Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Registro de libros contables: las reglas son las mismas


Registro de libros contables: las reglas son las mismas
Actualizado: 2 septiembre, 2015 (hace 9 años)

Se debe seguir cumpliendo con las instrucciones del artículo 12 de la Ley 527 de 1999, en cuanto a que la información que contengan los libros contables sea accesible para su consulta. Administradores son responsables de que registros contables que se manejen en archivos electrónicos sean inalterables.

El 22 de julio del 2015, la Supersociedades expidió la Circular Básica Jurídica 100-000003 donde se compilaron, revisaron, modificaron y actualizaron 26 circulares que la entidad había expedido entre 1982 y el 2014, en relación con diversos temas.

Al examinar las instrucciones del capítulo 4, allí quedaron recopiladas básicamente las mismas instrucciones que la Supersociedades había impartido en su Circular 220-00001 de marzo del 2012, donde se habían examinado los cambios que el Decreto-Ley 019 de enero del 2012 le hizo al Código de Comercio, relacionados con la no obligación de registrar los libros de contabilidad ante las cámaras de comercio.

“Por tal motivo, se deben cumplir las instrucciones del artículo 12 de la Ley 527 de 1999”

En el numeral 2 de dicho capítulo, la entidad vuelve a indicar que son los administradores los responsables de tomar las medidas necesarias para que los registros contables que se lleven únicamente en archivos electrónicos sean inalterables. Por tal motivo, se deben cumplir las instrucciones del artículo 12 de la Ley 527 de 1999, entre ellas, que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

Sobre los libros contables

La Supersociedades dice que quienes quieren seguir llevando sus libros en papel, no tienen que registrarlos en las Cámaras de Comercio, pues el artículo 175 del Decreto-ley 019 de enero del 2012 modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio para indicar que en las cámaras solo se registran hojas en papel para libros de actas.

Por otra parte, los libros de contabilidad electrónicos y su almacenamiento solo deben garantizar que se cumplan las normas del artículo 12 de la Ley 527 de 1999; algo que es interpretación directa de la Supersociedades ya que el Decreto Antitrámites al modificar el artículo 56 del Código de Comercio no lo dice expresamente.

Los libros podrán ser de hojas removibles, o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.

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