Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Así lo indica la Circular 201-000010 de noviembre 24 de 2016 expedida por dicho órgano de control. Por tal motivo, quienes aún no conozcan dicho aplicativo, deben aprender los pasos básicos para su obtención e instalación, pues son muy diferentes a los empleados con el anterior software STORM USER.
De acuerdo con lo establecido en la Circular 201-000010 expedida por la Supersociedades el 24 de noviembre de 2016, todas las sociedades del grupo 2 obligadas a entregar, entre el 17 de abril y el 15 de mayo de 2017, información sobre sus estados financieros del año 2016 solo deberán utilizar el software XBRL EXPRESS para prepararla.
Dicho software fue lanzado a mediados del año 2015, cuando la Supersociedades pidió que las sociedades del grupo 1 y ciertas sociedades del grupo 2 le enviaran sus Estados Financieros de diciembre 31 de 2014 o de enero 1 de 2015, respectivamente, elaborados con los nuevos marcos normativos bajo normas internacionales (ver la Circular 200-000010 de noviembre 28 de 2014). Tiempo después, este software fue utilizado solo por las sociedades del grupo 1 para entregar, durante abril de 2016, sus estados financieros del año 2015.
Por tanto, la gran mayoría de empresas del grupo 2 que deben entregar sus Estados Financieros del año 2016 a la Supersociedades aún no están familiarizadas con la utilización del software XBRL EXPRESS, pues hasta el momento solo empleaban el STORM USER (mediante el cual entregaron sus Estados Financieros del año 2015, elaborados bajo las normas de los Decretos 2649 y 2650 de 1993)
Quienes aún no están familiarizados con el nuevo software XBRL EXPRESS, deben tener presente que se requieren unos pasos especiales para obtenerlo e instalarlo, los cuales no eran necesarios con el software STORM USER.
Al respecto, de acuerdo con la “Cartilla instructiva del software XBRL EXPRESS” que la Supersociedades ha publicado en su portal, para obtenerlo y activarlo es necesario seguir varios pasos:
a. Descargar, instalar y ejecutar un “licenciador”. Cuando se cumple este paso, la Supersociedades enviará a la cuenta de correo electrónico de la sociedad un archivo especial que luego deberá ser utilizado en el paso c).
b. Descargar, instalar y ejecutar el software del programa XBRL EXPRESS. Para operarlo la Supersociedades publicó una cartilla de 67 páginas con el respectivo “Manual de usuario”. Los pantallazos generados en la utilización del XBRL EXPRESS y el tipo de datos que solicita son muy parecidos a los que debían diligenciarse cuando se elaboraban los reportes STR en el software STORM USER. En todo caso, al final de este proceso se generará un archivo de extensión XBRL en el software XBRL EXPRESS.
c. Al utilizar por primera vez el XBRL EXPRESS será necesario adjuntar el archivo de la “licencia” (mencionado en el punto a) anterior) que antes fue enviado mediante correo electrónico por la Supersociedades. Al respecto, en dicho correo, esta entidad indica lo siguiente: “La clave de activación solo le permitirá utilizar la herramienta en el computador desde el cual fue solicitada”. Por tanto, se concede una licencia a cada sociedad para instalar el software XBRL EXPRESS, así que este solo funcionará en un computador.
Una vez instalado el software, será necesario esperar a que la Supersociedades actualice la versión del mismo (quizás a comienzos del año 2017) y estén disponibles las opciones (menús) para elaborar los 2 reportes exigidos por el año 2016 a las empresas del grupo 2 (tales opciones serán: “01-40-Estados financieros-NIIF pymes-Individual” y “01-50-Estados Financieros-NIIF pymes-Separado”).
Para saber si la Supersociedades actualizó la versión de su software, solo será necesario ejecutar la versión instalada, pues el aplicativo se conectará via internet con el portal de esta entidad para buscar la actualización más reciente.
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