Reglamentación para registro de bases de datos fue actualizada por Superindustria


30 agosto, 2018
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Mediante la Circular 003 de 2018, la Superintendencia de Industria y Comercio, estableció las entidades obligadas a suministrar la información requerida en el registro nacional de bases de datos –RNBD–, así como también los nuevos medios y plazos para hacer efectivo el registro de dicha información.

Como lo habíamos indicado en nuestro editorial Registro nacional de base de datos: redefinen obligados y amplían los plazos,  el Decreto 0090 de 2018 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo redujo el universo de sujetos obligados a efectuar el RNBD; además, a los pocos que quedaron obligados a efectuar el registro se les amplió por tercera vez el plazo para hacerlo y es por dicha razón que a fin de alinear las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio con lo establecido en el citado decreto del Ministerio, la Superindustria emitió la Circular externa 003 agosto 1 de 2018 mediante la cual modificó los numerales 2.1 al 2.4 y eliminó los numerales 2.5 al 2.7 del capítulo segundo del título V de la circular única de la citada entidad.

La modificación hecha al artículo 2.1, consiste en que ya no serán las “personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta” las que deberán suministrar la información requerida en el registro nacional de bases de datos –­­­­­RNBD–, sino las “sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 unidades de valor tributario (UVT) y personas jurídicas de naturaleza pública.”

Este artículo comprende unos literales que no sufrieron ninguna modificación como son los contemplados del a) al e). Los cambios comienzan a partir del literal f, el cual ya no se refiere a la  “cesión o transferencia de datos” sino al reporte de novedades, señalando que los reclamos presentados por los titulares ante los responsables del tratamiento de los datos, deberán ser reportados como novedades, y comprenden 2 tipos de reclamos:

  • Los reclamos presentados por los titulares.
  • Los incidentes de seguridad.
“el procedimiento de reporte de incidentes de seguridad deberá hacerse ahora mediante el aplicativo dispuesto en la página de la Superintendencia de Industria y Comercio”

Las anteriores novedades se encuentran descritas en los mismos términos establecidos en la circular única, excepto que el procedimiento de reporte de incidentes de seguridad deberá hacerse ahora mediante el aplicativo dispuesto en la página de la Superintendencia de Industria y Comercio en el micrositio de la Delegatura para la Protección de Datos Personales o mediante cualquiera de los canales habilitados por esta entidad para recibir notificaciones, reporte que deberá hacerse dentro de los quince días siguientes en que sean detectados y puestos en conocimiento a la persona encargada. Lo que hace esta modificación es indicar de manera precisa los sitios donde se realiza el reporte de dicha información, ya que en la versión del artículo anterior no se establecía un sitio puntal; de igual forma se amplían las posibilidades de los reportes, ya que pueden realizarse en los sitios donde se reciben notificaciones.

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Procedimiento de inscripción

“establecen los nuevos plazos en que deberá realizarse la inscripción dependiendo de las unidades de valor tributario de las sociedades y entidades”

La modificación que se hace al artículo 2.2 establecen los nuevos plazos en que deberá realizarse la inscripción dependiendo de las unidades de valor tributario de las sociedades y entidades, las cuales se llevarán a cabo en los siguientes términos:

  • Hasta el 30 de septiembre de 2018 tienen plazo de realizar la inscripción los responsables del tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos superiores a 610.000 UVT.
  • Hasta el 30 de noviembre tienen plazo de realizar la inscripción, los responsables del tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 UVT.
  • Hasta el 31 de enero de 2019, los responsables del tratamiento y las personas jurídicas de naturaleza pública.

La actualización de esta información de parte de los responsables del tratamiento deberá hacerse los primeros diez días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción, cuando se presenten cambios sustanciales en la información registrada y hacerse anualmente entre el 2 de enero y 31 de marzo, a partir del 2020.

Establece la norma que para dicha modificación debe entenderse como cambios sustanciales, los relacionados con la finalidad de la base de datos como son:

  • El encargado del tratamiento.
  • Los canales de atención al titular.
  • La clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos.
  • Las medidas de seguridad implementadas.
  • La política de tratamiento de la información.
  • La transferencia y transmisión internacional de datos.
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La actualización de la información de los reclamos presentados por los titulares deberá hacerse por parte de los responsables del tratamiento, los primeros 15 días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de la fecha de la inscripción. El primer reporte deberá ser presentado en el segundo semestre del 2019, con la información del primer semestre del mismo año.

Los responsables del tratamiento que quedaron excluidos de efectuar el registro y aun así lo hicieron, no están obligados a actualizar la información.

En lo que respecta a los artículos eliminados, lo que hizo la Superintendencia por medio de esta circular fue agrupar según criterio dado en UVT y determinar las entidades que deben registrar la información, ya que en el artículo 2.5 (eliminado) se hacía referencia a las personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no estuvieran inscritas en las cámaras de comercio. Por lo tanto, al parecer deja reducido el grupo de las entidades obligadas a hacer el registro.

Los nuevos artículos quedaron prácticamente con la misma información, lo contenido en los anteriores artículos no cambio sustancialmente en los nuevos, solo lo referente a las entidades a las que ahora se impone la obligación de hacer el registro dependiendo de las UVT. Y por otro lado estableció nuevos plazos que inician este año (2018) y se extienden hasta el 2020.

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