Resolución 09702 de 25-10-2004

RESOLUCIÓN 09702
25 OCT 2004

 

Por la cual se señalan los formatos y  especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo  629 del Estatuto Tributario  que debe ser presentada en medios magnéticos por los Notarios, a la Unidad Administrativa

Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2.004

  EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION

DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

 

En uso  de sus facultades legales consagradas en el artículo 19 literal b)  Decreto 1071 de 1999 y en los artículos  629, 631 Parágrafo 3, 631-2, 633,  684 y 686 del Estatuto Tributario

   

RESUELVE:

   

ARTICULO 1. Los Notarios deberán suministrar la  información que se relaciona a continuación, de cada una de las personas ó entidades que efectuaron en la respectiva Notaría, enajenación de bienes ó derechos durante el año 2004,  cuando la cuantía de cada enajenación sea superior a la suma de treinta millones de pesos ($30.000.000). 

1. NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, Nip ó Nuip de cada uno de los enajenantes y adquirentes.

 

2. Dígito de verificación.

 

3. Apellidos y nombre ó razón social de cada uno de los enajenantes y adquirentes.

 

4. Número de la escritura de enajenación.

 

5. Valor de la enajenación.

 

6. Fecha de la Transacción.

 

7. Año de adquisición del bien ó derecho enajenado.

 

8. Valor  de la retención en la fuente practicada.

ARTICULO 2. Los   Notarios a cargo de  las Notarías que se constituyan en fecha posterior a la publicación de la presente Resolución tendrán la obligación de enviar la información según lo establecido.

 

ARTICULO 3. MEDIOS MAGNETICOS PARA ENTREGA DE LA INFORMACION. La información deberá ser presentada en disquete o CD, teniendo en cuenta las siguientes características:

 

1.         DISQUETE

1.    Tamaño disquete               :                         3 ½ pulgadas

2.    Densidad de grabación    :                 2.    Densidad de grabación        :                         Doble cara, alta densidad.

3.    Tipo de archivo                  :                         Plano u Hoja electrónica EXCEL

 

Cuando la información exceda la capacidad del medio magnético se podrá utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS), WINZIP (Windows95) o ENZIP 3.00.

 

            2.         CD

               

                Debidamente cerrado para poder ser leído en cualquier unidad: CD-R

 

ARTICULO 4. FORMATOS DE GRABACION. La información podrá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión. Asc, escrita en letras minúsculas).  El nombre del  archivo debe ser IMP629.asc.

 

También la información podrá presentarse  en hoja electrónica  de  Excel de Office 95 versión original para Windows 95 como mínimo, (extensión XLS), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) o número de caracteres de cada uno de los campos o posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en tres hojas dentro de un libro de la siguiente manera:

 

Nombre Hoja                                   Registro                    Contenido

 

 

Hoja 1                                      Tipo 1                   Datos del Notario y de Control.

Hoja 2                                      Tipo 2                   Información de los enajenantes principales

Hoja 3                                      Tipo 2                   Información de los enajenantes secundarios y adquirentes.

 

Parágrafo 1. El formato de la Hoja  Electrónica deberá ser el MODELO NORMAL, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

 

FORMATO                                                    CONFIGURACION

 

Número                                                        Sin decimales

Fuente                                                        Arial 10

Alineación                                                    General, Inferior

Bordes                                                         Sin bordes

Diseño                                                         Ninguno

Protección                                                    Sin bloqueo. Desactivada

Zoom                                                           100%

 

Parágrafo 2. Cuando la información exceda la capacidad del medio magnético se podrá utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS), WINZIP (Windows95) o ENZIP 3.00.

 

Parágrafo 3. En ningún caso los campos  definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe con código ASCII.  Cuando se grabe en archivo EXCEL, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas ó registros de títulos.

 

ARTICULO 5. TIPOS DE REGISTROS Y ORGANIZACION. La información debe ser relacionada mediante dos  (2) tipos de registros,  los cuales se distinguen por el carácter  numérico correspondiente  a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

 

El registro TIPO 1 contiene los datos del Notario y de control y  el registro TIPO 2 contiene los datos de los informados (Enajenantes principales, secundarios y  la identificación de los adquirentes)

 

La relación total de registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1) seguido de los registros de movimiento (tipo 2), para archivo plano.

 

Para EXCEL: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3.

 

Los diseños de los registros son los siguientes:

 

a.         REGISTRO DE IDENTIFICACIÓN (TIPO 1)

 

POSICIONES                      CONTENIDO

 

1 -1                 Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "1".

 

2 -5                 Año gravable a que se refiere la información.

                       (Cuatro caracteres numéricos).

 

6 -7                 Tipo de entidad informante.

                       Para efectos de la presente Resolución el tipo es 25 .

                       (Dos caracteres numéricos).

 

8 -21               NIT ó Cédula  de Ciudadanía del Notario.

                      (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)

 

22 -22            Dígito de verificación.

                     (Un carácter numérico).

 

23 -82            Apellidos y nombres del Notario.

                     (Sesenta caracteres alfanuméricos).

 

83 – 86           Código de actividad económica de la Notaría

                     (Según Resolución     8587/98)

                     (Cuatro caracteres numéricos).

 

87 – 126          Dirección de la Notaría

                     (Cuarenta caracteres alfanuméricos).

 

127- 131        Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente Resolución, se utilizarán  los generados por el DANE.

                    (Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)

 

132 – 141       Número total de registros tipo 2 informados.

                    (Diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

 

142 – 161       Sumatoria del valor del bien ó derecho enajenado más el valor de la retención en la fuente de todos los registros tipo 2

                    informados con código 10.

                    (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente  para archivo  plano).

 

162 – 164       Número de la Notaria. En caso de ser UNICA digite 001.

                    (Tres caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente  para archivo  plano).

 

165 – 204       Dirección correo electrónico del notario. Para envió y recibo de comunicaciones.

                    (Cuarenta caracteres alfanuméricos).

 

b.        REGISTRO DE MOVIMIENTO (TIPO 2).

 

La información del enajenante principal y del comprador (el primero que aparece en el documento) se relacionará en este registro de la siguiente forma:

 

POSICIONES          CONTENIDO

 

1 – 1            Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "2"

 

2 – 3            Para  efecto  de la presente Resolución  los códigos para:

                    

                       Enajenante principal: 10

                       (Dos caracteres numéricos).

 

4 – 5             Subcódigo que identifica el concepto informado. Para  efecto de la presente Resolución  el subcódigo es  «00».

                    (Dos caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano ).

 

6 – 19            NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, Nip ó Nuip de cada uno de los enajenantes principales

                     ó cédula de ciudadanía del tutor, según artículo  7° de la presente Resolución.

                    (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).                                                           

20 – 20          Dígito de verificación, de lo contrario en blanco.

                    (Un carácter numérico; de lo contrario blanco)

                       

21 -21            Clase de documento de identificación

                          (Un carácter alfabético) 

N: NIT expedido por la DIAN

C: Cédula de Ciudadanía

E: Cédula de Extranjería.

T: Tarjeta de Identidad o NIP

R: Cédula de ciudadanía del Representante o Tutor.

U: Número Único de Identificación Personal NUIP

22 – 81          Apellidos y nombres ó razón social del enajenante principal ó tutor

                    (Sesenta caracteres alfanuméricos).

 

82 – 101        Número de la escritura.

                    (Veinte caracteres alfanuméricos).

 

102 – 121       Valor total del bien ó derecho enajenado.

                    (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

 

122 – 141       Valor total de la  retención en la fuente.

                    (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

 

142 – 149      Fecha de enajenación. En formato año, mes, día (AAAA, MM, DD).

                   (Ocho caracteres numéricos).

 

150 – 153      Año en el que se adquirió el bien ó derecho enajenado. En formato (AAAA).

                    (Cuatro caracteres numéricos)

 

154 – 167      NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, Nip ó Nuip, o del adquirente, según artículo  7° de la

                   presente Resolución.

                   (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).                                                       

168 – 168      Dígito de verificación, de lo contrario en blanco.

                   (Un carácter numérico; de lo contrario blanco)

                       

169 – 228      Apellidos y nombres ó razón social del adquirente.

                   (Sesenta caracteres alfanuméricos).

 

c.      La información de los enajenantes secundarios (el segundo y siguiente (s))  y demás adquirentes   que figuran en el documento ó escritura,  se relaciona en este registro de la siguiente forma:

 

POSICIONES          CONTENIDO

 

1 -1             Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "2"

 

2 – 3             Para  efecto de la presente Resolución  los códigos son:

                    Enajenantes secundario:    99

                    Adquirentes:                    98

                    (Dos caracteres numéricos).

 

4 – 5             Subcódigo que identifica el concepto. Para  efecto de la presente Resolución  el subcódigo es  «00».

                   (Dos caracteres numéricos , justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

 

6 – 19           NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, Nip ó Nuip de cada uno de los enajenantes

                        secundarios y  demás adquirentes ó cédula de ciudadanía del tutor, según artículo  7° de la presente Resolución.

                   (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).                                                                     

          

20 – 20         Dígito de verificación, de lo contrario blanco.

                   (Un carácter numérico; de lo contrario blanco)

 

21 – 21         Clase de documento de identificación

                        (Un carácter alfabético) 

N: NIT expedido por la DIAN

C: Cédula de Ciudadanía

E: Cédula de Extranjería.

T: Tarjeta de Identidad o Número NIP

R: Cédula de ciudadanía del Representante o Tutor.

U: Número Único de Identificación Personal NUIP .

22 – 81           Apellidos y nombres ó razón social del enajenante secundario y/o adquirente.

                    (Sesenta caracteres alfanuméricos).

 

82 – 95            NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, Nip ó Nuip del  enajenante principal, según artículo  7°

                      de la presente Resolución.

                      (Catorce  caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

 

96 – 115         Número de la escritura.

                    (Veinte caracteres alfanuméricos).

 

ARTICULO 6. En los casos en que un enajenante realice más de una enajenación en la misma fecha y esos bienes ó derechos enajenados se hayan adquirido en el mismo año, se acumularán las enajenaciones respectivas y se informarán en un solo registro.

 

ARTICULO 7. Para  Personas Naturales se registra el número de la Cédula de Ciudadanía o Nuip; cuando se trate de menores de edad mayores  de siete (7) años se digita el número de la Tarjeta de Identidad, Nip ó Nuip;  en el caso de ser menores de  siete (7) años se digita el NIT asignado  por  la DIAN , cuando no se conozca éste, se informa  la cédula  de ciudadanía del tutor ó del representante legal. 

 

Para  las personas extranjeras que no posean NIT asignado por la DIAN , únicamente podrá  registrarse como número de identificación, la  cédula de extranjería, asignada por el Departamento Administrativo de Seguridad DAS.

 

ARTICULO 8. FORMA Y SITIOS DE PRESENTACION DE LA INFORMACION . El medio magnético deberá presentarse en la División de Documentación o quién haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales de la jurisdicción de la entidad informante, acompañado del Formato de Entrega DIAN 58.032.2000 en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el Representante Legal de la Entidad y el Contador Público o Revisor Fiscal, según el caso.

 

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT y razón social del informante, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad del informante. Sí la información se presenta comprimida, escribir el formato de compresión utilizado ( PKZIP, ENZIP o WINZIP ).

 

ARTICULO 9. PLAZO PARA PRESENTAR LA INFORMACION. El plazo para presentar la información tributaria a que se refiere la presente Resolución será hasta el día 31 de mayo del año 2005.

 

ARTICULO 10. SANCIONES. Cuando no se suministre la información en los lugares y dentro de los plazos establecidos, o cuando el contenido presente errores, o no corresponda a lo solicitado, o cuando el medio magnético no se ajuste a las especificaciones y características indicadas en la presente Resolución, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

  

ARTICULO 11. CORRECCION DE LA INFORMACION. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente Resolución.

 

ARTICULO 12. VIGENCIA . La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D. C., a los, 25 OCT. 2004

 

 

MARIO ALEJANDRO ARANGUREN RINCON

Director General