Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En la información exógena del año gravable 2015, las entidades que hagan las veces de mandatarias deberán presentar los reportes especiales que les son solicitados en la Resolución 220 del 2014, haciendo uso de los formatos 1016, 1017, 1018, 1027, 1054 y 1055.
En los contratos de mandato, regulados en el artículo 1.262 y siguientes del Código de Comercio, existe una parte denominada mandante, que es quien contrata a otra llamada mandataria para que esta última actúe en representación de la primera; debido a lo anterior, la mandataria es la encargada de emitir las facturas, con su propia facturación, de los ingresos que recibe a nombre del mandante. Por ejemplo, si el dueño de un inmueble contrata a una inmobiliaria para que lo represente y le administre sus bienes raíces, el dueño del inmueble será el mandante y la inmobiliaria sería la mandataria; en este caso, y por virtud de lo indicado en el artículo 29 del Decreto 3050 de 1997 y el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998, es la inmobiliaria, quien hace las veces de mandataria, la que facturaría con su propia papelería de facturación los ingresos que se generan por arrendar las propiedades del mandante.
Es también la inmobiliaria (mandataria) la que incurriría en los costos y gastos necesarios para el mantenimiento de los bienes raíces; además, aunque esta no use tales costos en su declaración de renta, pues solo lo puede hacer el mandante, tales costos y gastos sí fueron facturados a nombre de esta, siendo además quien actúa como agente de retención a título de renta y del IVA sobre tales costos y gastos, todo dependiendo de si el mandante es agente de retención o no por dichos conceptos (la mandataria asume las calidades que tenga su mandante). Estas retenciones practicadas por la inmobiliaria son informadas en la declaración mensual de retenciones en la fuente de la propia inmobiliaria. Pero los datos sobre los ingresos que facturó para el mandante y su respectivo IVA o hasta el impuesto nacional al consumo –INC–, sí deben ser incluidos en las declaraciones del IVA o INC que deba presentar el mandante, de acuerdo con los informes que periódicamente le envíe la mandataria.
Los costos y gastos, junto con el IVA descontable, serán tomados únicamente por el mandante en sus respectivas declaraciones bimestrales, cuatrimestrales o anuales del IVA, y también en la declaración anual de renta; al respecto es importante tener en cuenta que el mandante debe registrar en su contabilidad los costos y gastos, el IVA de los mismos, los ingresos con su IVA o INC, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, de acuerdo con los beneficiarios que le informe la mandataria.
Con respecto a la información exógena del año gravable 2015, el parágrafo 6 del numeral 18.4 del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014 señala que los mandantes que recibieron ingresos a través de los mandatarios, deben reportarlos solo con el NIT del mandatario y en la columna especial que para tales efectos le diseñaron al formato 1007.
En vista de lo anterior, es claro que los cruces de información exógena tributaria para la DIAN se podrían complicar por cuanto las personas y empresas que hicieron las operaciones directamente con la mandataria reportarían como beneficiaria de tales operaciones a dicha mandataria y no al mandante, pues el dato final del mandante no era conocido por los terceros (aunque se debe tener presente lo que expresa el artículo 394 del ET). Para que esto no suceda, la DIAN mencionó en el numeral 18.10 del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014 que sin importar si es una persona natural o jurídica, o sin importar el monto de sus ingresos o de su mandante a diciembre del 2013, todo mandatario debe presentar la información de las operaciones que efectuó en desarrollo de todos sus contratos de mandato durante el 2015 (lo debe hacer solo en forma virtual). Es necesario aclarar además, que si el mandatario es quizás una persona jurídica o persona natural que tenía en diciembre del 2013 ingresos brutos propios superiores a $100.000.000 o a $500.000.000 respectivamente, debe responder adicionalmente por los otros reportes exigidos en los artículos 4 y 17 de la Resolución 220 del 2014.
De esta manera, los mandatarios deberán utilizar 6 formatos diferentes para informar el valor total de las operaciones realizadas en el año gravable 2015, relacionadas con las actividades ejecutadas para el desarrollo de los contratos de mandato o de administración delegada, indicando los apellidos y nombre o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los terceros, y la identificación, apellidos y nombres o razón social del mandante o contratante de la siguiente manera:
Además, en razón de que los mandantes también deben registrar en sus contabilidades los datos que les sean informados por los mandatarios con los mismos beneficiarios con que los registró inicialmente su mandataria, el parágrafo 1 del numeral 18.10 del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014 dispuso:
“Parágrafo 1. En ningún caso la información reportada por el mandatario o contratista deberá ser informada por el mandante”.
Igualmente, en el parágrafo 2 del numeral 18.10 del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014 se lee:
“Parágrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta, el valor del impuesto sobre las ventas descontable y la retención en la fuente practicada por el mandatario o contratista, en virtud de contratos celebrados en desarrollo de convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, serán reportados por la entidad pública o privada que celebró el convenio”.
Para entender lo anterior, hay que pensar en el hecho que durante el 2015 el mandatario haya sido justamente un ejecutor de dichos dineros provenientes de convenios internacionales de cooperación (artículo 58 de la Ley 863 del 2003 y Decreto 4660 del 2007). Por tanto, si ese fue el caso, el consorcio o unión temporal debió cumplir a lo largo de todos los meses del 2015 con entregar a la entidad pública o privada que lo contrató (que era su mandante) todos los datos sobre la ejecución de los recursos, y de esta forma la entidad pública o privada podía hacer mensualmente los reportes que se le exigían con los artículos 1 y 5 de la Resolución 220 del 2014.
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