Reintegro de costos y gastos compartidos no requiere elaboración de factura de venta


17 julio, 2018
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

La factura debe emitirse una vez se vendan productos o se presten servicios. Cuando dos empresas comparten costos y gastos, y una de ellas efectúa el pago completo, al solicitarle el respectivo reintegro a la otra empresa deberá presentar una cuenta de cobro. El tratamiento fiscal y contable varía.

Demos respuesta a la siguiente pregunta: cuando se realizan solicitudes de reintegro, ¿se requiere la elaboración de una factura?

En la segunda respuesta del Oficio 087967 de septiembre 11 de 2000, la Dian manifestó que no se debe facturar cuando se hace un reembolso de gastos, dado que no es una operación en la que se deba cumplir tal requisito. Por su parte, según la mencionada entidad, y a partir de la lectura del artículo 615 del ET, el cual hace referencia a la obligación de expedir factura, se puede inferir esta debe emitirse en operaciones de comercio (es decir, cuando se vendan productos) y de prestación de servicios.

De esta manera, si dos empresas comparten la oficina, pero una de ellas decide pagar el recibo de los servicios públicos y, posteriormente, le solicita a la otra el reintegro del valor correspondiente, no es necesario que la primera elabore una factura de venta, ya que en este tipo de situaciones puede presentar una cuenta de cobro. En el caso de la empresa que va efectuar el reintegro, deberá practicarle a la otra la retención en la fuente correspondiente (ver nuestra guía de Tabla de retenciones en la fuente por renta para año fiscal 2018).

En el ámbito tributario, la empresa que efectuó todo el pago deberá mostrar la totalidad del monto correspondiente al costo o gasto, y cuando solicite el reintegro mediante cuenta de cobro, a la otra empresa se le formará el respectivo costo o gasto. Para efectos de los nuevos marcos técnicos normativos contables, cada empresa deberá realizar el reconocimiento, según la porción que le corresponda conforme a las condiciones pactadas al inicio de la relación, tal como se destacó en el editorial titulado Reintegro de costos y gastos cuando se comparten obligaciones con otras empresas.

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