Resolución 220-004850 de 17-09-2012

Superintendencia de Sociedades
Resolución 220-004850
17-09-2012

Por medio de la cual se expide el régimen de autorización de las reformas estatutarias consistentes en la disminución de capital.

El Superintendente de Sociedades

En uso de sus atribuciones legales y

Considerando

Primero. Que el artículo 145 del Código de Comercio, asignó a la Superintendencia de Sociedades la facultad de autorizar la disminución de capital en cualquier sociedad cuando se cumpla alguno de los supuestos previstos en la citada norma.

Segundo. Que el artículo 86 de la Ley 222 de 1.995, en su numeral 7, circunscribió tal facultad para el caso de aquellas disminuciones de capital que impliquen un efectivo reembolso de aportes.

Tercero. Que dicha facultad está dada en relación con cualquier sociedad sometida a su inspección, vigilancia o control, así como en relación con las sucursales de sociedades extranjeras y las empresas unipersonales también sometidas a inspección, vigilancia o control, en razón a la remisión a las normas en general de sociedades que hacen los artículos 497 del código citado para el caso de las sucursales y, 80 de la señalada ley, para las empresas unipersonales.

Cuarto. Que según lo dispuesto en el numeral 7º, del señalado artículo 86, conforme fue modificado por el artículo 151 del Decreto 0019 de 2.012, la Superintendencia de Sociedades podrá conferir la mencionada autorización de manera general, en los términos y condiciones que ella establezca.

Quinto. Que en cualquier caso, es deber de la Superintendencia al impartir su autorización, velar por el interés jurídico tutelado con la exigencia de su aval frente a la operación indicada, cual es la protección de los terceros, particularmente de los acreedores, la que se materializa no solo en función de la subsistencia del patrimonio de la sociedad como prenda general de los acreedores, sino también de la preservación de la empresa como fuente generadora de los recursos necesarios para la integridad de su patrimonio.

Resuelve

Articulo Primero. Toda sociedad, sucursal de sociedad extranjera o empresa unipersonal no sometida a la vigilancia de la Superintendencia Financiera que pretenda llevar a cabo una reforma estatutaria consistente en la disminución de su capital social con efectivo reembolso de aportes, deberá solicitar la autorización previa de esta Superintendencia mediante comunicación escrita, firmada por su Representante Legal o el apoderado debidamente constituido mediante poder que para el efecto se acompañe, comunicación a la que se anexarán los siguientes documentos:

1. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad, empresa unipersonal o sucursal de sociedad extranjera, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio respectivo, con una antigüedad no superior a treinta (30) días en relación con la fecha de radicación.

2. Copia de la(s) escritura(s) pública(s) contentiva(s) de los estatutos vigentes, debidamente inscritas en el registro mercantil, o, del documento constitutivo y sus modificaciones, tratándose de una empresa unipersonal o una sociedad por acciones simplificada, salvo que tales documentos ya obren en los archivos de la Superintendencia.

3. Copia autorizada o autenticada del acta correspondiente a la reunión del máximo órgano social en la que se haya adoptado la decisión de disminuir el  capital,  debidamente  suscrita por quienes hubieren actuado como Presidente y Secretario de la reunión, con la constancia de su aprobación. En el caso de las sucursales de sociedades extranjeras se deberá allegar el documento que acredite que el órgano competente de la matriz adoptó la decisión de disminuir el capital asignado, junto con la respectiva traducción oficial, si es del caso, y con las  autenticaciones a que haya lugar.

Las actas deberán contener clara y detalladamente la información exigida en el artículo 431 del Código de Comercio, en especial la relativa a la forma y antelación de la convocatoria, la lista de asistentes con indicación del número de partes alícuotas que representen y la calidad en que lo hacen, el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco en relación con cada una de las decisiones adoptadas, particularmente la relativa a la disminución. Tratándose de reuniones no presenciales o de otros mecanismos para la toma de decisiones, en el acta se dejará constancia explicita del medio empleado para la comunicación simultánea o sucesiva respecto de cada uno de los socios no asistentes, en el caso de las no presenciales, así como de la fecha de los escritos y los términos de la decisión contenida en cada uno, en el caso de los otros mecanismos.

Adicionalmente, en el acta se deberá expresar la siguiente información complementaria:

3.1 La circunstancia de que el máximo órgano social fue informado adecuadamente sobre la procedencia de los recursos con los cuales se pretende hacer el efectivo reembolso de los aportes.

3.2 La circunstancia de que a la asamblea general de accionistas o a la junta de socios le fue suministrada toda la información relevante acerca de la reducción de capital proyectada, particularmente sobre el efecto que la reducción tendrá  en el desarrollo del objeto social de la compañía y en el futuro cumplimiento de sus obligaciones patrimoniales.

4. Estados financieros básicos a nivel de seis (6) dígitos, acompañados de sus notas, en cuya elaboración se habrán de cumplir las normas contables aplicables, debidamente certificados y dictaminados por el revisor fiscal, si lo hubiere, cuya fecha de corte no puede ser superior a un mes  respecto de la fecha de convocatoria a la reunión del máximo órgano social en la que se hubiere considerado la reforma estatutaria. En el caso de las sucursales de sociedades extranjeras, la fecha de corte se determinará en relación con la fecha de la reunión del órgano competente de la casa matriz que adoptó la decisión.

5. Si entre la fecha de los estados financieros que se hayan utilizado para decidir sobre la disminución de capital y la fecha en que se presente ante la Superintendencia de Sociedades la solicitud respectiva, ha transcurrido un lapso superior a tres meses, se deberán allegar adicionalmente unos estados financieros intermedios, con un corte no mayor a treinta (30) días anteriores a la solicitud, igualmente certificados y dictaminados por el revisor fiscal, si lo hubiere.

6. Copia de las comunicaciones mediante las cuales los acreedores hubieren autorizado la disminución, cuando sea este el supuesto con base en el cual se haya aprobado la disminución del capital

7 Copia de los estudios técnicos elaborados para determinar el valor actualizado de los activos de la sociedad, empresa unipersonal o sucursal solicitante, representados en propiedad, planta y equipo, intangibles, inversiones y otros activos cuando sea del caso o, resumen de los mismos, en los cuales conste, por lo menos, su monto discriminado por unidades o grupos homogéneos, el procedimiento seguido para la realización del avalúo, el método utilizado para la valuación, explicando por qué se considera el más apropiado en cada caso y, el nombre e identificación del avaluador.

8. Un anexo relativo a las valorizaciones de propiedad planta y equipo, intangibles y otros activos que se reflejen en el balance general, en el que se indique en relación con la propiedad, planta y equipo (i) Descripción del bien (por unidades o grupos homogéneos). (ii) Saldo en libros (costo histórico, ajustes por inflación, menos la depreciación, ajustada por inflación). (iii) Valor del avalúo y (iv) La valorización o desvalorización.

Tratándose de inversiones representadas, entre otras, en acciones, cuotas o partes de interés, se especificará en dicho anexo (i) Nombre y NIT de la receptora de la inversión (ii) Número de acciones, cuotas o partes de interés u otros.  (iii) Porcentaje de participación. (iv) Costo ajustado de la inversión. (v) Valor intrínseco o de mercado (vi) Método de valuación utilizado y (vii) Valorización o provisión.

9. Certificación suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere, de la sociedad, empresa unipersonal o sucursal solicitante, en la que se exprese si durante su existencia, el ente económico ha capitalizado la Cuenta Revalorización del Patrimonio y en caso afirmativo, los montos capitalizados, ya que por no corresponder el capital proveniente de dicha cuenta a aportes efectivos realizados por lo socios, el mismo no es susceptible de ser reembolsado, salvo al momento de liquidarse la sociedad.

10. Para las sociedades que tengan pensiones a cargo, copia del cálculo actuarial correspondiente al ejercicio inmediatamente anterior, siempre que éste no haya sido enviado con anterioridad a la Superintendencia de Sociedades, con indicación del porcentaje que se tenga amortizado.

Parágrafo primero. Para efectos de impartir la autorización y tratándose de sociedades sometidas a la vigilancia de otra Entidad de control, la  Superintendencia podrá consultar la opinión de la respectiva Entidad sobre los efectos o incidencia de la operación en relación con la actividad que desarrolle la empresa, para lo cual se le remitirá copia del acta donde conste la aprobación de la disminución y los demás documentos que sean necesarios.

Parágrafo segundo. En el acto administrativo en que se imparta la autorización, se condicionará la solemnización de la reforma o la inscripción en el registro mercantil del acta donde conste la disminución  tratándose de sociedades por acciones simplificadas o de empresas unipersonales, a los siguientes requisitos: (i) que se haya obtenido la aprobación del competente funcionario del trabajo, de conformidad con lo exigido en el inciso final del artículo 145 del Código de Comercio, en aquellos casos en que la sociedad tenga pasivo externo proveniente de prestaciones sociales, debiéndose protocolizar copia del acto en el que conste la misma y (ii) que al momento de llevarse a cabo la solemnización o la inscripción, según el caso, no hayan cambiado las circunstancias con base en las cuales se sustentó el supuesto en que de acuerdo con la citada disposición legal, se hubiere determinado la viabilidad de la disminución.

Parágrafo tercero. Dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de ejecutoria de la providencia por medio de la cual se autorice la disminución del capital, el representante legal deberá allegar a la Superintendencia copia notarial o auténtica de la escritura pública respectiva, con la constancia de su inscripción en el registro mercantil o, tratándose de sociedades por acciones simplificada y empresas unipersonales, el certificado de la Cámara de Comercio del domicilio principal de la compañía en que conste la inscripción del acta contentiva de la disminución, acompañada una u otro, de los siguientes documentos: (i) Copia del acto administrativo a través del cual el funcionario de trabajo haya dado la aprobación, en los casos señalados y (ii) Certificación del revisor fiscal, si lo hubiere o de un contador público independiente en el que conste que al momento de la solemnización o del registro mercantil, no habían variado las circunstancias relativas al referido supuesto.

El término de treinta (30) días podrá prorrogarse por la Superintendencia cuando se acredite la ocurrencia de circunstancias ajenas a la voluntad de la sociedad que hayan impedido la solemnización o el registro dentro del plazo indicado.

Articulo Segundo. Entiéndanse autorizadas de manera general las reformas estatutarias consistentes en la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes que lleven a cabo las sociedades, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales que no se encuentren sometidas a la vigilancia o control de esta Superintendencia, ni a la vigilancia de otra Superintendencia, las que por consiguiente no requerirán de autorización previa para ese efecto, salvo que se hallen incursas en alguno de los supuestos que a continuación se relacionan, en cuyo caso deberán solicitar autorización previa en los términos y condiciones previstos el Artículo Primero de la presente resolución:
 
1. Cuando no obstante el cumplimiento de cualquiera de los presupuestos contemplados en el artículo 145 del Código de Comercio, la situación financiera del respectivo ente registre una o más obligaciones vencidas, cuyo incumplimiento sea superior a 90 días y, que en conjunto representen el 10% o más del pasivo externo.

2. Cuando el valor total de los aportes a reembolsar, representen el 50% o más del total de los activos.

3. Cuando se trate de personas jurídicas respecto de las cuales exista una situación de control, bien como controlante o como subordinada, en relación  con otra u otras personas jurídicas sometidas al control o vigilancia de la Superintendencia de Sociedades o, de otra Superintendencia.

4. Cuando se trate de sociedades con obligaciones a cargo, originadas en emisión de bonos.
 
5. Cuando se trate de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras o empresas unipersonales con pasivo pensional a cargo.

6. Cuando se trate de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras o empresas unipersonales que se encuentren en ejecución de un acuerdo concordatario, de reestructuración o de reorganización.

Articulo Tercero. Las sociedades destinatarias del régimen de autorización general de que trata el artículo segundo, deberán dejar constancia expresa en sus archivos, de los siguientes hechos:

1. De la convocatoria efectuada a la asamblea o junta de socios en la que se hubiere aprobado la disminución, salvo que en la respectiva reunión hubiere estado debidamente representada la totalidad de las acciones suscritas y en circulación o de las cuotas sociales o partes de interés en que se divida el capital de la sociedad, según el tipo de sociedad de que se trate.

2. De la inclusión en el libro de actas debidamente registrado en la Cámara de Comercio, del acta de la reunión del máximo órgano social en la que se hubiere aprobado la disminución del capital y la cual deberá contener la información señalada en el Numeral 3 del artículo primero de esta Resolución.

3. De los estados financieros con base en los cuales se hubiere aprobado la operación, debidamente certificados y dictaminados por el revisor fiscal, si lo hubiere y en los mismos términos indicados en el Numeral 4 del artículo primero de esta Resolución.

4. De las comunicaciones mediante las cuales los acreedores hubieren autorizado la disminución, si fuere el caso.

5. De la certificación suscrita por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere, relativa a la capitalización o no durante la existencia del ente económico, de la Cuenta Revalorización del Patrimonio, y en caso afirmativo, de los montos capitalizados.

6. De la escritura pública mediante el cual se hubiere llevado a cabo la disminución del capital, en el caso de sociedades distintas a las sociedades por acciones simplificadas.

7. Del acto administrativo contentivo de la aprobación del competente funcionario de trabajo, en los casos en que de acuerdo con el artículo 145 del Código de Comercio, hubiere lugar a ella.

8. De los documentos que evidencien la efectiva realización del reembolso  de los aportes.

Parágrafo. En cualquier momento, la Superintendencia podrá requerir a estas sociedades todos o algunos de los documentos mencionados, los cuales habrán de suministrarse dentro del término que se establezca.

Articulo Cuarto. La formalización de las reformas estatutarias consistentes en la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes que se lleve a cabo sin la autorización previa de la Superintendencia de Sociedades siendo esta procedente, el no envío de los documentos que den cuenta de la formalización en el término exigido o, el omitir la constancia de los documentos señalados en el artículo precedente, dará lugar a la imposición de multas en los términos del Numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1.995.

Lo anterior sin perjuicio de la obligación de las cámaras de comercio de abstenerse de inscribir las escrituras de reforma sin la autorización de la Superintendencia cuando ella se requiera, el no envío de los documentos que den cuenta de la formalización en el término exigido o, el omitir la constancia de los documentos señalados en el artículo precedente, dará lugar a la imposición de multas en los términos  del Numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1.995.

Lo anterior sin perjuicio de la obligación de las cámaras de comercio de abstenerse de inscribir las escrituras de reforma sin la autorización de la Superintendencia cuando ella se requiera, según el artículo 359 del Código de Comercio o, las reformas de las sociedades por acciones simplificadas que no se ajusten al ordenamiento legal, conforme al control de legalidad que le asigna la Ley 1258 de 2.008

Articulo Quinto. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en su totalidad la Circular Externa No. 004 de 2.002.

Publíquese, Comuníquese y Cúmplase.

LUIS GUILLERMO VÉLEZ CABRERA
Superintendente de Sociedades