Requisitos para que proveedores tecnológicos sean autorizados por la Dian

Cada una de las 4 etapas de la facturación electrónica debe efectuarse directamente por el facturador electrónico, sin perjuicio de la posibilidad de contratar los servicios de proveedores tecnológicos autorizados por la Dian.

Estos deberán cumplir ciertos requisitos para ser habilitados por la Dian.

Tal como lo mencionamos en nuestro editorial 3 pasos previos a la implementación de la factura electrónica, los obligados a facturar electrónicamente podrán implementar el mecanismo de factura electrónica mediante tres opciones: solución gratuita, a nombre propio o mediante proveedor tecnológico.

Para este último caso, quienes opten por ser habilitados o requieran la renovación de la habilitación como proveedores tecnológicos deberán agotar previamente el procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente.

Posteriormente, el interesado deberá presentar a la Dian una solicitud para obtener la habilitación y/o renovación como proveedor tecnológico, según sea el caso, además de cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar constituido como sociedad en Colombia o como sucursal de sociedad extranjera.
• Estar inscrito en el RUT.
• Registrar en el objeto social las actividades de generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica, notas débito y crédito, e instrumentos electrónicos derivados, sin perjuicio de la inclusión de otras actividades económicas.
• Poseer a la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico, y mantener durante el tiempo en que dure la habilitación, un patrimonio contable igual o superior a 20.000 UVT ($712.140.000 por 2020), dentro del cual la propiedad, planta y equipo debe como mínimo corresponder a 10.000 UVT y estar localizada en Colombia.

Como prueba de lo anterior, deberán presentarse los estados financieros bajo las normas de contabilidad aplicables en Colombia, de acuerdo con el grupo contable que le aplique al solicitante (los cuales deberán estar firmados por el representante legal y contador público o revisor fiscal, según sea el caso), junto con los demás soportes que exija la Dian.

• Acreditar la certificación sobre sistemas de gestión de seguridad de la información y calidad de la información, conforme a la norma ISO 27001 sobre sistemas de gestión de seguridad de la información para los procesos, documentos y servicios de generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta y sus instrumentos derivados.

Si para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico no se cuenta con esta certificación, deberá manifestarse el compromiso de aportarla a más tardar dentro de los 18 meses siguientes a la notificación de la habilitación como proveedor tecnológico.

• Acreditar el plan de contingencia para garantizar la continuidad de la operación relacionada con los servicios de generación, transmisión, expedición y recepción de la factura electrónica, así como para la recepción de notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica.

Para ello, se deberán indicar los requisitos mínimos, procesos, procedimientos, controles, periodicidad mínima de realización de controles que garanticen la continuidad de la operación del negocio, así como acciones para restablecer el servicio y recuperación de la operación en caso de inconvenientes tecnológicos.

• Estar habilitado como facturador electrónico y facturar electrónicamente sus operaciones.
• Acreditar una infraestructura física, tecnológica y de seguridad. Para ello, el solicitante, a través del representante legal, suscribirá un documento con sus respectivos soportes, identificando la infraestructura física y tecnológica para garantizar la prestación del servicio y la continuidad de esta, así como la seguridad de la información. A nivel tecnológico y de seguridad, deberá presentar la arquitectura por medio de la cual se presta el servicio, que incluye procesos internos y externos.

Si deseas conocer más detalles sobre los aspectos relacionados con la implementación de la facturación electrónica mediante proveedores tecnológicos, puedes consultar nuestra Cartilla Practica Operatividad de la factura electrónica en Colombia.

Adicionalmente, tendrás acceso a más particularidades acerca de todos los aspectos relacionados con la factura electrónica, lo que te permitirá despejar todas las dudas que surjan sobre este importante tema.

¡Pero eso no es todo!

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