Si una entidad adquiere un elemento de la propiedad, planta y equipo que no cumple con las condiciones pactadas con el proveedor, este está obligado a efectuar el cambio del bien. La inquietud, para la entidad que recibe el nuevo bien, está en cómo reconocerlo, ya que no ha realizado pago alguno.
Los elementos que una entidad adquiere para que formen parte de su propiedad, planta y equipo inicialmente se encuentran respaldados por la garantía que legalmente debe ofrecer el proveedor, regulada en Colombia por medio de la Ley 1480 de 2011. De esta forma, durante el período que hayan acordado las partes –la entidad y su proveedor–, cualquier defecto en la calidad, idoneidad y funcionamiento de los elementos adquiridos debe ser atendido por cuenta del proveedor en el momento en que el cliente realice la reclamación correspondiente.
Si el defecto es leve, el proveedor puede encargarse de realizar la reparación corriendo con los gastos que esto ocasione. No obstante, si el defecto es mayor, el proveedor puede optar por realizar el cambio del bien o de los bienes defectuosos, y por consiguiente hacer entrega de las nuevas unidades a la entidad, a cambio de que esta entregue las unidades defectuosas.
Desde el punto de vista contable, este hecho exige que la entidad considere el tratamiento que le dará al bien o los bienes que el proveedor entregará y que entrarán a hacer parte de su propiedad, planta y equipo, así como el que debe aplicarse a aquellos que ya no están en condiciones de uso y que deben ser entregados al proveedor para realizar el cambio correspondiente.
Lo anterior debido a que ante esta situación pueden presentarse las siguientes inquietudes: ¿qué ocurre con los activos que entregará la entidad al proveedor si estos ya tienen una depreciación acumulada a la fecha en que serán reemplazados?, ¿cómo registrar los bienes recibidos producto de la reclamación por garantía cuando no se ha pagado valor alguno por ellos y además no existe ningún documento mediante el cual se soporte su valor? Pues bien, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–, en el Concepto 170 del 21 de febrero de 2019, se pronunció al respecto y dio algunas directrices.
Para el CTCP se pueden identificar dos situaciones en torno a este tema:
Una de las situaciones que puede presentarse es que la entidad se dé cuenta de que el activo se encuentra averiado o dañado, razón por la cual no puede utilizarlo para los fines para los cuales lo ha adquirido. Si la entidad conoce que el activo aún se encuentra cubierto por la garantía que ofrece el proveedor, y considera que las razones por las que el activo se encuentra dañado están avaladas por dicha garantía, es lógico que quiera iniciar el proceso de reclamación.
El CTCP explica que, contablemente, en estas ocasiones la entidad debe proceder como cuando se realiza una reclamación ante una compañía de un seguro por la ocurrencia de un siniestro. En consecuencia, el primer paso que debe seguir la entidad es reconocer el deterioro que ha sufrido el activo, si considera que su importe en libros es mayor a su importe recuperable.
Una vez el activo se encuentre deteriorado, la entidad solo puede reconocer el nuevo activo cuando tenga seguridad de que el proveedor ha aceptado la reclamación y va a realizar el cambio, puesto que no es adecuado reconocerlo antes de tener esa certeza. El activo debe reconocerse por:
Una entidad adquirió un computador por un valor de $2.500.000, que posteriormente presente fallas, ante lo cual decide hacer uso de la garantía ofrecida por el vendedor al momento de la compra. En ese momento el activo ya tenía una depreciación acumulada de $100.000.
Cuenta |
Débito |
Crédito |
Gasto por deterioro en el valor de la propiedad, planta y equipo |
$2.400.000 |
|
Deterioro acumulado – propiedad, planta y equipo |
$2.400.000 |
Cuenta |
Débito |
Crédito |
||
Deterioro acumulado – propiedad, planta y equipo | $2.400.000 | |||
Depreciación acumulada propiedad, planta y equipo | $100.000 | |||
Elemento de propiedad, planta y equipo | $2.500.000 |
Cuenta |
Débito |
Crédito |
Ingreso recuperación de pérdida por garantía | $2.500.000 | |
Elemento de la propiedad, planta y equipo | $2.500.000 |
También puede ocurrir que la entidad decida cambiar el activo que ha adquirido porque no cumple con alguna de las especificaciones que señala el proveedor, sin que tal producto haya sufrido ningún deterioro. En estos casos el CTCP anuncia que el activo entregado por el proveedor puede asumir la misma carga de depreciación que el activo anterior, y la entidad simplemente debe evaluar si existe algún cambio en la vida útil del nuevo activo respecto del antiguo, y aplicarla de forma prospectiva, es decir, el saldo por depreciar se distribuye en la vida útil definida para el nuevo activo.
Queda claro entonces que para el CTCP no es necesario que la entidad realice ningún registro, sino que adelante los cambios requeridos en su sistema contable para identificar la nueva partida de la propiedad, planta y equipo.