Reconocimiento y Autenticación del Libro Diario en Microempresas

Según recientes cambios normativos, sólo si las Microempresas y Entes No Comerciales deciden no registrar en Cámaras de Comercio o en la DIAN su Libro Diario, este tiene  que llevar el respectivo reconocimiento y autenticación del Contador y del Revisor Riscal. Aquí damos un ejemplo de cómo luciría dicho reconocimiento.

A través del artículo 2 del decreto1878 de mayo 29 de  2008 se modificó el artículo 125 del decreto 2649/93 para establecer pautas especiales sobre los libros oficiales y auxiliares que correrán por cuenta de las microempresas  y los entes no comerciales (como lo analizamos en “Microempresas solo deberán seguir elaborando el Balance y el Estados de Resultados”).

Y entre esos cambios introducidos al artículo 125 del decreto 2649/93 (más exactamente en el texto contenido en el parágrafo 2 que se le agregó a dicho artículo) se dispone que en las microempresas y entes no comerciales serían los contadores y revisores fiscales los que tendrían la tarea de estar efectuando el respectivo “reconocimiento y autenticación” de uno de los libros básicos de la contabilidad.

Para entender mejor esta norma  es conveniente que citemos toda la norma del artículo 125 del decreto 2649/93 en la forma en como quedó después de ser modificado por el decreto 1878 de mayo de 2008:

“ART. 125.—Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
   1. a) Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global;
   2. b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
   3. c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras;
   4. d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y
   5. e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales 

PARAGRAFO 1° (Adicionado con art.2 dec.1878 de 2008). Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del artículo 20 de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 2° de la Ley 905 de 2004 o la norma que lo sustituya, así como las entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los términos del artículo 10 del presente decreto y que se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, deben llevar los libros necesarios para:

1. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, y sus saldos.
2. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
3. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico
4. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.
5. Conocer los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.
6. Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.
7. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

Los libros con los cuales se dé cumplimiento a los numerales 1, 2 Y3 de este parágrafo, deberán llenar los requisitos de registro y autenticación previstos para cada tipo de entidad u organización, ante la autoridad competente. En tratándose de las personas naturales, no son obligatorios los libros de los numerales 2 y 3; Y en el caso de las empresas unipersonales no será obligatorio el libro señalado en el numeral 2 de este parágrafo.

PARAGRAFO 2 (Adicionado con art.2 decreto 1878 de 2008). El libro de registro auxiliar de transacciones individuales deberá ser objeto de reconocimiento y autenticación por parte del contador público, bajo cuya responsabilidad se elaboran los asientos y los estados financieros, y por el revisor fiscal cuando exista la obligación de proveer el cargo.”

(El subrayado es nuestro)

Sería opcional que registren en cámara de comercio el  “Libro Diario”

Con lo indicado en ese primer parágrafo adicionado al artículo 125 del decreto 2649/93, y en comparación con los libros oficiales y auxiliares que se exigen a todas las demás empresas, se entendería  que las microempresas comerciales de la ley 590 de 2000 y los entes no comerciales quedan exoneradas de la obligación de llevar el “libro Diario” (que sería el libro al que se refiere el numeral 1 del artículo 125 y que no quedó alistado entre los numerales del parágrafo 1).

Sin embargo, al leer el parágrafo 2 que se adicionó a ese mismo art.125, se entiende que el “libro Diario” (que en ese parágrafo se llama “El Libro [en singular] de registro auxiliar de transacciones individuales”; comparece con la redacción del numeral 1 del artículo 125) sí lo tendrían que seguir llevando (pues sin ese libro no se puede hacer el “Libro Mayor”), pero sólo que sin necesidad de ser registrado en Cámara de comercio.

Por consiguiente, si las microempresas y entes no comerciales deciden no registrar en cámaras de comercio su “Libro Diario”, es por ello que en esos casos ese libro requeriría el respectivo reconocimiento y autenticación de un contador público y del Revisor Fiscal para que pueda tener validez ante terceros.

La firma del primero (es decir, del “Contador Público”) sería obligatoria en todos los casos (es decir, aun en el caso de microempresas de personas naturales comerciales), y sin importar que esté o no vinculado laboralmente a la empresa. Pero la firma del segundo (es decir, del Revisor Fiscal) solo sería necesario en el caso de microempresas sociedades comerciales obligadas a nombrarlo (como las sociedades anónimas) al igual que en los entes no comerciales que por estatutos hayan decidido contar con esa figura.

Modelo del reconocimiento y autenticación

En relación con ese “reconocimiento y autenticación” que se pide en la norma, consideramos que el mismo se podría efectuar mediante colocar al final de cada mes, dentro del cuerpo del libro, una leyenda que diga algo como lo siguiente:

 “Los suscritos Contadores y Revisor Fiscal certificamos que las operaciones registradas en el presente libro, por el mes de XXXXXX del año XXXX,  están plenamente respaldados en documentos idóneos que cumplen con los requisitos exigidos por el código de comercio y demás normas mercantiles, y que con ellos se ha reflejado la plena realidad de las actividades económicas de la empresa XXXXXXXXx. Para constancia de lo anterior, se firma en (Ciudad) a los XXX días del mes de  XXXX del año XXXX)

_____________                                _____________________

XXXXXXXX                                         XXXXXXXX                       

TP: xxxxx                                         TP XXXX      

Contador                                          Revisor Fiscal

Por consiguiente, si las microempresas y entes no comerciales quieren ahorrarse el desgaste de poner a sus contadores y revisores fiscales a estar dando mensualmente ese tipo de  reconocimiento y autenticación a lo que sería su Libro Diario, lo que pueden hacer es seguirlo registrando en cámaras de comercio o ante la DIAN, según les corresponda (como vimos en “¿Dónde registran sus libros oficiales de contabilidad las Entidades Sin Animo De Lucro?”).

Recuérdese que aunque la norma busca ahorrarles el costo de registrar ese libro en las cámaras de comercio (costo que quedó definido en otro decreto de mayo de 2008, a saber, en el decreto 1868) en realidad puede salir más caro tener que salir a buscar cada mes a un contador para que les efectúe el mencionado reconocimiento y autenticación.

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