Resolución 3878 de 28-06-1998

DIAN
Resolución 3878
28-06-1998

Controles Técnicos y Fiscales sobre la Facturación

El Director de Impuestos y Aduanas Nacionales

en uso de sus facultades legales y, en especial de las consagradas en el Artículo 684-2 del *Estatuto Tributario y el literal c) del artículo 13 del Decreto 2117 de 1992.

Considerando:

Que el Director de impuestos y Aduanas Nacionales puede Implantar sistemas técnicos razonables para el control de la actividad productora de renta.

Que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos y los elaboren.

Que las facturas de venta, los tiquetes y comprobantes expedidos por máquinas registradoras constituyen documentos que soportan los hechos económicos de los contribuyentes.

Que conforme al artículo 617 del *Estatuto Tributario cuando se utilice el sistema de facturación por computador se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.

Que se hace necesario establecer un sistema técnico de control que permita determinar los ingresos, costos y gastos de los contribuyentes en relación con su actividad productora de renta y la determinación de sus obligaciones tributarias, tomando como base las operaciones realizadas en un periodo determinado.

Resuelve:

Artículo 1. Sistema técnico de control de la actividad productora de renta. Adóptase el siguiente sistema técnico de control de la actividad productora de renta:

1. (Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 5709 de 1996 ). Con el fin de controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los obligados a facturar, se deberá solicitar autorización de la numeración ante la administración de impuestos y aduanas nacionales respectiva. Para ejercer dicho control, también se tendrán en cuenta los comprobantes que resuman las operaciones diarias generados por la utilización de máquinas registradoras que cumplan los requisitos técnicos señalados en la presente resolución.

2. La numeración será incluida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en el registro que la entidad lleve para cada contribuyente y se incorporará a un sistema nacional informático, permitiendo su verificación en todo el país por las administraciones, como base para los programas de fiscalización que se deben adelantar en desarrollo del plan de choque contra la evasión.

3. La Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá solicitar a los obligados a facturar información sobre la numeración utilizada y el valor de los ingresos imputables a la misma, así como de los comprobantes de las máquinas registradoras con el objeto de controlar los ingresos, costos y gastos de la actividad productora de renta, para la correcta tasación del tributo.

El desarrollo del sistema técnico adoptado mediante la presente resolución comprende las etapas que se describen en los siguientes artículos.

Artículo 2. Autorización de la numeración de las facturas. Las personas o entidades obligadas a expedir factura deberán solicitar autorización de la numeración ante la división de recaudación o la dependencia que haga sus veces de la administración de impuestos y aduanas nacionales correspondiente a su residencia o domicilio fiscal, cuando se expidan por medio de talonarios o por computador. Para este efecto, los interesados o sus apoderados deberán presentar la solicitud por intervalos de numeración consecutiva ante la administración respectiva, ya sea personalmente o por correo certificado.

Quienes utilicen el sistema de facturación por computador deben solicitar la autorización del software, salvo que se utilice papel de facturación con la preimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617 del *Estatuto Tributario.

Si resultare insuficiente la facturación, el interesado deberá solicitar autorización de nueva numeración.

Artículo 3. Casos en los que no se requiere autorización de la numeración. No será necesaria la autorización de la numeración en la expedición de documentos equivalentes a la factura, en las facturas expedidas por entidades de derecho público incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde el Estado posea más del cincuenta por ciento (50%) de capital, así como las que expidan las entidades que presten servicios públicos domiciliarios, las cámaras de comercio, las notarías y en general los no contribuyentes del impuesto sobre la renta señalado en el *Estatuto Tributario.

(Inciso adicionado por el artículo 3 de la Resolución 5709 de 1996 ). Tampoco requerirán autorización de la numeración los no obligados a facturar cuando opten por expedirla.

Artículo 4. Trámite de la solicitud. La solicitud de autorización deberá resolverse por la administración que corresponda a la jurisdicción del domicilio principal o residencia del contribuyente dentro de los quince (15) días siguientes, contados a partir de la fecha de recibo en debida forma por la administración, para lo cual se dejará constancia expresa de la fecha de su recibo. Una vez vencido el término antes señalado sin que la administración se haya pronunciado se entenderá autorizada la numeración solicitada.

La administración expedirá una resolución en donde se indique la numeración autorizada, la cual tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la fecha de notificación.

Si transcurridos los dos (2) años de la vigencia de la resolución no se hubiere agotado la numeración autorizada, la nueva resolución reconocerá dicha circunstancia, habilitando la numeración anterior.

Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud de autorización procede únicamente el recurso de reposición, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación y será resuelto dentro del mes siguiente por la división jurídica de la administración o la oficina que haga sus veces.

(Inciso 5 derogado por el artículo 7 de la Resolución 5709 de 1996).

El solicitante entregará al litógrafo o tipógrafo copia de la resolución de autorización, o una constancia escrita del vencimiento de los quince (15) días, bajo la gravedad del juramento, el cual se entenderá prestado con la firma del contribuyente. El tipógrafo o litógrafo conservará a disposición de la DIAN copia de la resolución o la constancia según el caso.

Artículo 5. Numeración de las facturas. (Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 5709 de 1996 ). Las facturas que se expidan deberán contener numeración consecutiva.

Cuando el obligado a solicitar autorización requiera diferenciar los ingresos provenientes de las ventas o prestación de servicios según la modalidad de pago, por establecimientos de comercio, por ciudad u otra forma, podrá utilizar numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, sin que excedan de cuatro (4) letras o números.

Cuando un obligado a facturar opte por utilizar prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos para diferenciar sus operaciones, deberá tener un registro a disposición de la DIAN en su domicilio social, las personas naturales en el asiento principal de sus negocios o donde ejerzan habitualmente su profesión u oficio en el cual figure la forma de distribución de la facturación.

Si en una transacción se utiliza más de una hoja de factura de papel, su contabilización se hará indicando el número de la hoja inicial y el número de la final, dentro de una misma secuencia numérica.

En las facturas expedidas deberá indicarse el número y la fecha de la resolución de autorización o señalar que la administración no se pronunció en el término señalado en el artículo 4 de la
Resolución 3878 de 1996, cuando sea el caso y el número de intervalos de numeración consecutiva autorizada correspondiente al prefijo.

Artículo 6. Numeración sobrante. La numeración autorizada que no se utilice entre otros casos, por pérdida de facturación, cese de actividades, liquidación de la sociedad, deberá ser reportada a la administración correspondiente para fines de control.

Artículo 7. Tipos de máquinas registradoras. Los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas podrán utilizar alguno de los siguientes desarrollos tecnológicos en las máquinas registradoras:

1. El denominado punto de venta (POS)

2. Por artículo con departamentos (PLU)

3. Por departamentos.

1. Máquina registradora con sistema POS. El sistema POS es el conjunto de hardware y software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias, o subfamilias.

2. Máquina registradora por artículo con departamentos (PLU). Es la máquina que permite acumular las ventas por bienes o servicios y por la tarifa que corresponda.

3. Máquina registradora por departamentos. Es la máquina que acumula bienes o servicios prestados por grupos según la tarifa del IVA que corresponda.

Parágrafo. (Parágrafo adicionado por el artículo 5 de la Resolución 5709 de 1996 ). En las máquinas registradoras se podrá utilizar numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos.

Artículo 8. Controles a las ventas a través de máquinas registradoras pos y factura por computador.

1. Control técnico. Las personas o entidades que utilicen para el registro de sus ventas máquinas registradoras POS o facturación por computador, deberán identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas asociadas a cada bien o servicio.

La agrupación de los bienes o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servidor de la red de puntos de venta o en la terminal de venta, según el caso.

El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna o alias, a partir del cual el artículo se encuentre definido para el sistema informático.

2. Control fiscal. Las personas que utilicen para el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, sistema POS o factura por computador, deberán imprimir al final del día, el “comprobante informe diario”, por cada servidor. El comprobante deberá contener la siguiente información:

a) Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio;

b) Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura;

c) Fecha del comprobante;

d) Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada máquina o computador;

e) Discriminación de las ventas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de estas últimas, el valor de las ventas por cada tarifa de IVA. En caso de descuentos éstos deberán aparecer discriminados por departamentos;

f) Discriminación por máquina, computador o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes o servicios prestados por cada una de ellas;

g) Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:

– Efectivo
– Cheques
– Tarjetas débito y crédito
– Ventas a crédito
– Bonos
– Vales
– Otros, y

h) Valor total de lo registrado.

El comprobante informe diario deberá elaborarse en original y copia debiendo el primero formar parte integral de la contabilidad y el segundo conservarse en el establecimiento de comercio para ser exhibido cuando la administración tributaria y aduanera lo exija.

Quienes utilicen máquinas registradoras con sistemas POS o facturación por computador, deberán tener una cinta testigo magnética, la cual estará a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuando ésta lo solicite.

Artículo 9. Controles a las ventas a través de máquinas registradoras por departamentos y por artículo con departamento asociado (PLU).

1. Control técnico. Las personas o entidades que utilicen estos sistemas deberán identificar en una lista genérica los artículos para la venta o prestación de servicios, indicando el departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas asociada al departamento.

Dicha lista deberá conservarse en cada establecimiento de comercio a disposición de la DIAN.

En todos los casos en el artículo exhibido al público deberá identificarse el departamento al cual corresponde.

Quienes utilicen para sus ventas o prestación de servicios estos sistemas, deberán imprimir al final del día el comprobante “Z” que arroje cada una de las máquinas, el cual deberá contener la siguiente información:

a. Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio;

b. Número de identificación de la máquina registradora;

c. Fecha del comprobante;

d. Discriminación de las ventas del día por departamento;

e. Registro del número inicial y final de las transacciones del día, y

f. Valor total de lo registrado.

2. Control fiscal. Quienes utilicen las máquinas registradoras por departamento y por artículo con departamento (PLU), deberán elaborar un comprobante resumen denominado “informe fiscal de ventas diarias”, por cada establecimiento de comercio, el cual reunirá la siguiente información:

a) Identificación del establecimiento de comercio y fecha del comprobante;

b) Número de identificación de cada máquina registradora del establecimiento, el cual debe corresponder al mismo señalado en el comprobante Z;

c) Discriminación de las ventas de bienes o prestación de servicios por departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas y gravadas, señalando para estas últimas la tarifa de IVA correspondiente, y

d) Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:

– Efectivo
– Cheques
– Tarjetas débito y crédito
– Ventas a crédito
– Bonos
– Vales
– Otros.

Al informe fiscal de ventas diarias, deberá anexarse el comprobante Z de cada una de las máquinas registradoras utilizadas en el establecimiento de comercio.

El informe fiscal de ventas diarias deberá elaborarse en original y copia debiendo el primero formar parte integral de la contabilidad y el segundo conservarse en el establecimiento de comercio para ser exhibido cuando la administración tributaria y aduanera lo exija.

Artículo 10. Sanción aplicable al incumplimiento de los sistemas técnicos de control. La no adopción o el incumplimiento del sistema técnico de control establecido en la presente resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción de que trata el artículo 684-2 del *Estatuto Tributario.

Articulo 11.vigencia. La presente Resolución rige a partir del primero (1) de octubre de 1996 y los controles aquí establecidos deberán adoptarse dentro de los 3 (tres) meses siguientes, de conformidad con lo establecido en el artículo 684-2 del *Estatuto Tributario.

Publíquese, y Cúmplase,

Dada en Santa Fe de Bogotá D.C., 28 de Junio de 1996

GILBERTO BUITRAGO BAHAMON
Director de Impuestos y Aduanas Nacionales (E)

JUAN CAMILO SERRANO VALENZUELA
Subdirector General (A)