Resolución 00002692 de 15-07-2010

Ministerio de la Protección Social
Resolución 00002692
15-07-2010

Por la cual se adopta el Formulario Único Electrónico de Afiliación y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

El Ministro de la Protección Social, en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 2º del Decreto-ley 205 de 2003 y el artículo 7° del Decreto 2390 de 2010,

Resuelve:

Título I

Disposiciones Generales

Artículo 1°. Objeto. El objeto de la presente resolución es adoptar el contenido del Formulario Único Electrónico de Afiliación y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

Artículo 2°. Campo de aplicación. La presente resolución aplica a todos los actores del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social, los operadores de afiliación, así como a quienes administran el Registro Único de Afiliados.

Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de la presente resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Aportantes: Son las personas naturales o jurídicas que realizan los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y al de la Protección Social o las obligadas a reportar novedades de afiliación así no esté a su cargo el pago de aportes.

Administradoras: Son las entidades tanto públicas como privadas que tienen a su cargo los procesos de afiliación, traslados y novedades en el Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social, así:

a) En salud: las Empresas Promotoras de Salud, EPS, tanto del régimen contributivo como del régimen subsidiado.

b) En pensiones: Las administradoras del régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida y las del régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.

c) En cesantías: Las administradoras de Fondos de Cesantías y el Fondo Nacional del Ahorro en su función de administradores de los Fondos de Ahorro programado de largo plazo.

d) En riesgos Profesionales: Las administradoras de Riesgos Profesionales, ARP.

e) En subsidio familiar: las Cajas de Compensación Familiar.

Operadores de afiliación: Son las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social en sus componentes de pensiones, salud, riesgos profesionales y Cajas de Compensación Familiar, quienes están autorizadas por ley para afiliar a la población contributiva y subsidiada a dichos Sistemas y las entidades que se encuentren autorizadas por el Ministerio de la Protección Social para la operación de PILA, siempre y cuando su régimen legal particular se los permita y cumplan con los requisitos de seguridad en el manejo de la información, capacidad técnica, operativa y financiera y sean contratados por las administradoras o la entidad de economía mixta que se conforme en los términos del Decreto 2390 de 2010 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Centralizador: Es un sistema de información que garantiza la operación transaccional, control, y monitoreo de los procesos de la Afiliación Única Electrónica, administrado por la entidad descentralizada indirecta mixta, definida en el Decreto 2390 de 2010 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Autorizados: son aquellas entidades o personas naturales autorizadas para reportar información relacionada con las afiliaciones, novedades y traslados al Sistema de la Seguridad Social Integral y de la Protección Social, los cuales pueden ser el aportante, el cotizante, las entidades territoriales, los pagadores de pensiones, las administradoras de los Sistemas de la Seguridad Social Integral y de la Protección Social, los aportantes facultativos (sólo aplica para el Sistema del Subsidio Familiar), los pensionados y el Fondo de Solidaridad Pensional.

Título II

Afiliación Única Electrónica al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social

Capítulo I

Actores y sus Responsabilidades

Artículo 4°. Actores. Son actores de la Afiliación Única Electrónica al Sistema de Seguridad Social integral y de la Protección Social, los aportantes, las Entidades Territoriales (departamentos, distritos y municipios), los cotizantes o trabajadores (estos últimos sólo para el Sistema de Subsidio Familiar), los operadores de afiliación, la entidad administradora del Registro Único de Afiliados, el centralizador y las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

Artículo 5°. Responsabilidades de los aportantes. Dentro de la Afiliación Única Electrónica los aportantes son responsables de:

a) Realizar la afiliación de la empresa a los sistemas de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar ejerciendo el derecho a la libre elección.

b) Realizar el proceso de afiliación a los sistemas de salud, pensiones y al Fondo de Ahorro programado de largo plazo cuando aplique, con la manifestación por parte del empleado de la adecuada asesoría por parte de las Administradoras y de la libre elección mediante la firma del Formato de Elección Libre, Espontánea y Voluntaria a la Protección Social.

c) Verificar el registro por parte de la Administradora de Fondos de Pensiones, del formulario de preafiliación en papel del Sistema General de Pensiones en el Sistema Único de Afiliación.

d) Reportar las novedades que afecten la información propia y la de sus trabajadores y los traslados.

e) Verificar los resultados de cada afiliación, traslado o novedad, que se realizó en nombre de sus trabajadores o representados.

f) Recopilar y enviar los documentos soporte de la afiliación de los cotizantes y sus beneficiarios a las respectivas Administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social, de acuerdo a las condiciones definidas en la presente resolución.
g) En el Sistema de Riesgos Profesionales deberá realizar la afiliación, retiro, reporte de novedades y pago de los aportes de los trabajadores independientes con quienes tenga un contrato de prestación de servicios civil, comercial o administrativo de acuerdo a la norma que regule la afiliación de este tipo de independientes.

Artículo 6°. Responsabilidad de las Entidades Territoriales. Dentro del Sistema de Afiliación Única Electrónica, las Entidades Territoriales son responsables de reportar las novedades autorizadas de las afiliaciones a salud en el régimen subsidiado.

Artículo 7°. Responsabilidades de los cotizantes o trabajadores (estos últimos para el Sistema de Subsidio Familiar).

1. Dentro del Sistema de Afiliación Única Electrónica los cotizantes son responsables de:

a) Seleccionar las administradoras de salud, pensiones y ahorro programado de largo plazo, ejerciendo el derecho a la libre elección.

b) Buscar la debida asesoría por parte de un representante de la Administradora de Fondos de Pensiones y manifestar que recibió la misma mediante el diligenciamiento del formulario físico de preafiliación, en forma previa al inicio de su relación laboral.

c) Entregar los documentos soporte de su afiliación y de la de sus beneficiarios, al aportante para ser enviados a las administradoras respectivas.

d) Solicitar el Formato de Elección Libre, Espontánea y Voluntaria a los sistemas de salud, pensiones y ahorro programado de largo plazo; firmarlo una vez haya sido leído en su totalidad y esté de acuerdo con el proceso de afiliación o traslado que deberá adelantar su empleador o su representante ante la respectiva administradora, mediante el diligenciamiento de un formulario electrónico, provisto por el operador de Afiliación.

e) Reportar las novedades que afecten su condición y/o la de su grupo familiar ante la administradora correspondiente.

2. Dentro del Sistema de Afiliación Única Electrónica, específicamente para el Sistema del Subsidio Familiar, los trabajadores deberán:

a) Verificar con su empleador la afiliación a una Caja de Compensación Familiar a la cual esté afiliada la empresa.

b) Suministrar a su empleador la documentación soporte de su afiliación y la de su grupo familiar, para que este a su vez, la envíe a la Caja de Compensación Familiar correspondiente.

c) Los independientes, los facultativos, los pensionados y los afiliados por fidelidad, verificarán su afiliación a través del Sistema de Afiliación Única. Estos deberán suministrar la documentación soporte de la afiliación directamente a la caja de compensación correspondiente.

d) Los afiliados facultativos se afiliarán a través de la entidad que hizo el convenio con la Caja de Compensación Familiar.

Artículo 8°. Operadores de afiliación. Dentro del Sistema de Afiliación Única Electrónica, los operadores de afiliación son responsables de servir de medio para la afiliación y cualquier novedad que la afecte entre el aportante, el cotizante o trabajador, el centralizador y las diferentes administradoras de cada subsistema del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social y en particular de:

a) Disponer de un software que permita la inscripción del aportante; diligenciar o cargar un archivo con la información del formulario de Afiliación Única Electrónica, las novedades y traslados; disponer del mecanismo necesario para informar la obligatoriedad de los documentos soporte de la afiliación, traslado y novedades, la captura y envío de los mismos y la emisión de los reportes necesarios que permitan al autorizado a reportar, tener un soporte de las acciones realizadas en el sistema.

b) Disponer de los mecanismos de prestación del servicio a través de la web y de manera asistida.

c) Realizar las validaciones de las estructuras y de los valores de datos suministrados en la inscripción del aportante y en el Formulario de Afiliación Única Electrónica de acuerdo a las definidas en la presente resolución.

d) Guardar en sus registros la información cargada en la inscripción inicial. Esta información deberá ser conservada mínimo seis (6) meses.

e) Consumir el servicio web de consulta dispuesto por el centralizador que verifica en el RUAF la identificación del aportante y su afiliación al Sistema de Riesgos Profesionales y del Subsidio Familiar, los datos de identificación del cotizante o trabajador y de los beneficiarios a afiliar y el histórico de afiliaciones correspondientes con el propósito de validar la condición de afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

f) Desarrollar un servicio web que permita consumir la información del estado de cuenta de los aportantes, a través del servicio web que dispondrá para tal fin el centralizador, con el propósito de validar la viabilidad de los traslados en el Sistema de Riesgos Profesionales y Subsidio Familiar.

g) Enviar las solicitudes de afiliación, traslados o novedades al centralizador, el cual registrará el evento en su sistema y lo enviará a la administradora correspondiente.

h) Publicar a través de su Sistema de Afiliación Única Electrónica o enviar mensajes electrónicos, la información del estado del trámite haciendo consultas al sistema del centralizador de tal manera que el aportante y el afiliado puedan estar enterados.

i) Suscribir los contratos correspondientes con las administradoras que hubieran elegido su servicio para la transferencia de la información de las afiliaciones y sus novedades.

j) Suscribir contrato con el centralizador para hacer uso del mecanismo de interconexión.

k) Garantizar en lo que le corresponde, el flujo de la información contenida en el Formulario Único Electrónico y sus novedades el mismo día en que la reciba.

l) Acreditar la certificación de calidad de seguridad de la información ISO 27001 o las que la modifiquen o complementen, expedida por un ente autorizado. Para nuevos operadores de afiliación, tendrán un plazo de un año a partir de la vigencia de la presente resolución para acreditar este requisito.

m) Registrar las bitácoras transaccionales de la inscripción del aportante, las solicitudes de afiliación, traslados y novedades.

n) Llevar la trazabilidad que permita conocer el usuario que realiza la transacción.

Artículo 9°. Responsabilidades de las administradoras. Dentro del Sistema de Afiliación Única Electrónica, las administradoras tienen las siguientes responsabilidades:

a) Contar con un sistema de información que permita incorporar las afiliaciones, traslados y novedades generadas a través del sistema de la Afiliación Única usando mecanismos de conexión con el centralizador para el intercambio de datos.

b) Realizar la asesoría para la afiliación de las nuevas empresas y trabajadores de forma previa al proceso de afiliación o traslado.

c) Realizar la asesoría y la afiliación de la nueva fuerza laboral de forma previa al inicio de su vinculación laboral, en el caso del Sistema General de Pensiones.

d) Revisar el correcto diligenciamiento y la consistencia de las afiliaciones y novedades.

e) Solicitar y verificar los documentos soporte de las afiliaciones.

f) Aprobar o rechazar las afiliaciones, novedades o traslados.

g) Publicar en su página web o a través de otro medio verificable, la información del estado del trámite, de tal manera que el aportante y el afiliado queden informados.

h) Disponer un servicio web que permita al centralizador consultar el estado de cuenta del aportante, para las Administradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar.

i) Para las Administradoras de los Fondos de Pensiones y Cesantías, Riesgos Profesionales y las Cajas de Compensación Familiar, transferir la información de las afiliaciones y las novedades al RUAF, acorde con las especificaciones de la Resolución 4316 de 2006 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

j) Para las Administradoras de Salud, transferir la información de las afiliaciones a la BDUA acorde con la Resolución 1982 de 2010 o la norma que la modifique, adicione o sustituya y al RUAF de conformidad con las especificaciones definidas en la presente resolución o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

k) Las demás definidas por las normas vigentes para cada uno de los subsistemas del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

Artículo 10. Funcionalidades del centralizador. Dentro del Sistema de Afiliación Única Electrónica, el centralizador deberá tener las siguientes funcionalidades:

a) Disponer de un servicio web de consulta al RUAF, para que el sistema de captura de la Afiliación Única Electrónica del operador lo consuma y pueda realizar la validación de la información de identificación del aportante y la afiliación al Sistema de Riesgos Profesionales y al Subsidio Familiar; de los datos de identificación del trabajador y de los beneficiarios y el histórico de afiliaciones correspondientes, con el propósito de validar la condición de afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social. Para este fin, el Ministerio de la Protección dispondrá del servicio web de consulta al RUAF para que el centralizador haga uso de este.

b) Disponer un servicio web de consulta del estado de cuenta del aportante que será consumido por el sistema de captura de la afiliación única electrónica del operador de Afiliación. Esta información será dispuesta al centralizador por las Administradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar a través de un servicio web.

c) Registrar las bitácoras transaccionales de la inscripción del aportante, las solicitudes de afiliación, traslados y novedades.

d) Controlar el flujo de las operaciones.

e) Controlar que todas las solicitudes tengan una respuesta en los términos definidos en la presente norma y las demás normas vigentes para cada uno de los subsistemas.

f) Generar reportes para el Ministerio de la Protección Social, los organismos de control y vigilancia.

g) Medir los niveles de servicio que se acuerden para la correcta y oportuna respuesta de los involucrados.

h) Realizar el registro y control de los cobros de las transacciones entre los actores del sistema.

i) Disponer de la información que permita autorregular los diferentes problemas, vacíos, conflictos de interés y malas prácticas.

j) Promover el flujo documental y biométrico requerido para la afiliación, movilidad y novedades.

k) Desarrollar los servicios de procesos básicos (afiliación, traslados y novedades): mallas de validación para cargues iniciales, servicios de validación en línea para los procesos de afiliación, movilidad y novedades, servicios de intercambiador, compensación de información para los actores del Sistema de Afiliación Única Electrónica.

l) Disponer un servicio web de consulta que permita verificar en el RUAF la información de trabajadores y beneficiarios que soporten la operación de las administradoras.

m) Promover la homologación, estandarización y mejora continua del proceso de Afiliación Única Electrónica al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

Capítulo II

Proceso de Afiliación Única Electrónica

Artículo 11. Definición. Es el conjunto de procedimientos interrelacionados, mediante los cuales el aportante debe realizar la afiliación de la empresa al Sistema de Riesgos Profesionales y al Subsidio Familiar, la afiliación de sus trabajadores a los Sistemas de Salud, Pensión, Riesgos Profesionales, Caja de Compensación Familiar y Ahorro programado de largo plazo, así como efectuar la afiliación de los beneficiarios a los Sistemas de Salud y Cajas de Compensación Familiar, haciendo uso de los mecanismos electrónicos o asistidos que para tal fin dispongan los operadores de afiliación.

Artículo 12. Procedimientos del proceso de Afiliación Única Electrónica. El proceso de Afiliación única Electrónica, incluye los siguientes procedimientos:

a) Inscripción de los autorizados ante el operador de afiliación.

b) Afiliación del aportante al Sistema de Riesgos Profesionales y al Subsidio Familiar.

c) Afiliación única, traslado y novedades de los trabajadores y de los beneficiarios al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social.

d) Respuesta y publicación del estado del trámite, por parte de las administradoras.

e) Remisión por parte de las Administradoras de las afiliaciones efectivas al Registro Único de Afiliados, RUAF, y a la BDUA.

Artículo 13. Inscripción de los autorizados a reportar al sistema ante el operador de Afiliación. Los autorizados para reportar a través del Sistema de Afiliación Única Electrónica deberán inscribirse para acreditar esta condición, mediante el mecanismo suministrado por el operador de afiliación, el cual debe contener la siguiente información, la cual consta de dos tipos de registro:

Registro tipo 1. Datos del encabezado.

Registro tipo 2. Datos de las sucursales o dependencias

Artículo 14. Definición del registro tipo 1. Datos del encabezado

Artículo 15. Modalidades de la Afiliación Única Electrónica. Los operadores de afiliación deben prestar el servicio en las modalidades electrónica y asistida.

1. Electrónica: Puede diligenciar la afiliación al Sistema de Seguridad Social integral y a Compensación Familiar a través de las páginas Web de los operadores de afiliación. En ese caso los autorizados a reportar al sistema única de afiliación deben llenar los campos marcados como obligatorios y el sistema le irá indicando los pasos por seguir.

2. Asistida: Es el mecanismo previsto para que los diferentes autorizados a reportar al Sistema de Afiliación única, realicen la afiliación al Sistema de Seguridad Social integral y Compensación Familiar, las novedades correspondientes y las solicitudes de traslado, sin que sea necesario que estos lo realicen a través de Internet; en cuyo caso el autorizado a reportar remitirá la información detallada correspondiente, del aportante, los cotizantes o trabajadores y los beneficiarios, por cualquier medio, al operador de afiliación, quien procederá a digitarla de manera que se transforme en formulario electrónico.

Parágrafo. Sin importar la modalidad por la cual se opte, se debe seguir el procedimiento establecido en el artículo 12 de esta Resolución y todos los artículos que lo desarrollan.

Artículo 16. Gradualidad de la implementación. La gradualidad de la implementación se dará en varias etapas y condiciones:

Artículo 17. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 15-07-2010.

El Ministro de la Protección Social,

Diego Palacio Betancourt.