Registro nacional de bases de datos no obtuvo buenos resultados en primera etapa de implementación

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  • Publicado: 26 mayo, 2017

Registro nacional de bases de datos no obtuvo buenos resultados en primera etapa de implementación

Pese a que la falta de pedagogía e información generó un porcentaje bajo de registro en su primera implementación, los obligados a registrarse en el RNBD tienen plazo hasta el 30 de junio para evitar sanciones que van desde 2.000 smmlv hasta el cierre temporal o definitivo de sus establecimientos.

Empresas unipersonales, tenderos, pequeños comerciantes y profesionales están obligados a registrar sus bases de datos. Las penalidades por no llevar a cabo este registro van hasta los 1.475 millones de pesos y será la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC– la encargada de imponer las multas a los infractores que no gestionen su registro; no se quede dormido, los plazos van hasta el 30 de junio de este año.

Pese a que el 9 de noviembre del 2016 se venció el término para registrar las bases de datos, según datos de la SIC, menos de 10.000 organizaciones cumplieron a esa fecha con la obligación dispuesta por el régimen general de protección de datos personales reglamentado por la Ley 1581 de 2012.

La anterior es una clara señal de que la mayoría de los colombianos no entendieron el propósito de dicha normativa que cobija a todas las entidades de naturaleza pública, privada y sociedades de economía mixta.

Entre los que cumplieron dentro del primer plazo, estuvieron las actividades económicas del comercio al por mayor y al por menor; industrias manufactureras; actividades financieras y de seguros; actividades profesionales, científicas y técnicas, y empresas del sector de la información y las comunicaciones.

Para John Jairo Echeverry, director de servicios informáticos de la firma colombiana Adalid, especializada en seguridad de la información: 

“(…) la protección del derecho de Hábeas Data en el país ha venido acompañada de la debida regulación en materia legislativa y de una apropiada reglamentación en materia administrativa, sin embargo, la gran mayoría de las empresas, todavía no se han alineado con la cultura de protección de datos personales”.

“Dicha cultura se relaciona con el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos y en todo tipo de archivos”

Dicha cultura se relaciona con el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos y en todo tipo de archivos, y se constituye como la principal herramienta de supervisión que tiene la Superintendencia de Industria y Comercio para ejercer la vigilancia y garantizar que se respeten los derechos de los ciudadanos en el manejo y la administración de sus datos personales. En palabras de Echeverry: 

“(…) nadie se salva de entrar en esta norma porque los responsables del registro son todas las sociedades, aunque tengan un solo empleado o activos muy pequeños. Además, es importante aclarar que, incluso, aquellos comerciantes u organizaciones privadas como conjuntos cerrados y edificios, están en la obligación de cumplir con esta obligación”.

Así mismo, tampoco importa la cantidad o tipo de datos personales que se administren, y si estos únicamente existen en físico y sin ninguna clase de sistematización, todos están cobijados.

Aunque la falta de pedagogía e información generó un porcentaje de registro muy pobre en su primera etapa de implementación, todos los obligados deben estar alertas y tener en cuenta que el plazo para llevar a cabos sus registros es el 30 de junio, de lo contrario podrán exponerse a severas sanciones que van desde 2.000 salarios mínimos hasta el cierre temporal o definitivo de estas organizaciones.

No olvide el RUT al momento de la inscripción en el RNBD

“Todos los obligados a inscribirse en el RNBD deberán efectuar dicha inscripción solo de forma virtual”

Todos los obligados a inscribirse en el RNBD deberán efectuar dicha inscripción solo de forma virtual accediendo para ello a la zona especial que la SIC dispone para esos fines en su portal de internet. Otro punto a tener en cuenta es que tendrán que efectuar dicha inscripción utilizando los datos que figuren en su respectivo RUT, administrado por la DIAN.

Sin importar si es persona natural o jurídica, y si están o no inscritos en las cámaras de comercio, todos los obligados a inscribirse en el RNBD primero tendrán que contar con el RUT expedido por la DIAN, el cual deberá adjuntarse como un archivo PDF al momento de la inscripción.

Cabe anotar que la contraseña solicitada por la página de la SIC y que sirve para realizar el proceso de inscripción en el RNDB se enviará al correo electrónico que figure reportado en el RUT.

Atento a los plazos

Hay que recordar que el Ministerio de Comercio expidió el Decreto 1759, con el cual se modificó la norma contenida en el artículo 2.2.2.26.3.1 del DUR 1074 de mayo de 2015 y que se fijaron dos calendarios con los plazos para la inscripción en el RNBD:

  1. A las personas jurídicas de naturaleza privada y sociedades de economía mixta inscritas en las cámaras de comercio del país (aquellas a las que se refirió la Circular 002 de noviembre 3 de 2015), se les dio un nuevo plazo que vencerá el 30 de junio de 2017. Al respecto, según una noticia publicada por la SIC en su portal el día 8 de noviembre de 2016, la ampliación del plazo se debió a que, de las casi 400.000 personas jurídicas inscritas en las 57 cámaras de comercio de Colombia, solo un 18% (70.156) se habían inscrito en el RNBD.
  2. Para las personas naturales, las entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y las personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, su plazo máximo será el 30 de junio de 2018.

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