Quienes presentaron Medios magnéticos virtualmente deben presentar sus otras declaraciones por esta vía

Mediante la resolución 08551 del pasado 2 de agosto de 2006 , la DIAN ha indicado que a partir del próximo 30 de agosto de 2006 todas aquellas personas naturales y jurídicas que se vieron en la obligación de presentar reportes de medios magnéticos del año gravable 2005 en forma virtual (es decir, usando el portal de Internet de la DIAN ), quedarán también obligados a presentar de esa misma forma todas las respectivas declaraciones tributarias que les competan.

En efecto, debe recordar que según lo indicado en la resolución 3859 del pasado mes de abril de 2006, y a solo unos meses de que empezaran a vencerse los plazos para el reporte de la información en medios magnéticos año gravable 2005, la DIAN terminó indicando que los bancos, notarios, cámaras de comercio, bolsas de valores, comisionistas de bolsa y empresas del sector privado a las que les correspondiera enviar mas de uno de los formatos indicados en la resolución 10147 de oct. de 2005, quedaban entonces obligados a presentar tales reportes en forma virtual (consulta nuestro anterior editorial al respecto).

Los únicos que no quedaron obligados a reportar informes de medios magnéticos del año 2005 en forma virtual fueron aquellas personas jurídicas o naturales que únicamente debían suministrar el formato 1002 con la información sobre retenciones en la fuente practicadas a terceros durante el año 2005, pues a tales reportantes se les indica que su reporte lo entregarán en forma presencial ante las oficinas de la DIAN (recuerda que los plazos para este reporte vencen en septiembre 7 de 2006 y por tanto, si no dominas el tema, puedes utilizar nuestro producto “ Actualícese en Medios magnéticos ”).

Todos los revisores Fiscales y Contadores de los nuevos declarantes virtuales deben obtener su firma digital antes del 30 de agosto de 2006

En razón entonces a que aquellos reportantes de medios magnéticos 2005 ya obtuvieron de parte de la DIAN una respectiva “firma digital” con la cual pudieron presentar en forma virtual sus archivos de medios magnéticos, la DIAN entonces ha indicado en su resolución 08551 que esos mismos reportantes quedarán entonces obligados, a partir del 30 de agosto de 2006 en adelante, a presentar sus declaraciones de IVA, Retefuente, Renta, Gravamen al Movimiento financiero (y las demás que les competan a cada uno) en forma virtual.

Sin embargo, la complicación surge entonces si se toma en cuenta que en el caso de los reportantes de medios magnéticos que eran “personas jurídicas”, en tales casos fue solamente al “representante legal” de dicha persona jurídica el único al que se le asignó “firma digital”. Y si el reportante era una persona natural, pues a tal persona natural ya también le quedó asignada su respectiva “firma digital”.

Pero es posible que si tal persona jurídica o natural deban ahora firmar sus declaraciones tributarias acompañadas de la firma de contador o Revisor Fiscal, entonces tal contador o Revisor Fiscal también va a necesitar que se le asigne su respectiva “firma digital”

Así las cosas, todo contador o Revisor Fiscal que deba firmar las declaraciones tributarias de esas personas jurídicas o naturales que a partir de agosto 30 de 2006 presentarán declaraciones tributarias en forma virtual, deben examinar si ya reúnen los siguientes requisitos:

1. Figurar como el “contador” o el “Revisor Fiscal” en el RUT de esa persona jurídica o natural para la cual prestan sus servicios.
2. El mismo contador o Revisor Fiscal, debe poseer su propio RUT y en el mismo ha de figurar, en la página 1, la “responsabilidad No.22” (suscribir declaraciones de terceros)
3. Si dicho contador o Revisor Fiscal no poseen aun su respectiva “firma digital”, pues en ese caso deben ir a cualquiera de las sedes de la DIAN para que les sea asignada y luego puedan “habilitarla” antes de entrar a firmar la nuevas declaraciones de sus clientes que se venzan después de agosto 30 de 2006.

Las personas naturales, los representantes legales y los revisores fiscales también presentarán virtualmente sus propias declaraciones tributarias

Es muy importante comentar que en el texto del literal “b” del artículo 1 de la resolución 8551 de agosto 2 de 2006 se termina indicando que todas aquellas personas naturales, los representantes legales y los contadores y revisores fiscales que terminen teniendo de parte de la DIAN una “firma digital”, quedarían también obligados a presentar sus propias declaraciones tributarias en forma virtual.

Por ejemplo, en el caso del Revisor Fiscal que es persona natural y que pertenezca al Régimen común, tal Revisor debería entonces presentar, obligatoriamente, sus propias declaraciones de IVA del periodo jul-ago de 2006 en adelante en forma virtual

Pero en una posterior resolución, la resolución 08957 de agosto 10 de 2006 , la DIAN hace una aclaración muy importante a lo que inicialmente se había dicho en ese literal “b” del artículo 1 de la resolución 08551. En esa nueva resolución 08957 leemos lo siguiente:

“ARTICULO 1. Aclarase el literal b) del artículo 1° de la Resolución 8551 de 2006 , en el sentido de señalar que están obligados a presentar declaraciones tributarias de manera virtual, para el cumplimiento de sus propios deberes formales, las personas naturales que a la fecha de publicación de la presente Resolución sean suscriptores del mecanismo de firma con certificado digital vigente emitido por esta entidad y, tengan la calidad de representantes, revisores fiscales o contadores de personas naturales o jurídicas, que a su vez se encuentren obligadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a presentar sus declaraciones y/o información en forma virtual.”

En consecuencia, con esta nueva resolución 08957 de agosto 10 de 2006, la DIAN estaría indicando lo siguiente:

1. Todas aquellas personas naturales, representantes legales, contadores y Revisores Fiscales, a quienes hasta el 10 de agosto de 2006 (fecha en que se emite la resolución 08957) se les alcanzó a emitir su respectiva “firma digital”, quedan en consecuencia obligadas a presentar sus propias declaraciones tributarias en forma virtual a partir del 30 de agosto de 2006.
2. Pero todas aquellas personas naturales, representantes legales, contadores y Revisores Fiscales que obtengan la “firma digital” después del 10 de agosto de 2006, no se consideran obligados a presentar sus declaraciones en forma virtual sino que lo seguirían haciendo en papel ante los bancos.

Téngase siempre presente que la “firma digital” a utilizar en las declaraciones tributarias ante la DIAN es solamente aquella que emite la misma DIAN, pues es posible que el usuario ya posea otro tipo de “firma digital” pero emitida por otro tipo de entidades, y dicha “firma digital” emitida por otras entidades no se podría utilizar en las declaraciones tributarias controladas por la DIAN (consulta nuestro editorial anterior al respecto)

En todo caso, la “firma digital” que emite la DIAN es gratuita y tiene vigencia hasta por tres años (véase la cartilla instructiva de la DIAN sobre el mecanismo de firma digita l y la resolución DIAN 12717 de dic.27 de 2005 )

Para todos los nuevos declarantes en forma virtual, sus declaraciones anteriores en papel se corregirán también en papel

Es muy importante tener presente según lo indicado en el artículo 2 de la resolución 08851 de agosto 2 de 2006, todos aquellos que entran a ser nuevos declarantes virtuales a partir del 30 de agosto de 2006, si alguna vez necesitan corregir esas declaraciones en papel que lleguen a presentar hasta el 30 de agosto de 2006, pues en ese caso las correcciones a esas declaraciones de papel también se harán en papel.

En consecuencia, solo las declaraciones que se presenten en forma virtual después del 30 de agosto de 2006 serán las que, si se necesita, entrarían también a ser corregidas en forma virtual

De todas formas, todos estos nuevos obligados a presentar declaraciones en forma virtual deben empezar a cerciorarse de lo siguiente:

1. Si tienen un equipo de computo que reuna todos los requisitos técnicos exigidos por la DIAN
   
2. Si se han familiarizado con el contenido completo del decreto 408 marzo de 2001 (el cual ha sido recientemente modificado con los dec.4694 de dic. de 2005 y 1849 de junio de 2006), pues en dicho decreto se mencionan, entre otros asuntos, cuales son los únicos casos en que estando obligados a presentar declaraciones virtualmente se les permita entonces hacer declaraciones en papel (por ejemplo: una corrección en la que se pretenda disminuir el valor a pagar de la declaración ini