Resolución 0010929 de 15-11-2012

Ministerio de Transporte
Resolución 0010929
15-11-2012

Por la cual se crea el Grupo General de Auditoría del Ministerio de Transporte (GGA-MT), y se dictan otras disposiciones.

La Ministra de Transporte, en ejercicio de las facultades legales y, en especial las conferidas por los artículos 115 de la Ley 489 de 1998 y 6° numeral 6.22 del Decreto número 087 de 2011, y

Considerando:

Que el inciso 2° del artículo 115 de la Ley 489 de 1998, establece: “(…) Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o Entidad, su representante legal podrá crear y organizar con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo”;

Que el numeral 6.22 del artículo 6° del Decreto número 087 de 2011 establece como funciones del Despacho del Ministro de Transporte: Crear, organizar y conformar con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo;

Que mediante Resolución número 7498 del 2 de septiembre de 2003 se conformaron los grupos internos de trabajo o áreas de trabajo en las diferentes dependencias del Ministerio de Transporte, se determinaron sus funciones y se distribuyó la planta de personal para cada uno de ellos;

Que el artículo 41 de la Ley 489 de 1998 indica: “Orientación y control. La orientación, control y evaluación general de las actividades de los organismos y entidades administrativas corresponde al Presidente de la República y en su respectivo nivel, a los Ministros, los Directores de Departamento Administrativo, los Superintendentes, los Gobernadores, los Alcaldes y los representantes legales de las Entidades Descentralizadas y Sociedades de Economía Mixta de cualquier nivel administrativo…”;

Que el artículo 103 de la misma Ley 489 de 1998 establece lo siguiente: “Titularidad del control. El Presidente de la República como suprema autoridad administrativa y los Ministros y Directores de Departamento Administrativo, ejercerán control administrativo sobre los organismos o entidades que conforman la Administración Pública”;

Que en este mismo sentido el artículo 104 de la Ley 489 de 1998 dispone que:
“Orientación y la finalidad. El control administrativo que de acuerdo con la ley corresponde a los Ministros y Directores de los Departamentos Administrativos se orientará a constatar y asegurar que las actividades y funciones de los organismos y entidades que integran el respectivo sector administrativo se cumplan en armonía con las políticas gubernamentales, dentro de los principios de la presente ley y de conformidad con los planes y programas adoptados”;

Que de acuerdo con el Decreto número 087 del 17 de enero de 2011, el Ministerio de Transporte tiene como objetivo primordial la formulación y adopción de las políticas, planes, programas, proyectos y regulación económica en materia de transporte, tránsito e infraestructura de los modos de transporte carretero, marítimo, fluvial, férreo y aéreo y la regulación técnica en materia de transporte y tránsito de los modos carretero, marítimo, fluvial y férreo;

Que el artículo 2.15 del Decreto número 087 de 2011, señala como función del Ministerio de Trasporte “Orientar y coordinar conforme a lo establecido en el presente decreto y en las disposiciones vigentes, a las entidades adscritas y ejercer el control de tutela sobre las mismas”;

Que el artículo 6° en sus numerales 6.1 y 6.12 del Decreto número 087 de 2011, establece como funciones del Despacho del Ministro de Transporte las de: “6.1. Orientar, dirigir, coordinar, planificar, controlar y evaluar el cumplimiento de las funciones a cargo del sector, en materia de transporte, tránsito e infraestructura de todos los modos” y “6.12. Coordinar, controlar y evaluar la gestión de las entidades adscritas al Ministerio y velar por que ejecuten las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos a su cargo”;

Que el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 (PND), adoptado mediante la Ley 1450 de 2011, en su eje transversal relacionado con el “Buen Gobierno, participación ciudadana y lucha contra la corrupción”, menciona que dentro de los principios rectores del buen gobierno, están las estrategias de la lucha, prevención y control de la corrupción y la eficiencia administrativa, asociados a la transparencia y al correcto funcionamiento de la Administración Pública;

Que la Ley 1474 de 2011, “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, establece una serie de obligaciones a cargo de las entidades públicas en torno a la política de lucha contra la corrupción, entre ellas las relacionadas con: i) El Plan Anticorrupción (artículo 73); ii) El Mapa de Riesgos de Corrupción (artículo 73); iii) La publicación de proyectos de inversión (artículo 77);

Que la Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 5° señala: “La presente ley se aplicará a todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público en sus diferentes órdenes y niveles, así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal”;

Que en relación con el establecimiento y el desarrollo de Sistema de Control Interno en los organismos y entidades a que hace referencia el artículo 5° de la Ley 87 de 1993, el artículo 2° del Decreto número 1599 de 2005, en concordancia con el artículo 6° de la Ley 87 de 1993 , establece que ello es responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad ;

Que si bien el Ministerio de Transporte y sus entidades adscritas, tienen estructurado su Sistema de Control Interno a la luz de las normas que rigen la materia, se requiere articular las medidas de control sectoriales y establecer una política de control general del sector;
Que no obstante que el Ministerio tiene a su cargo la dirección y control sobre la gestión de las entidades adscritas y de sus propias dependencias, actualmente no cuenta con un área encargada del control y monitoreo integral a la gestión del sector y, por lo tanto, desde el nivel estratégico no se han definido criterios que determinen una política de gestión y control integral y unificada;

Que en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo, en ejercicio del control de tutela y en el marco de los compromisos de gestión del sector, actualmente el Ministerio de Transporte ha adoptado un modelo de “SEGUIMIENTO Y CONTROL INTEGRAL A LA GESTIÓN DEL SECTOR TRANSPORTE”, de carácter permanente, actuante y con enfoque preventivo;

Que el modelo al que se refiere el considerando anterior, contempla 7 estrategias fundamentales a saber: 1. Elaboración y operación de mapa dinámico de control y gestión del riesgo. 2. Acciones de control en tiempo real y creación del grupo general de auditoría. 3. Impulsar la ejecución 2012. 4. Estructuración asuntos estratégicos. 5. Organizar medios de gestión con líderes operativos de reacción-responsables. 6. Control social y diálogo ciudadano. 7. Estrategia de comunicaciones internas y externas;

Que por tratarse de actividades de control propias de las funciones constitucionales y legales del Ministerio, se hace necesario la creación de un grupo interno de trabajo que se encargue de la implementación, operación y continuidad del modelo de “SEGUIMIENTO Y CONTROL INTEGRAL A LA GESTIÓN DEL SECTOR TRANSPORTE”, con el fin de impulsar con eficiencia y eficacia la política de control propia de las entidades públicas;

Que por lo anteriormente expuesto, mediante el presente acto administrativo se crea el Grupo General de Auditoría del Ministerio de Transporte, se definen los componentes de trabajo y las funciones del mismo;
En mérito de lo expuesto,

Resuelve:
 
Artículo 1°. Creación y denominación.Crear el Grupo General de Auditoría del Ministerio de Transporte (GGA-MT), el cual estará asignado al Despacho del Ministro(a).

Artículo 2°. Funciones. El grupo interno de trabajo GGA-MT estructurará e implementará acciones propias del control de tutela que tiene el Ministerio sobre las entidades adscritas y del control jerárquico que tiene sobre sus dependencias.

En el marco de lo anterior el GGA-MT tendrá principalmente las siguientes funciones:

1. Asesorar al Despacho del Ministro (a) en la formulación e implementación de estrategias de control y evaluación de cumplimiento de las funciones a cargo del sector, bajo una línea actuante, permanente, integral, selectiva y con enfoque preventivo.
2. Adelantar las acciones de control que se consideren pertinentes frente a cada asunto en concreto.
3. Adelantar evaluaciones de cumplimiento.
4. Adelantar las acciones de control y evaluación de la gestión de las entidades adscritas al Ministerio, velando por que se ejecuten las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos a su cargo.
5. Asesorar, en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Interno, en la formulación de una política de gestión del riesgo sectorial.
6. Asesorar, en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Interno, la revisión y actualización periódica de los sistemas de gestión de riesgos de las entidades del sector.
7. Asesorar y apoyar la implementación de prácticas de autocontrol y control preventivo en las entidades del sector.
8. Formular denuncias y/o proponer o proyectar la preparación de las mismas cuando se determinen posibles irregularidades o fraudes.
9. Promover estudios y análisis en relación con el sector, que permitan generar propuestas para la optimización de la gestión del mismo.
10. Promover la unificación de criterios de control interno y de gestión del riesgo al interior del sector.
11. Adelantar y promover acciones antifraude y anticorrupción.
12. Las demás que le sean asignadas.

Parágrafo 1°. El GGA-MT articulará y coordinará sus funciones con las diferentes dependencias del Ministerio y de las entidades adscritas a este.
Parágrafo 2°. El GGA-MT coordinará con la Superintendencia de Puertos y Transporte las actividades de control en todo aquello afín a las funciones de dicha entidad.

Parágrafo 3°. En ejercicio de sus funciones el GGA-MT, propiciará las sinergias necesarias entre el Ministerio de Transporte, las entidades adscritas y los órganos de control, así como con las entidades u organizaciones con objetos afines a las funciones de este Grupo.

Artículo 3°. Acciones de control. El GGA-MT aplicará las diversas modalidades, instrumentos y técnicas de control, bajo la perspectiva de un ejercicio preventivo, actuante, integral y permanente. Así las cosas el GGA-MT en ejercicio de sus funciones adelantará, entre otras, las siguientes acciones de control:

Auditoría de segundo orden.
Audiencias públicas especiales de seguimiento.
Audiencias especiales de seguimiento.
Visita de control y seguimiento.
Visitas especiales de seguimiento in situ.
Evaluaciones de cumplimiento.
Evaluaciones de gestión.
Evaluaciones de resultados.
Acuerdos de gestión.
Acciones conjuntas con órganos de control.

Parágrafo 1°. Cuando sea necesario, según la naturaleza de las conclusiones de las acciones de control, se adelantarán las denuncias a que haya lugar.

Parágrafo 2°. Previo a adoptar medidas definitivas sobre los actos de gestión materia de averiguación, el GGA-MT deberá poner en conocimiento de la persona responsable de la administración o manejo del asunto objeto de análisis, las conclusiones de la averiguación sobre el mismo y deberá brindar la posibilidad de opción y contradicción sobre dichas conclusiones.

Artículo 4°. Las actividades de vocería del grupo pueden ser ejercidas por un funcionaria o contratista del Ministerio de Transporte, experto en mecanismos de control.

Artículo 5°. Componentes de trabajo. Los componentes de trabajo del GGA-MT y sus funciones son:

1. COMPONENTE FINANCIERO Y CONTABLE
1.1 Apoyar las acciones de control y evaluación sobre la gestión del sector, desde la perspectiva financiera.
1.2 Verificar el cumplimiento de las condiciones financieras-económicas y contables en los asuntos que sean objeto de control específico.
1.3 Realizar los análisis económicos, financieros y/o contables que se requieran en el marco de las funciones del GGA-MT.
1.4 Apoyar desde el área contable y financiera la realización de auditorías.
1.5 Apoyar el seguimiento a los planes de mejora que presenten las entidades adscritas o las dependencias del Ministerio.
1.6 Preparar y presentar oportunamente los informes relacionados con las funciones del grupo respecto a los aspectos financieros y contables que se soliciten.
1.7 Las demás funciones que le sean asignadas.
2. COMPONENTE TÉCNICO
2.1 Apoyar las acciones de control y evaluación sobre la gestión del sector, desde la perspectiva técnica.
2.2 Verificar el cumplimiento de las condiciones técnicas en los asuntos que sean objeto de control específico.
2.3 Realizar los análisis técnicos que se requieran en el marco de las funciones del GGA-MT.
2.4 Apoyar desde el área técnica la realización de auditorías.
2.5 Realizar seguimiento a los planes de mejora que presenten las entidades adscritas o las dependencias del Ministerio.
2.6 Preparar y presentar oportunamente los informes relacionados con las funciones del grupo respecto a los aspectos técnicos que se soliciten.
2.7 Apoyar las auditorías externas contratadas.
2.8 Las demás funciones que le sean asignadas.
3. COMPONENTE DE AUDITORÍA
3.1 Liderar la planeación y ejecución de las auditorías de segundo orden que se requieran en el marco del “SEGUIMIENTO Y CONTROL INTEGRAL A LA CONTRATACIÓN EN EL SECTOR TRANSPORTE”.
3.2 Preparar y presentar los informes de las auditorías realizadas.
3.3 Preparar y presentar oportunamente los informes relacionados con las funciones del grupo, respecto a los aspectos de auditoría de segundo orden que se soliciten.
3.4 Asesorar y acompañar, cuando se requiera, a los supervisores o interventores responsables de los proyectos, programas y/o áreas auditadas, en el planteamiento del plan de mejora frente a los hallazgos reportados en el informe de auditoría de segundo orden.
3.5 Liderar el seguimiento a los planes de mejora.
3.6 Las demás funciones que le sean asignadas.
4. COMPONENTE JURÍDICO
4.1 Apoyar las acciones de control y evaluación sobre la gestión del sector, desde la perspectiva jurídica.
4.2 Verificar el cumplimiento de las condiciones legales en los asuntos que sean objeto de control específico.
4.3 Realizar los análisis jurídicos que sean requeridos por el Despacho del Ministro(a) en el marco de las funciones del GGA-MT.
4.4 Apoyar desde la perspectiva jurídica la realización de auditorías de segundo orden.
4.5 Realizar seguimiento a los planes de mejora que presenten las entidades adscritas o las dependencias del Ministerio, relacionadas con la auditoría de segundo orden.
4.6 Preparar y presentar oportunamente los informes relacionados con las funciones del grupo respecto a los aspectos jurídicos que se soliciten.
4.7 Apoyar desde la perspectiva jurídica las auditorías externas contratadas.
4.8 Las demás funciones que le sean asignadas.
5. COMPONENTE OBSERVATORIO SECTOR TRANSPORTE
5.1 Realizar diagnósticos sectoriales desde la perspectiva de la estrategia de buen gobierno y transparencia.
5.2 Realizar análisis estadísticos sectoriales.
5.3 Realizar análisis macrofiscales sectoriales.
5.4 Levantar un mapa de riesgos del sector y elaborar estrategias para la mitigación de los mismos.
5.5 Generar alertas tempranas frente a posibles irregularidades dentro de los proyectos del sector.
5.6 Apoyar el seguimiento a los planes de mejora y el control en general a los proyectos del sector.
5.7 Promover la implementación de instrumentos de impulso y seguimiento a la gestión, tales como audiencias especiales de seguimiento.
5.8 Elaborar propuestas normativas y de gestión producto de los análisis realizados.
5.9 Elaborar estudios y documentos que contengan las conclusiones más relevantes y de mayor impacto producto del análisis e investigación realizado.
5.10 Las demás funciones que le sean asignadas.
6. COMPONENTE ANTIFRAUDE
6.1 Diseñar y proponer medidas, prácticas o normas de vigilancia, verificación y otras medidas de control.
6.2 Ejercer o establecer sistemas de vigilancia o auditoría de segundo orden sobre la gestión del sector.
6.3 Determinar medios de seguimiento a la gestión del sector.
6.4 Propender por el autocontrol permanente sobre la gestión de las dependencias del Ministerio y sus entidades adscritas.
6.5 Verificar de manera selectiva mediante instrumentos técnicos de control o sistemas de información la legalidad en el desarrollo de trámites a cargo del sector.
6.6 Desarrollar e implementar herramientas y mecanismos que hagan más efectiva la gestión del sector.
6.7 Apoyar la implementación de las políticas y los planes que defina el Despacho del Ministro(a), con el fin de articular las estrategias tendientes a garantizar una gestión más eficiente y transparente del sector transporte.
6.8 Formular denuncias y/o proponer o proyectar la preparación de las mismas cuando se determinen posibles irregularidades o fraudes.
6.9 Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza.

Artículo 6°. El Subdirector (a) del Talento Humano, previo requerimiento del Ministro (a), asignará los cargos al GGA-MT.

Artículo 7°. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8° del Decreto número 2489 de julio 25 de 2006, la integración del grupo de trabajo no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el presente acto de creación.

Artículo 8°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 15 de noviembre de 2012.

Cecilia Álvarez-Correa Glen.
(C. F.).