Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Es posible que en algunas ocasiones una empresa haya estado llevando a cabo sus operaciones económicas sin darse cuenta de que las hojas de los libros registrados en Cámaras de Comercio no le iban a ser suficientes para registrar tales operaciones (nota: recuérdese que según el artículo 56 del decreto 2649 de 1993, se tiene hasta el mes siguiente para registrar las operaciones del mes anterior).
Por consiguiente, en esos casos se diría que la empresa va a terminar registrando las nuevas hojas de sus libros de contabilidad en una fecha posterior a aquella en que se llevaron a cabo las operaciones comerciales.
Y surge entonces la pregunta de si puede ser considerada como una irregularidad importante para que la contabilidad de la empresa pueda tener validez ante terceros.
Ese caso particular ya fue analizado por la propia Superintendencia de Sociedades, y en su Concepto 340-50462 del 9 de agosto de 2000 dicha entidad expresó lo siguiente:
“De conformidad con lo dispuesto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con el artículo 654 del Estatuto Tributario, la diligencia del registro de los libros debe ser anterior a la iniciación de su diligenciamiento, que no es otra cosa que llevarlos en blanco a la respectiva Cámara de Comercio, para que sean foliados y rubricados.
Si bien es cierto se consignó la información de períodos anteriores a la fecha del respectivo registro de los libros ante la Cámara de Comercio del domicilio social, este hecho no es óbice para que se desconozca la veracidad de la información en ellos consignada y por ende pueden servir como prueba ante las Autoridades Estatales.
(el subrayado es nuestro)
Como se ve, no hay ninguna irregularidad entonces en que las operaciones que se registren en un libro contable correspondan a operaciones efectuadas antes de la fecha en que se registró el libro.
Incluso, en ese mismo concepto antes citado, la Supersociedades coloca de referencia un caso muy particular que sirve para sustentar lo anterior, y es el caso en el que si por hechos fortuitos la contabilidad de una empresa se ve destruida y se debe entonces entrar a reconstruirla como lo ordena el artículo 135 del decreto 2649 de 1.993, es obvio que en esos casos los nuevos libros tendrán una fecha de registro reciente y las operaciones que se registren en ellos serían de periodos muy anteriores a esa fecha de registro.
En el concepto la Supersociedades dice lo siguiente:
“De lo anterior, a juicio de este Despacho, lo que está prohibido es el diligenciamiento o consignación de los hechos económicos en los libros con anterioridad a su registro en la Cámara de Comercio, es decir, efectuar asientos cuando NO han sido debidamente registrados ante dicha entidad; de no ser así, cabria preguntarse que sucedería en el evento de que por cualquier circunstancia se tuvieran qué reconstruir los libros del ente económico, cuando de acuerdo con normas contables, se cuenta con seis (6) meses para su reconstrucción. ”
(el subrayado es nuestro)
Y hasta el propio consejo Técnico de la Contaduría, con su Orientación profesional 005 de mayo de 2003, se expresó en el mismo sentido pues en el numeral 4.1.3.9.7 de dicha Orientación dijo lo siguiente:
“Una vez los libros se encuentren registrados en el organismos competente según la naturaleza del ente, se pueden realizar los asientos contables en los citados libros, incluidas operaciones efectuadas con antelación al registro de los libros.”
(el subrayado es nuestro)
Por consiguiente, el problema para las empresas no radica en que alcancen a registrar así sea extemporáneamente sus operaciones en los libros de contabilidad sino en que si para el momento en que las autoridades (por ejemplo las tributarias) les lleguen a solicitar su exhibición se comprueba que el libro tiene operaciones no registradas por más de 4 meses, en ese caso sí se configura un atraso en la contabilidad que sería sancionado conforme a lo indicado en el Estatuto Tributario (ver literal f del artículo 654 y el artículo 655).
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