Resolución 000116 de 31-10-2012

DIAN
Resolución 000116
31-10-2012

Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-1 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2012.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales, en uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el artículo 6° numerales 12 y 22 del Decreto 4048 de 2008 y en los artículos 629-1, 631-2, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario.

Resuelve:

Artículo 1°. Sujetos obligados.Las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes, deberán informar de cada uno de sus clientes, los trabajos realizados en el año gravable 2012, independiente del patrimonio poseído a 31 de diciembre de 2011.

Artículo 2°. Información a suministrar.La información a suministrar por parte de los obligados a que se refiere el artículo anterior, deberá ser enviada en el FORMATO 1037, versión 7, indicando para cada uno de sus clientes lo siguiente:

1. Apellidos y nombres o razón social del cliente.

2. Identificación del cliente.

3. Dígito de verificación.

4. Número de Resolución de Autorización de las facturas elaboradas.

5. Prefijo de las facturas.

6. Intervalo de numeración de las facturas y/o documento equivalente (factura inicial y factura final).

7. Fecha de elaboración. (AAAAMMDD).

Parágrafo. Cuando se informe la elaboración de facturas a personas del régimen común, se debe indicar el número de resolución de autorización correspondiente.

En el caso de personas inscritas en el régimen simplificado esta casilla se debe diligenciar con cero.

Artículo 3°. Plazos para presentar la información.Para la entrega de la información solicitada en la presente resolución deberá tenerse en cuenta los dos últimos dígitos del NIT del Informante y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas:

Artículo 4°. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere la presente resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.

Artículo 5°. Procedimiento previo a la presentación de la información a través de los servicios informáticos electrónicos. Los responsables de presentar la información en forma virtual haciendo uso del mecanismo de firma digital, deberán cumplir previamente el siguiente procedimiento:

a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro Único Tributario del informante incluyendo la responsabilidad «Informante de exógena», y su correo electrónico. Las personas jurídicas o demás entidades deben actualizar el Registro Único Tributario incluyendo al representante legal a quien se le asignará el mecanismo de firma con certificado digital.

b) El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario personal, conforme al artículo 2° de la Resolución 1767 de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad 22, «Obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros».

c) Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma digital respaldado con certificación digital de la DIAN, mínimo con tres días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN.

Parágrafo 1°. La DIAN emitirá el mecanismo de firma con certificado digital a la persona natural que a nombre propio o en representación del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, deba cumplir con la obligación de presentar información de manera virtual. Para tal efecto deberá darse cumplimiento al procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005.

Parágrafo 2°. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse personalmente o a través de apoderado debidamente facultado o por interpuesta persona con autorización autenticada, presentada ante las respectivas Direcciones Seccionales de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las personas jurídicas o las demás entidades debe señalarse expresamente la persona a quien se le hará entrega del mecanismo de firma digital.

Parágrafo 3°. Los obligados, personas naturales y representantes legales de las personas jurídicas y demás entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, la DIAN les haya asignado previamente el mecanismo de firma con certificado digital, no requieren la emisión de un nuevo mecanismo.

Parágrafo 4°. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por las entidades externas.

Parágrafo 5°. Las personas naturales o jurídicas que deban cumplir la obligación de presentar la información de manera presencial deben también, de ser necesario, actualizar el Registro Único Tributario con la responsabilidad 22, «Cumplimiento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias», conforme al artículo 2° de la Resolución 1767 de 2006 y la responsabilidad como informante de exógena.

Artículo 6°. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación.

Sí agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal.

Parágrafo. Para efectos de lo dispuesto en la presente resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones.

En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:

• Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante.

• Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital.

• El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar.

• El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento.

Artículo 7°. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

Artículo 8°. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el formato establecido en el Anexo número 48 de la Resolución 11428 de octubre 31 de 2011, el cual se entiende como parte integral de la presente resolución

Artículo 9°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 31 de octubre de 2012.

El Director General,
Juan Ricardo Ortega López.

(C. F.).