Resolución 12805 de 26/10/2006

DIAN

RESOLUCIÓN NÚMERO 12805
 26 OCT. 2006

Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-1 del Estatuto Tributario (1) que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por el año gravable 2006, por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

En uso de sus facultades legales consagradas en el literal b) del artículo 19 del Decreto 1071 de 1999 y en los artículos 629-1, 631-2, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. Sujetos obligados. Las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes, deberán informar de cada uno de sus clientes, los trabajos realizados en el año gravable 2006, independientemente del patrimonio poseído a 31 de diciembre de 2005.

ARTÍCULO 2. Información a suministrar. La información a suministrar por parte de los obligados a que se refiere el artículo anterior, deberá ser enviada en el FORMATO 1037, versión 7, el cual se adopta por medio de la presente Resolución, indicando, para cada uno de sus clientes lo siguiente:

1. Apellidos y nombres o Razón Social del cliente.

2. Identificación del cliente.

3. Dígito de verificación.

4. Número de Resolución de Autorización de las facturas elaboradas.

5. Prefijo de las facturas.

6. Intervalo de numeración de las facturas (factura inicial y factura final).

7. Fecha de elaboración. (AAAAMMDD)

Parágrafo. Cuando se informe la elaboración de facturas a personas del régimen común, se debe indicar el número de autorización correspondiente. En el caso de personas inscritas en el régimen simplificado, si no tiene número de resolución, esta casilla se debe diligenciar con cero.

ARTÍCULO 3. Plazos para presentar la información. Para la entrega de la información solicitada en la presente Resolución deberá tenerse en cuenta los dos últimos dígitos del NIT del Informante y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas:

Fecha                                                Últimos dígitos

Junio 05 de 2007                         00  a   03

Junio 06 de 2007                         04  a   06

Junio 07 de 2007                         07  a   09

Junio 08 de 2007                         10  a   12

Junio 20 de 2007                         13  a   15

Junio 21 de 2007                         16  a   18

Junio 22 de 2007                         19  a   21

Junio 25 de 2007                         22  a   24

Junio 26 de 2007                         25  a   27

Junio 27 de 2007                         28  a   30

Junio 28 de 2007                         31  a   33

Junio 29 de 2007                         34  a   36

Julio 03 de 2007                          37  a   39

Julio 04 de 2007                          40  a   42

Julio 05 de 2007                          43  a   45

Julio 06 de 2007                          46  a   48

Julio 23 de 2007                          49  a   51

Julio 24 de 2007                          52  a   54

Julio 25 de 2007                          55  a   57

Julio 26 de 2007                          58  a   60

Julio 27 de 2007                          61  a   63

Julio 30 de 2007                          64  a   66

Julio 31 de 2007                          67  a   69

Agosto 01 de 2007                      70  a   72

Agosto 02 de 2007                      73  a   75

Agosto 06 de 2007                      76  a   78

Agosto 15 de 2007                      79  a   81

Agosto 16 de 2007                      82  a   84

Agosto 17 de 2007                      85  a   87

Agosto 21 de 2007                      88  a   90

Agosto 22 de 2007                      91  a   93

Agosto 23 de 2007                      94  a   96

Agosto 24 de 2007                      97  a   99

ARTÍCULO 4. Forma y sitios de presentación de la informació n. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de firma digital respaldada en certificado digital emitido por la DIAN, siempre y cuando el informante esté igualmente obligado a declarar o cumplir algún otro deber legal ante la DIAN en forma virtual, en caso contrario deben hacerlo de manera presencial en los puntos habilitados por la DIAN, llevando la información en unidades extraíbles USB.

Para quienes deban realizar la presentación de la información en forma presencial en los puntos habilitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la presentación podrá hacerse directamente por el obligado o por interpuesta persona, caso en el cual, se requiere comunicación suscrita por el Representante Legal o interesado, donde se identifique al autorizado a entregar la información. En estos casos, la DIAN entregará como constancia el formato de presentación de información por envío de archivos.

ARTÍCULO 5. Procedimiento previo a la presentación de la información a través de los servicios informáticos electrónicos. Los responsables de presentar la información en forma virtual haciendo uso del mecanismo de firma digital, deberán cumplir en forma previa el siguiente procedimiento:

a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro Único Tributario del informante incluyendo la responsabilidad Informante de exógena, y su correo electrónico. Las personas jurídicas o demás entidades deben actualizar el Registro Único Tributario incluyendo al representante legal a quien se le asignará el mecanismo de firma con certificado digital.

b) El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario personal, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 (2) de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad 22, obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros.

c) Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital de la DIAN, mínimo con tres días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN.

Parágrafo 1. La DIAN emitirá el mecanismo de firma con certificado digital a la persona natural que a nombre propio o en representación del contribuyente, responsable, agente retenedor, o declarante, deba cumplir con la obligación de presentar información de manera virtual. Para tal efecto deberá darse cumplimiento al procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 .

Parágrafo 2. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse personalmente o a través de apoderado debidamente facultado o por interpuesta persona con autorización autenticada, presentada ante las respectivas Administraciones de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las personas jurídicas o las demás entidades debe señalarse expresamente la persona a quien se le hará entrega del mecanismo de firma digital.

Parágrafo 3. Los obligados, personas naturales y representantes legales de las personas jurídicas y demás entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución la DIAN, les haya asignado previamente el mecanismo de firma con certificado digital, no requieren la emisión de un nuevo mecanismo.

Parágrafo 4. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas.

Parágrafo 5. Las personas naturales o jurídicas que deban cumplir la obligación de presentar la información de manera presencial deben también, de ser necesario, actualizar el Registro Único Tributario con las responsabilidades 22, cumplimiento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, conforme al artículo 2 de la Resolución 1767 (2) de 2006 y la responsabilidad como informante de exógena.

ARTÍCULO 6. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la administración o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si en todo caso no es posible la presentación virtual por el obligado, se seguirá el procedimiento establecido por la DIAN para la presentación presencial.

Parágrafo. El obligado a informar deberá prever con suficiente anticipación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso, los eventuales daños en su sistema y/o equipos informáticos, falta de conexión, el no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital, la pérdida de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación no inferior a tres días hábiles al vencimiento, constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información.

ARTÍCULO 7. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario (3) .

ARTÍCULO 8. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el formato establecido en el anexo No. 50 adjunto, el cual hace parte integral de esta Resolución.

ARTÍCULO 9. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá, D.C., a los 26 OCT. 2006

OSCAR FRANCO CHARRY
Director General