Qué se debe tener presente cuando en diciembre se incurra en gastos extraordinarios?

Se deben planificar los gastos en que se incurriría por bonificaciones u otros similares a los trabajadores para lograr que puedan ser aceptados como gastos deducibles

Para muchas empresas es costumbre que al cerrar el año, y por ser participes de fiestas de fin de año, decidan entonces incurrir en algunos tipos de gastos extraordinarios tales como pagos de bonificaciones en dinero a sus trabajadores, o entrega de obsequios a dichos trabajadores o a sus clientes, o hasta contratación de orquestas, comidas y bebidas (esto último en las más solventes, claro está…)

Al respecto, es importante tener presente que tratándose de los gastos por orquestas, comidas y bebidas con los clientes, se podría fácilmente argumentar que tales gastos son solamente gastos suntuosos y no calificarían como gastos necesarios para la generación de los ingresos con lo cual entonces no podrían ser aceptados como deducibles en la declaración de renta del respectivo año fiscal (ver art.107 del ET).

Sin embargo, si lo que sucediera es que la empresa primero le diera a uno o varios de sus trabajadores el dinero para que dicho trabajador, en representación de la empresa, cubriera esos gastos de atenciones a clientes, entonces en ese caso habría un “ingreso para el trabajador” y el gasto para la empresa sí sería deducible (ver inciso segundo del art.387-1 del ET).

Pero en ese caso, ese ingreso que percibe el trabajador para cubrir gastos de representación de su empresa sí sería un ingreso gravado para dicho trabajador y sometido a retención en la fuente sobre pagos labores en el mes en que se lo dieron, a menos que se trate de alguno de los tipos de trabajadores mencionados en el numeral 7 del art.206 del ET (ej; profesores de universidades públicas, magistrados, etc)

Las bonificaciones a los trabajadores, si se someten a retención en la fuente, serían deducibles para la empresa

De otra parte, cuando la empresa incurre en el gasto de darles regalos en especie a sus trabajadores (como anchetas u otros similares), se predicaría lo mismo que ya se comentó anteriormente, a saber, que tales gastos no son necesarios para generar los ingresos de la empresa y  por tanto no son deducibles.

Pero si en vez de regalos en especie decide darles dinero (entiéndase “bonificaciones extraordinarias”), en ese caso ese dinero se le sumaría al trabajador con los demás pagos laborales de diciembre (incluidos hasta la prima legal o extralegal), se sometería a la retención en la fuente sobre pagos labores (retención que para muchos asalariados no se genera pues en el procedimiento 1 solo los asalariados que reciben ingresos brutos mensuales durante el 2007 superiores a $2.750.000 son los que empiezan a generar retención; consulta una de nuestras anteriores herramientas), y de esa manera ese pago sí sería deducible (ver art.87-1 del ET; además, sobre el pago de las primas y el hecho de que sumen para la base de retención, consulta uno de nuestros anteriores editoriales)

Adviértase que esos pagos extraordinarios u ocasionales a los trabajadores, si bien quedan sometidos a retención en la fuente para lograr que la empresa los pueda deducir en su declaración de renta, en todo caso no se sumaría para efectos de pagos parafiscales ni prestaciones sociales pues por no ser pagos “habituales” sino que son pagos “extraordinarios”, en ese caso no constituyen “salario” (véase art.127 y 128 del  código Sustantivo del Trabajo)

Por todo lo anterior, es muy importante tener presente los efectos que estos pagos extraordinarios en que incurren las empresas en diciembre tendrán en la depuración de la renta contable que harán tales empresas al final del año 2007 con miras a obtener al base definitiva del impuesto de renta 2007 (consulta nuestro producto educativo: Conciliaciones contables y fiscales para el cierre del 2007)