Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En Enero 22 de 2009, cuando la DIAN expidió su Resolución 0638 para modificar lo que inicialmente había establecido con su Resolución 0065 del mismo Enero (resolución que a su vez modificaba el texto del Artículo 1 de la Resolución 057 de enero de 2007 para señalar a los nuevos administrados que quedarían obligados a declarar virtualmente desde marzo de 2009 en adelante; consulta nuestro editorial: “Hasta los reportantes de exógena 2006 y 2007 quedaron ahora obligados a declarar virtualmente”), se estableció una pauta muy importante en cuanto a quiénes serían los próximos administrados obligados a presentar sus declaraciones virtualmente.
En efecto, en el texto que desde esa fecha quedó incluido como inciso segundo y como parágrafo 2 ambos del artículo 1 de la Resolución 057 de 2007, se lee lo siguiente:
“[Inciso segundo] A partir de la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución [Es decir, a partir de enero 22 de 2009] están obligados a presentar las declaraciones de manera virtual haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital emitido por la DIAN, aquellos contribuyentes a quienes mediante las resoluciones que se expidan en virtud de los artículos 623, 623-1, 623-2, 624, 625, 627, 628, 629, 629-1, 631 y 631-1 del Estatuto Tributario, se les establezca la obligación de presentar la información virtualmente haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital emitido por la DIAN.”
“Parágrafo 2.[Inciso 2].
Los clientes que adquieran dicha obligación con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución[Es decir, después de Enero 22 de 2009], deberán presentar sus declaraciones a través de los servicios informáticos electrónicos haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital emitido por la DIAN, a partir del segundo período siguiente a la publicación del acto que le señale la obligatoriedad de presentar información de manera virtual o se le otorgue la calidad de Gran Contribuyente tratándose de las declaraciones del Impuesto sobre las ventas y retención en la fuente, y a partir del período siguiente en el caso de la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, de ingresos y patrimonio, de la declaración informativa de Precios de Transferencia y del impuesto al patrimonio.
Para este efecto, los nuevos obligados deberán solicitar la expedición del mecanismo de firma respaldado con certificado digital dentro del mes siguiente a la fecha de entrada en vigencia del acto que le señale la obligatoriedad de presentar información de manera virtual o se le otorgue la calidad de Gran Contribuyente.
(los subrayados son nuestros)
Tal como lo establece la norma que acabamos de citar, cuando la DIAN emitiera con posterioridad a Enero 22 de 2009 sus tradicionales paquetes anuales de resoluciones para definir quiénes quedan obligados a reportar la Información Exógena Tributaria de los Artículos 623 a 631-1 del Estatuto Tributario (lo cual para el presente año gravable 2009 ya sucedió el pasado julio 28 de 2009 ;véase las Resoluciones 7929 a 7936), entonces las Personas Naturales y Jurídicas que allí quedaren señaladas como obligados a presentar esa Información Exógena en forma virtual, quedarían también automáticamente obligados a tener que presentar en forma virtual sus Declaraciones de IVA, de Retención en la Fuente, de Renta, de Ingresos y Patrimonio, De Impuesto al Patrimonio y de Precios de Transferencia (consulta nuestro especial sobre las resoluciones 7929 a 7936 de Julio 28 de 2009, Reportes de Información Exógena Tributaria a la DIAN por el año gravable 2009).
Recuérdese que si alguien queda obligado a presentar sus declaraciones en forma virtual pero las sigue presentando en papel, en ese caso esas declaraciones presentadas en papel se darían como “no presentadas” (aunque la DIAN tiene que actuar dentro de los dos años siguientes a su presentación para detectar esa irregularidad y ordenar que se presente nuevamente la declaración liquidando la sanción de extemporaneidad en forma plena; ver Artículo 579-2 del Estatuto Tributario)
Significa lo anterior que todos aquellos a quienes les corresponderá entregar virtualmente la Información Exógena Tributaria indicada en esas Resoluciones 7929 a 7936 de Julio 28 de 2009 (y que en la práctica son todos los allí señalados con excepción de los tipógrafos y las entidades o personas que únicamente entregarán el Formato 1002 con el detalle de las retenciones practicadas a terceros), van a quedar obligados a presentar sus declaraciones tributarias de forma virtual (si es que no lo vienen haciendo ya por causa de otras resoluciones expedidas por la DIAN) bajo los siguientes criterios:
Y claro está, para poder presentar virtualmente la primera de esa serie de declaraciones (que sería la declaración de Retención en la Fuente del periodo Septiembre de 2009 la cual se vencerá durante octubre de 2009), quienes deban hacerlo y aun no cuenten con los mecanismos de firma digital tendrán que acercarse a la DIAN, hasta agosto 28 de 2009, para obtener dichos mecanismos y posteriormente proceder a activarlos (véase la “cartilla Instructiva de la DIAN sobre mecanismo de firma digital”)
Debe recordarse que esos mecanismos de firma digital (que se asignan con una duración o vigencia de tres años después de los cuales se debe estar renovando), se asignan, en el caso de las personas jurídicas, tanto al Representante Legal como al Revisor Fiscal y/o Contador. Y en el caso de las personas naturales, se le asigna a ella como contribuyente y a su Contador en caso de que sus declaraciones deban ir acompañadas de la firma de dicho profesional (consulta nuestro anterior editorial: “¿Cuándo llevarán firma de Contador las Declaraciones de IVA que se presenten durante el 2009?”)
Incluso, para poder presentar Declaraciones Tributarias y reportes de Exógena en forma virtual, no solo es necesario contar con los mecanismos de firma digital vigentes y activados sino que también se requiere utilizar un computador, una impresora y una conexión de Internet que sean los más apropiados razón por la cual, si no se tienen dichos elementos, los nuevos obligados a declarar virtualmente tendrán también que empezar a conseguir oportunamente tales instrumentos (consulta nuestro anterior editorial: “¿Qué equipos y conexiones de Internet requerirán los nuevos obligados a declarar virtualmente desde marzo de 2009?”).
Además, quienes queden ahora obligados a declarar virtualmente deben saber que de acuerdo a lo indicado en el Decreto 1791 de Mayo de 2007, existen varios casos en los cuales sus declaraciones tributarias las podrán presentar en papel. Y que si tienen que llegar a corregir algún días las declaraciones que hasta ahora han venido presentando en papel, entonces las correcciones a esas declaraciones viejas también las tendrán que hacer en papel (consulta nuestra conferencia gratuita: “Las declaraciones presentadas en papel se corrigen en papel”).
Por último, es importante comentar que cuando se cuenta con el mecanismo de firma digital, todos los que lo posean podrán hacer no solo la presentación de sus declaraciones en forma virtual sino que también podrán hacer el pago de las mismas también de forma virtual siempre y cuando tengan claves de Internet en sus cuentas bancarias y con las cuales se puedan hacer dichos pagos virtuales (véase “Cartilla de la DIAN para pagos de Declaraicones tributarias por canales electrónicos”).
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