico es sinónimo de retos para las empresas. Miguel Botta, gerente comercial de aliados estratégicos para Facture Colombia afirma en El Colombiano que “todos los procesos internos de las organizaciones han tenido que cambiar para adaptarse a este nuevo sistema, y es allí donde los proveedores debemos llevarlos de la mano en esa transformación. Hay hasta una nueva manera de entregar las facturas. Cuando las empresas se alineen con todo el proceso de facturación electrónica comenzarán a ver los beneficios. Ya dejarán de estar reprogramando y reprocesando el instrumento contable como pasa hoy”.
Elkin Rodríguez, jefe de producto ERP y Pyme de la firma Softland dice en El Nuevo Siglo que esta nueva implementación de la documentación digital va de la mano con las estrategias de sistematización de las empresas, minimizando los procesos manuales, y permitiéndoles gestionar de manera ágil y sencilla la generación y el envío de documentos electrónicos. «La documentación digital también permitirá mejorar la búsqueda, la organización y el adecuado manejo de los espacios que son sensibles en los archivos físicos actuales. Para el caso de Colombia, el modelo inicial contempla como documentos electrónicos las facturas, notas débito y notas crédito», dice.
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