Resolución 2868 de 01-07-2011

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Resolución 2868
01-07-2011

Por la cual se establecen los lineamientos para adelantar el proceso de fiscalización y cobro del aporte parafiscal del 3% con destino al ICBF.

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras, en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el literal b) del artículo 28 de la Ley 7ª de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 113 de la Ley 6ª de 1992, y

Considerando:

Que la principal fuente de recursos económicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – Cecilia de la Fuente de Lleras, ICBF, proviene del aporte parafiscal del 3% sobre las nóminas mensuales de salarios pagados por todos los empleadores públicos y privados, conforme a lo ordenado por el artículo 1° de la Ley 89 de 1988.

Que de conformidad con el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, es deber de la Dirección General ejercer las funciones relacionadas con la autonomía administrativa y financiera que le es propia al ICBF en su condición de establecimiento público del orden nacional.

Que de acuerdo con el artículo 113 de la Ley 6ª de 1992, le corresponde al ICBF ade­lantar los procesos de fiscalización y cobro para determinar el correcto y oportuno pago de los aportes a su favor.

Que el Decreto número 2388 de 1979 establece en su artículo 86 que las entidades y empresas deben suministrar al ICBF la información que este requiera para verificar la exac­titud de los aportes, y, de conformidad con el inciso 4° del artículo 15 de la Constitución Política, para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigírseles a todas las personas la presentación de los libros de contabilidad y demás documentos privados en los términos que señale la ley.

Que el artículo 8° de la Ley 828 de 2003, “por la cual se expiden normas para el Control a la Evasión del Sistema de Seguridad Social”, determina que el ICBF, entre otras entidades, puede solicitar la información a los aportantes y señalar un plazo de treinta (30) días para que se entreguen los documentos y la información respectivos.

Que de conformidad con el artículo 93 del Decreto número 2388 de 1979 y el procedi­miento establecido por el Instituto mediante la Resolución número 327 de 1997, es proce­dente reintegrar los mayores valores pagados por concepto de aportes, previa reclamación del aportante.

Que el artículo 4° del Decreto 562 de 1990 establece que los funcionarios autorizados por el ISS, Sena, ICBF, Cajas de Compensación y la Caja de Crédito Agrario, en su caso, podrán verificar en las empresas la afiliación correcta y oportuna de los trabajadores a las respectivas entidades, como también las bases de liquidación y el pago oportuno de los aportes a que se refieren las disposiciones correspondientes y dicho decreto conforme a las normas vigentes.

Que el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 establece, como mecanismo para el control de la evasión de los recursos parafiscales, que para la celebración, renovación o liquidación por un particular, de contratos de cualquier naturaleza con entidades del sector público, se requerirá verificar el cumplimiento por parte del contratista de las obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar.

Que mediante la Resolución número 731 de 5 de marzo de 2008, la Dirección General del ICBF estableció los lineamientos para adelantar el proceso de fiscalización y cobro del aporte parafiscal del 3% a favor del ICBF.

Que teniendo en cuenta que han surgido cambios legales que sustentan los procesos de fiscalización del aporte parafiscal, y que el ICBF fue reestructurado mediante el Decreto 117 de 21 de enero de 2010, se hace necesario realizar algunas modificaciones a los lineamientos para el proceso de fiscalización y cobro con miras a recaudar los recursos financieros con los cuales el Instituto desarrolla su objeto social.

Que en mérito de lo expuesto,

Resuelve:

Capítulo I

Generalidades

Artículo 1°. Lineamientos de fiscalización. Los servidores públicos del ICBF deberán regirse por los lineamientos establecidos en la presente resolución al adelantar los procesos de fiscalización y cobro de los aportes parafiscales del 3%.

Artículo 2°. Ámbito de aplicación. Las disposiciones de la presente resolución se aplican para la verificación del correcto pago o la determinación de las obligaciones con destino al ICBF por concepto de los aportes parafiscales del 3%.

Artículo 3°. Definiciones. Para efectos de la presente resolución, se entiende por:

Empleador o aportante: Toda persona natural o jurídica, pública, privada o de economía mixta, sin límite alguno en cuanto a capital y tamaño, que tenga como mínimo un trabajador.

Trabajador: Es la persona natural que presta su servicio personal a otro, denominado empleador, mediando una subordinación con respecto de aquel, a cambio de una remune­ración denominada salario.

Salario: Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del ser­vicio, cualquiera sea la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones.

Aportes parafiscales: Son los recursos que los empleadores públicos o privados aportan al ICBF equivalentes al 3% del valor de las nóminas mensuales de salarios.

Empleador moroso: Es el empleador, plenamente identificado por el ICBF, que realiza regularmente los aportes, pero que en la actualidad presenta mora en el pago.

Empleador elusor: Es el empleador, plenamente identificado por el ICBF, que realiza el pago de sumas inferiores a la obligación real, es decir, paga menos de lo debido.

Empleador evasor: Es aquel que nunca ha pagado los aportes a pesar de estar obligado a efectuarlos, ya sea conscientemente o por desconocimiento de la ley.

Facilidad de pago: Documento mediante el cual el ICBF otorga a los deudores una facilidad de pagar en un término definido las obligaciones parafiscales adeudadas junto con los intereses.

Promoción del recaudo: Es el conjunto de actividades mediante las cuales el ICBF, a través de diferentes estrategias, garantiza la orientación, información y asistencia técnica a los aportantes para promover el pago adecuado y oportuno del aporte parafiscal del 3% sobre el valor de la nómina mensual de salarios, dando a conocer a los aportantes la obli­gatoriedad del pago de los parafiscales y la inversión de los mismos en la asistencia social de los niños, niñas, jóvenes y familias colombianas que lo requieran.

Fiscalización: Es la facultad de investigación con que cuenta el ICBF para la verificación del pago de los aportes parafiscales del 3% con el fin de asegurar la correcta liquidación y pago por parte de los aportantes.

Revisión documental en Dirección Regional: Acción realizada por el servidor público con funciones de fiscalizador de aportes del ICBF, al empleador, en las oficinas de la Di­rección Regional del ICBF, en la que revisa los documentos que soportan el correcto pago de los aportes parafiscales, de la cual se debe obtener una liquidación.

Visita de fiscalización: Acción realizada por el servidor público con funciones de fiscalizador de aportes del ICBF, al empleador, directamente en el domicilio de este, en la que revisa los documentos que soportan el pago de los aportes parafiscales, de la cual se debe obtener una liquidación.

Servidor público con funciones de fiscalizador de aportes (asesor o promotor de aportes): Es la persona que en nombre del ICBF realiza la visita o revisión de la documen­tación de los empleadores con el fin de verificar el correcto pago o determinar la deuda por aportes parafiscales del 3% con destino al ICBF.

Liquidación: Documento que contiene el valor desagregado de la deuda de aportes, con sus correspondientes intereses, como resultado de la aplicación de los factores salariales, de acuerdo con la clasificación del empleador.

Resolución de determinación de la deuda: Es el acto administrativo motivado mediante el cual se determina la deuda del aportante y se ordena su pago.

Vía gubernativa: Es un mecanismo que garantiza el derecho de defensa en cuanto le permite al interesado impugnar decisiones administrativas mediante los recursos de ley.

Agotamiento de la vía gubernativa: Se entiende agotada la vía gubernativa cuando un acto administrativo queda en firme como consecuencia del vencimiento de los términos establecidos para presentar los recursos establecidos en la ley o cuando no fueron inter­puestos, ya fueron resueltos o el interesado renuncia a ellos.

Cobro persuasivo: Procedimiento mediante el cual, una vez determinada la obligación incumplida, se requiere el pago al deudor por escrito o telefónicamente con el fin de evitar el cobro administrativo coactivo.

Cobro administrativo coactivo: Procedimiento de carácter jurisdiccional mediante el cual las entidades públicas pueden perseguir directamente el pago forzado de las obliga­ciones exigibles a su favor.

Deudor de aportes: Toda persona que adeude una suma de dinero por concepto de contribuciones parafiscales.

Interés moratorio: Es el porcentaje o tasa que se aplica como sanción por el incum­plimiento de las obligaciones de conformidad con la normativa vigente.

Requerimiento telefónico: Consiste en apremiar telefónicamente al aportante con el fin de que solucione su situación de pagos para con la Entidad.

Carta de requerimiento: Documento por medio del cual se invita al presunto deudor a acercarse al ICBF con el fin de aclarar su situación de pagos y, de ser el caso, determinar el valor de la deuda por concepto de aportes parafiscales del 3%.

Capítulo II

Competencias

Artículo 4°. Grupo de recaudo de la Dirección Financiera de la Dirección General.Al Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera le corresponde:

a) Establecer los lineamientos para la aplicación de las políticas que determine la Di­rección General para la promoción, la fiscalización y la administración de la cartera por aportes parafiscales del ICBF y coordinar su aplicación;

b) Hacer seguimiento del recaudo corriente y de cartera de los aportes parafiscales;

c) Brindar asesoría a las Direcciones Regionales en todo lo relacionado con estos procesos.

Artículo 5°. Directores Regionales, Coordinadores Financieros y Coordinador del Grupo de Recaudo de la Dirección Regional Bogotá.Les corresponde coordinar y organizar la gestión en materia de promoción, recaudo, fiscalización, cobro y administración de la cartera del aporte parafiscal del 3% en sus respectivas sedes.

Artículo 6°. Coordinadores Financieros, Coordinador del Grupo de Recaudo de la Dirección Regional Bogotá y quien haga sus veces en las Direcciones Regionales.Les corresponde:

a) Dar aplicación a los lineamientos establecidos en materia de promoción, recaudo, fiscalización, cobro y administración de la cartera del aporte parafiscal del 3% con destino al ICBF;

b) Dar traslado al Grupo Jurídico del expediente, junto con la certificación de pagos, si los hay, y la actualización de los saldos de capital e intereses a la fecha de remisión, para que se inicie el respectivo proceso de cobro coactivo;

c) Enviar a los Coordinadores Jurídicos la Resolución con los soportes correspondientes, para que sea designado el apoderado que representará al ICBF en los procesos de reorgani­zación y de liquidación judicial de que trata el régimen judicial de insolvencia empresarial y acuerdos de reestructuración, certificando el monto de la deuda actualizado a la fecha de entrega del expediente.

Cuando un empleador se acoja a uno de los procesos antes referidos y tenga sucursales o filiales en diferentes ciudades del país, la representación del ICBF en dichos procesos estará a cargo de la Dirección Regional donde aquel tenga su domicilio principal. Para tales efectos, la Dirección Regional cuyo domicilio no sea el principal dará traslado del expediente en original al competente y realizará los registros contables pertinentes;

d) Conjuntamente con el Contador de la Dirección Regional, asegurar la administra­ción de la cartera, su clasificación, registro, control y conciliación de los registros en los Estados Financieros, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución de Lineamientos Financieros expedida por la Dirección Financiera.

Parágrafo. Corresponde al Coordinador del Grupo de Gestión de Recursos, en las Direcciones Regionales en las cuales no esté implementada la jurisdicción coactiva, dar traslado del original del expediente a la Oficina Asesora Jurídica de la Dirección General para que se adelante el proceso de cobro administrativo coactivo.

Artículo 7°. Coordinadores Jurídicos. Corresponde al Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales representar al ICBF, por medio de apoderado, en los procesos de reorganización y de liquidación judicial de que trata el régimen judicial de insolvencia empresarial y proce­sos de reestructuración en los que, de conformidad con la ley, el ICBF deba hacerse parte.

Si la acreencia se encuentra en cobro coactivo, será responsabilidad del funcionario ejecutor remitir el expediente a la autoridad competente con el fin de garantizar la presentación del crédito para su pago. Los apoderados que concurran a estos procesos deberán ser abogados.

Parágrafo. Los Coordinadores Jurídicos deberán presentar trimestralmente al área de Recaudo de las Direcciones Regionales un informe sobre el estado de los procesos a que se refiere este artículo, registrando la última actuación, según formato que para tal efecto establecerá el Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera.

Capítulo III

Procesos de promoción y fiscalización del aporte parafiscal del 3%

Artículo 8°. Proceso de promoción. La Dirección Financiera, en coordinación con las Direcciones Regionales, determinará los componentes y acciones de orientación y aten­ción al aportante y aprobará conjuntamente con la Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención al Ciudadano los documentos o formatos que permitan materializar la aplicación de las normas y la orientación y asistencia que requieran los aportantes.

Artículo 9°. Proceso de fiscalización. Para adelantar este proceso se deberá:

1. Verificar la exactitud de los pagos con los soportes que entregue el aportante, cuando la entidad lo considere necesario.

2. Establecer la ocurrencia de hechos generadores de obligaciones parafiscales no liquidadas y dejadas de pagar por el aportante.

3. Solicitar al aportante la exhibición de los libros, comprobantes y documentos que se requieran con el fin de examinarlos y obtener la información que permita determinar las bases de liquidación del aporte.

Sin perjuicio del cumplimiento oportuno del pago del aporte parafiscal del 3%, es deber de los empleadores atender los requerimientos de información relacionados con las investigaciones que, producto de cruces de información con otras entidades, adelante el ICBF para verificar la exactitud y oportunidad en el pago del aporte.

Parágrafo 1°. Para llevar a cabo la fiscalización, el ICBF debe hacer la detección de presuntos evasores, elusores y morosos mediante cruces de información periódicos con fuentes internas o externas que contengan información que permita establecer la existencia de deudas con el ICBF.

Igualmente, el ICBF debe requerir mediante comunicación escrita a los presuntos eluso­res, evasores y morosos, invitándolos a presentar la documentación que permita verificar la correcta liquidación de los aportes parafiscales y establecer la situación real de sus pagos.

Parágrafo 2°. El Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Grupos Financieros, el Grupo de Recaudo de la Dirección Regional Bogotá y los encargados del recaudo en las Direcciones Regionales, tendrán a su cargo la administración de las bases de datos que contienen la información recibida de otras entidades sobre aportantes, constituyéndose esta en la base de información sobre la que se determinarán las acciones de promoción y fiscalización. Además de lo anterior, deben realizar acciones complementarias que permitan minimizar los niveles de elusión, evasión y morosidad del aporte parafiscal.

Artículo 10. Requerimientos a los aportantes detectados como presuntos deudores de aportes.Mensualmente, las Direcciones Regionales del ICBF, de acuerdo con la verificación mensual de pagos y la depuración de bases de datos realizada en el mes inmediatamente anterior, generarán un requerimiento dirigido al aportante, el cual deberá ir firmado por el Coordinador del Grupo Financiero en las Direcciones Regionales, y en la Dirección Regional Bogotá, por el Coordinador del Grupo de Recaudo.

En este requerimiento se le indicará al aportante que, de conformidad con los cruces de información con fuentes internas y externas, se ha detectado diferencias que tendrán efecto respecto del Ingreso Base de Cotización – IBC (Base Gravable) sobre el cual debió liquidarse el aporte, lo que genera una deuda a su cargo por concepto de aportes parafiscales, y su valor, e indicándole que, en el evento en que no se encuentre de acuerdo con el valor señalado, lo controvierta dentro de los 30 días siguientes1,18allegando las pruebas pertinentes, en la Dirección Regional del ICBF correspondiente a su domicilio.

Igualmente se le advertirá que, en caso de que no responda o lo haga evasivamente, además de las sanciones por no enviar los documentos de soporte, habrá lugar a la realiza­ción de una visita de fiscalización a sus dependencias, con el fin de verificar directamente la información; y que, en caso de que no atienda la visita o no presente los mencionados documentos, el ICBF establecerá el IBC, y con él el valor adeudado, con fundamento en la información que por su parte haya obtenido.

Por último, en este requerimiento se debe indicar además las consecuencias legales de no responderlo y las normas que facultan al Instituto para efectuar la verificación de los aportes.

Artículo 11. Revisión documental en la dirección regional. Si el aportante se presenta con la documentación solicitada, el servidor público con funciones de fiscalizador de aportes deberá revisarla con el fin de verificar la situación del aportante y, de ser el caso, determinar el monto de la deuda.

Artículo 12. Programación de la visita de revisión en el domicilio del aportante. Esta etapa se presenta cuando el aportante no atiende el requerimiento dentro del término seña­lado para acercarse a la Dirección Regional del ICBF con la documentación solicitada o de acuerdo con el criterio técnico del responsable de recaudo, en el que se tendrá en cuenta los siguientes parámetros:

– Valor de la deuda presunta reportada en la base de datos.

– Número de empleados reportados en la Planilla – PILA.

– Tamaño del aportante en cuanto a activos y patrimonio registrados en el certificado de Cámara y Comercio (Consultar página: Registro Único Empresarial – RUE).

– Valor de los aportes registrados en el aplicativo de recaudo.

Los Coordinadores Financieros o Administrativos y Financieros y los responsables del área de Recaudo de cada Dirección Regional programarán las visitas a estos empleadores priorizándolas de conformidad con los parámetros establecidos por la Dirección Financiera- Grupo Recaudo, previa verificación del domicilio del empleador.

Para el efecto, se elaborarán las cartas de presentación de cada servidor público con funciones de fiscalizador de aportes, en las cuales se indicará el nombre e identificación de quien haya sido designado para atender la visita, la finalidad de la verificación de los apor­tes, la documentación requerida, la normativa que faculta al ICBF para realizar el proceso de fiscalización y las advertencias de ley en el caso de no atender la visita del funcionario.

El servidor público con funciones de fiscalizador de aportes deberá establecer contacto con el aportante con el fin de concertar la fecha y hora en la que se desarrollará la visita de verificación documental.

El ICBF, en la carta de requerimiento, deberá solicitar que la visita de verificación de aportes sea atendida directamente por el Representante Legal o por la persona que este autorice por escrito para presentar la documentación, absolver dudas y firmar el Acta re­sultante de la verificación.

Parágrafo. De conformidad con los artículos 28, 34 y 35 del Código Contencioso Admi­nistrativo, en los casos en que el empleador no atienda la visita de revisión o no suministre la información requerida, se le enviará comunicación dentro de los dos (2) días siguientes al cumplimiento del plazo que se le otorgó para presentar la documentación solicitada, con el fin de que informe el motivo por el cual no atendió la visita o no suministró la información, e informe la fecha en la que lo hará; si el empleador no contesta vencido este término, se continuará con el trámite de fiscalización y se procederá a liquidar con los valores detectados como consecuencia de los cruces de información.

Artículo 13. Documentos requeridos para efectuar la verificación de los aportes.El servidor público con funciones de fiscalizador deberá solicitar los siguientes soportes con el fin de verificar que el pago de los aportes parafiscales del 3% se ajuste a la ley o, en su defecto, pueda determinar el monto de la deuda:

1. Certificado de existencia y representación legal actualizado y expedido por la auto­ridad o instancia competente. En el caso de las personas naturales, copia de la cédula de ciudadanía o extranjería.

2. Registro Único Tributario – RUT y fotocopia de la cédula de ciudadanía del repre­sentante legal de la empresa.

3. Balance General y Estado de Resultados con auxiliares a 6 dígitos, con corte a 31 de diciembre de las vigencias fiscales por verificar, firmados por el Revisor Fiscal y Contador Público.

4. Copia de las Declaraciones de Renta de las vigencias por verificar, con los respectivos anexos de las deducciones solicitadas.

5. Planillas mensuales de autoliquidación de aportes a la seguridad social – PILA.

6. Copias de las nóminas.

7. Recibos de consignación de aportes parafiscales o comprobantes de pago electrónico.

8. Certificación del Contador o Revisor Fiscal sobre las vacaciones pagadas al 100% por los empleados por cada vigencia y fotocopia de la Tarjeta Profesional con certificación de antecedentes disciplinarios de quien expide dicha certificación.

9. Copia de los contratos de trabajo, pactos o convenciones colectivas, según sea el caso.

Respecto de las entidades del sector público, no es procedente solicitar los documentos citados en el numeral 1 y será optativo el requerimiento de los documentos del numeral 3, pero se les debe solicitar, adicionalmente a los anteriores documentos, los siguientes:

1. Resolución de nombramiento y acta de posesión del representante legal.

2. Ejecución presupuestal de gastos de cada vigencia fiscal, al nivel más detallado de ejecución.

3. Otros documentos que permitan inferir que existen pagos salariales.

Artículo 14. Documentos producto de la visita. El servidor público con funciones de fiscalizador debe proceder a revisar la documentación y diligenciar los siguientes docu­mentos, los cuales serán el soporte de la Resolución de Determinación de la Deuda y harán parte integral de la misma:

1. Acta de verificación. Se entrega al aportante al finalizar la visita de fiscalización y debe contener: la descripción del procedimiento y de los hallazgos, la relación de los soportes y documentos aportados, las vigencias y el valor liquidado por cada una de ellas, el total del capital adeudado y de los intereses de mora calculados a la fecha de la visita, la información al aportante de que estos se seguirán causando diariamente de conformidad con lo establecido en la ley, y las acciones por seguir de acuerdo con los resultados obtenidos. Igualmente, se le informará el nombre de los bancos, los números de las cuentas de recaudo para que proceda a efectuar el pago, y el plazo para hacerlo.

En caso de que el aportante o la persona que atendió la visita no firme el acta, se dejará constancia en la misma y se remitirá por correo al aportante, conjuntamente con la Liqui­dación del Aporte debidamente suscrita.

2. Liquidación de la deuda a favor del ICBF. Liquidación de la deuda de aportes y de intereses. El servidor público con funciones de fiscalizador, una vez verificados los documentos de soporte y de ser procedente, elaborará la liquidación de aportes aplicando los intereses moratorios a que haya lugar, para lo cual debe hacer uso de la herramienta para el cálculo de intereses establecida por el Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera de la Dirección General.

Parágrafo 1°. En aquellos eventos en que el empleador no suministre la información requerida o no atienda la visita de verificación correspondiente, se procederá a realizar el Acta de Verificación y la Liquidación de Aportes con los documentos o información en la que aparezca determinada la deuda por concepto de aportes parafiscales, previa la actuación dispuesta en el parágrafo del artículo 12 de la presente resolución.

Para tal efecto, en el Acta de Verificación se deberá detallar con claridad las actuacio­nes adelantadas, el origen de la información, el procedimiento para la determinación de la deuda, los periodos a que corresponde, el valor del capital y los intereses liquidados a la fecha de la verificación.

Parágrafo 2°. La liquidación del aporte parafiscal del 3% debe contener desagregados el capital y los intereses de mora calculados a la fecha de la liquidación.

Parágrafo 3°. En los casos en los cuales la verificación de los aportes corresponda a información compartida en el marco del convenio suscrito con el Sena o con otra entidad, para el suministro de información que permita determinar el pago de aportes parafiscales, el servidor público con funciones de fiscalizador deberá diligenciar los formatos que para tal efecto hayan sido adoptados por el ICBF y efectuar la liquidación correspondiente al aporte adeudado.

Artículo 15. Refrendación de la liquidación. El Coordinador del Grupo Financiero en las Direcciones Regionales, y el Coordinador del Grupo de Recaudo, en la Dirección Regional Bogotá, deberá, en un término no mayor a dos (2) días hábiles posteriores a la verificación o a la visita, refrendar la liquidación con su firma.

Artículo 16. Envío al empleador de la liquidación de aportes. Una vez firmada la liquidación de que trata el artículo anterior, se procederá a enviar copia al empleador con  una comunicación remisoria, para que en un plazo no superior a diez (10) días contados a partir del envío de la misma se acerque a la Dirección Regional para hacer entrega de los soportes del pago o presente la solicitud de facilidades de pago de la deuda; en su defecto, se iniciará el proceso de notificación de la Resolución de Determinación de Deuda.

En esta comunicación se deberá indicar el valor por pagar por capital e intereses a la fecha de la visita o revisión e informar al aportante que los intereses de mora se seguirán causando diariamente de conformidad con lo establecido en la ley hasta el momento del pago total de la obligación. Además, se le recordará que dispone de diez (10) días para el pago de la deuda contados a partir de la entrega del Acta de Visita, y se señalarán los nombres de los bancos y los números de las cuentas habilitadas por el ICBF, para que efectúe el pago.

Igualmente se le informará que en caso de no estar de acuerdo con la obligación contenida en la liquidación, una vez le sea notificada la Resolución de Determinación de Deuda podrá interponer el Recurso de Reposición, en los términos señalados por el Código Contencioso Administrativo.

Parágrafo. Cuando la liquidación sea producto de la información suministrada en el marco de un convenio suscrito con el Sena o con otra entidad, se le indicará adicionalmente al aportante que dispone de diez (10) días contados a partir del envío de la liquidación para realizar el pago de la obligación y entregar los soportes del pago en la Dirección Regional.

Capítulo IV

Agotamiento de la vía gubernativa y constitución de la cartera de aportes parafiscales

Artículo 17. Resolución de determinación de la deuda. Si el empleador no efectúa el pago de la obligación en el término establecido, el servidor público responsable del área de Recaudo deberá proyectar la Resolución de Determinación de la Deuda, para que sea suscrita por el Director Regional en un lapso no mayor a cinco (5) días.

La Resolución de Determinación de Deuda deberá estar motivada en forma detallada, con las actuaciones realizadas, los hallazgos obtenidos, la valoración que de los mismos se ha realizado, las pruebas en que se soporta la decisión administrativa, el valor y los pe­riodos liquidados de capital e intereses a una fecha de corte determinada y la advertencia de la causación de los intereses diarios hasta la fecha del pago total de la obligación, de conformidad con la normativa vigente.

Artículo 18. Notificación de la resolución.Dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición de la resolución, el servidor público responsable del área de Recaudo de las Direcciones Regionales, citará al deudor por escrito enviado mediante correo certificado, para que dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la citación comparezca a no­tificarse personalmente o por apoderado; si no comparece en este término, se fijará edicto en lugar público por el término de diez (10) días, de conformidad con lo establecido en el Código Contencioso Administrativo.

Artículo 19. Recursos. En materia de aportes parafiscales, el aportante podrá hacer únicamente Recurso de Reposición contra la Resolución de Determinación de la Deuda, toda vez que la Dirección General delegó esta facultad en los Directores Regionales. Si el aportante hace uso de este recurso, la Dirección Regional deberá resolverlo en los términos establecidos en el Código Contencioso Administrativo.

Artículo 20. Agotamiento de la vía gubernativa.Vencido el término para presentar el recurso sin que haya sido interpuesto, o cuando haya sido resuelto, o si el aportante renuncia a términos, la resolución quedará en firme y se habrá agotado la vía gubernativa; por lo tanto, se dejará constancia de la ejecutoria del acto y se procederá a iniciar de manera inmediata el cobro persuasivo, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Cartera.

En todo caso, el término máximo que puede transcurrir entre la visita de fiscalización y el agotamiento de la vía gubernativa, cuando no se interponga recurso, debe ser de cuarenta y cinco (45) días calendario. De interponerse el recurso, se adicionará el plazo anterior en dos (2) meses, en virtud del término legal para resolverlo, el cual únicamente se interrumpe mientras dura la práctica de pruebas, si es del caso.

Artículo 21. Formación de expedientes.De conformidad con el artículo 29 del Código Contencioso Administrativo, se formará un solo expediente con todos los documentos que sirvieron de fundamento para determinar el pago correcto del aporte parafiscal o la deuda con destino al ICBF y en general con el proceso de fiscalización. Por lo tanto, para efectos del control adecuado de los expedientes, se señalan a título informativo los siguientes:

– Requerimiento mediante el cual se solicita la documentación al aportante, para efectuar la revisión por parte del ICBF.

– Para las personas jurídicas, el Certificado de Existencia y Representación Legal ac­tualizado y expedido por la autoridad o instancia competente, el Número de Identificación Tributaria – NIT y fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la empresa.

– Para las personas naturales, fotocopia del documento de identificación y del Registro Único Tributario – RUT.

– Carta por medio de la cual el ICBF presenta al servidor público con funciones de fiscalizador que realizará la verificación de la información del aportante.

– En el caso de requerirse poder o autorización del Representante Legal para el sumi­nistro de información y la firma del acta de verificación.

– Balance General y Estado de resultados con auxiliares a 6 dígitos, con corte a 31 de diciembre de las vigencias fiscales revisadas, firmados por el Revisor Fiscal (si lo hay) y el Contador Público.

– Soportes del pago de nóminas.

– Copia de las declaraciones de renta de las vigencias por verificar.

– Planillas mensuales de autoliquidación de aportes a la seguridad social en salud, PILA.

– Recibos de consignación de aportes parafiscales o comprobantes de pago electrónico.

(1 Artículo 8° de la Ley 828 de 2003.)

– Certificación del Contador o Revisor Fiscal del aportante sobre las vacaciones pagadas y disfrutadas por los empleados, junto con la fotocopia de la Tarjeta Profesional y certifi­cación de antecedentes disciplinarios de quien expide la certificación.

– Copia de los contratos, convenios o pactos colectivos de trabajo.

– Estados de pago del SIREC.

– Hoja de Trabajo del servidor público con funciones de fiscalizador de aportes.

– Acta de verificación de aportes y oficio de envío, si es del caso.

– Liquidación de Aportes, realizada en la visita de fiscalización.

– Oficio de Notificación de la Liquidación.

– Oficio de Citación a Notificación Personal de la Resolución de determinación de la deuda con la constancia de recibido por correo o personalmente.

– Original de la resolución de determinación de la deuda.

– Constancia o Acta de Notificación Personal.

– Original del edicto con las constancias de fijación y desfijación debidamente firmadas por el Coordinador Financiero o de Recaudo.

– Original del Recurso de Reposición presentado por el empleador junto con las pruebas aportadas.

– Original del auto de pruebas, en el evento en que estas sean decretadas.

– Oficio de citación a Notificación Personal de la Resolución que resuelve el Recurso, con la constancia de recibido por correo o personalmente.

– Acta de Notificación Personal de la Resolución que resuelve el recurso.

– Original del Edicto de la Resolución que resuelve el Recurso, con las constancias de fijación y desfijación debidamente firmadas por el Coordinador Financiero o de Recaudo.

– Constancia de Ejecutoria debidamente firmada por el Coordinador Financiero o de Recaudo.

– Recibo de consignación junto con la correspondiente certificación del grupo de Te­sorería en el que conste que los dineros fueron efectivamente recibidos por el ICBF, en los casos de pago total de la deuda o abonos.

– Constancia de realización de cobro persuasivo vía telefónica o e-mail.

– Oficio de cobro persuasivo con su constancia de recibido personalmente o por correo.

– Copia de la solicitud de acuerdo de pago con los documentos anexos.

– Oficio de remisión de las garantías al Grupo Jurídico para que conceptúe sobre la viabilidad de aceptación de las garantías.

– Oficio de la Coordinación del Grupo Jurídico en la que se acepta, o no, las garantías.

– Oficio por medio del cual se comunica la aceptación o rechazo de las garantías.

– Original y copia del acuerdo de pago con los documentos contentivos de las garantías presentadas y aceptadas.

– Certificación de actualización de la obligación a fecha determinada, para remisión a jurisdicción coactiva.

– Oficio de remisión del proceso a Jurisdicción Coactiva.

Capítulo V

Control y transparencia del proceso de fiscalización y cobro

Artículo 22. Controles administrativos.El Grupo de Recaudo de la Dirección Finan­ciera establecerá los controles y los puntos de verificación mínimos de la información que garantice la correcta aplicación de esta Resolución, así como también de la veracidad de la información sobre los aportantes y los demás procedimientos internos adecuados para el recaudo del aporte del 3%; no obstante, y en razón de lo establecido en la Ley 87 de 1993, se deberán implementar los controles internos que sean necesarios, por parte de quienes intervengan en este proceso.

Parágrafo 1°. Los formatos que establezca el Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera, tales como Acta de verificación, Formato de Liquidación, Resolución de Determinación de la deuda, Acuerdo para obtener facilidad de pago y demás documentos que sean necesarios para el desarrollo de la presente resolución, formarán parte integral de ella.

Parágrafo 2°. Cuando sea necesario efectuar correcciones de las liquidaciones de apor­tes por errores en la verificación, deberán ser autorizadas por el Comité de Seguimiento al Proceso de Fiscalización, Cobro y Administración de Cartera del Aporte Parafiscal del 3% con destino al ICBF del nivel Regional, siempre que esta no esté contenida en resolución de determinación de deuda notificada.

Artículo 23. Indicadores de gestión. El Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera implementará los indicadores de gestión, con el fin de evaluar periódica y conjuntamente con las Direcciones Regionales la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso.

Artículo 24. Responsabilidad. En todo caso, para dar cumplimiento a lo previsto en esta Resolución, el seguimiento, control y evaluación serán responsabilidad de los Directores Regionales.

Artículo 25. Control de los procesos de contratación del ICBF.En los procesos de contratación que realice el ICBF, en los pliegos y términos de referencia será obligatorio que se exija al proponente que documente el pago de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. En todo caso, el Instituto podrá verificar internamente lo que a él le corresponde, si lo considera pertinente.

Así mismo, los supervisores de los contratos, para expedir la certificación de pago al contratista, deberán verificar que el mismo se encuentre efectuando sus aportes parafiscales en forma oportuna.

El funcionario que no deje constancia de la verificación del cumplimiento de este re­quisito incurrirá en causal de mala conducta.

Artículo 26. Reglamentación del proceso de fiscalización y cobro.El Instituto Colom­biano de Bienestar Familiar podrá organizar y regular el proceso de recaudo del aporte parafiscal en cualquiera de sus etapas, mediante manuales, circulares, procedimientos, instructivos o cualquier instrumento que considere pertinente, e impartir las instrucciones internas necesarias para su trámite.

Artículo 27. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su expedición y promul­gación en el Diario Oficial y deroga todas las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución número 731 de 5 de marzo de 2008 y la 1530 del 2 de mayo de 2011.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a los 01-07-2011.

La Directora General,
Elvira Forero Hernández.