Resolución 5910 de 03-07-2012

Superintendencia de Notariado y Registro
Resolución 5910
03-07-2012

Por la cual se expide la reglamentación del papel de seguridad para las actuaciones notariales y el otorgamiento de las escrituras públicas y se dictan otras disposiciones.

El Superintendente de Notariado y Registro, en ejercicio de las facultades establecidas en los artículos 12 numeral 2 y 13 numeral 29 del Decreto 2163 de 2011, y

Considerando que:

El artículo 20 del Decreto-ley 960 de 1970, estipula que las escrituras públicas se extenderán en papel autorizado por el Estado, y al final de cada instrumento, antes de la firma, se indicarán los números distintivos de las hojas empleadas.

La Ley 39 de 1981 en el artículo 3° dispuso, que el servicio notarial utilizará en sus actuaciones un papel de seguridad cuyas características se determinarán por la Superintendencia de Notariado y Registro, de modo tal que se garantice la correcta conservación de archivos y sin costo alguno para los usuarios.

La Superintendencia de Notariado y Registro, mediante la Instrucción Administrativa número 23 de 2009, fijó las características del papel de seguridad para la extensión de escrituras públicas.

La Unión Colegiada del Notariado Colombiano, está autorizada para la adquisición, impresión y distribución del papel notarial bajo las condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad.

Con Oficio número 35P/12 de febrero 2 de 2012, la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, manifiesta que en desarrollo al proyecto de modernización y seguridad de los servicios notariales, es necesario disponer un nuevo tamaño de papel, es decir, que el utilizado actualmente denominado “tamaño oficio” sea remplazado por “tamaño carta”.

Las razones principales que fundamenta esta petición son: a) Disminución del consumo de papel en aras a contribuir al proceso de preservación ecológica dado que la materia prima es de origen vegetal; b) el tamaño carta respondería a los sistemas universales; c) se hace menos voluminoso el protocolo notarial y su archivo y d) optimizar la transcripción del texto de las escrituras en el formato propuesto.

Con Oficio DF-112-IE003851 de marzo 27 de 2012, el Director Financiero de la Superintendencia de Notariado y Registro, informa con soporte en el análisis de costos y gastos, la tarifa a cobrar para las diligencias notariales con uso exclusivo de papel de seguridad.

Mediante Resolución número 3150 de abril 11 de 2012, se modificaron los artículos 1°, 3° literal a), 4° y 5° de la Resolución número 11439 de 29 de diciembre de 2011 y artículo 1° de la Resolución número 937 del 6 de febrero de 2012.

De igual manera con Resolución número 3550 de abril 23 de 2012, la Superintendencia de Notariado y Registro, autorizó la modificación del cambio del tamaño del papel de seguridad para las actuaciones notariales.

Posteriormente la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, mediante Oficio número 207P/12 de junio 4 de 2012, solicita se produzca acto administrativo para la adición de la Resolución número 3550 de 2012 “por la cual se autoriza la modificación del cambio del tamaño del papel de seguridad para las actuaciones notariales” y la Resolución número 3150 de 2012, por la cual se modifican las tarifas notariales, a fin de suplir la omisión que hace referencia a la aprobación y adopción de las características técnicas en la impresión física del papel de seguridad para diligencias notariales diferentes a aquellas a utilizar en las escrituras públicas.

Por lo expuesto este Despacho;

Resuelve:

Artículo 1°. Autorizar el cambio de “tamaño oficio” a “tamaño carta” del papel de seguridad en las actuaciones notariales y el otorgamiento de escrituras públicas.

Artículo 2°. Adoptar las condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad del papel de seguridad para el otorgamiento de las escrituras públicas, que se relacionan a continuación:

Características físicas del Papel Notarial para uso exclusivo en la escritura pública

Características del Papel

El papel de notarial para uso exclusivo en la escritura pública debe cumplir con las siguientes características:

– Tamaño: Carta reglamentario (21,59cm x 27,94cm) (216mm x 279mm) (8 ½ x 11”)
– Papel: Papel marca de agua de 90 gramos por metro cuadrado (m2), sin blanqueador óptico, reactivo a los compuestos clorados y solventes orgánicos, con microfibrillas fluorescentes multicolor y con marcas de agua de uso exclusivo de la “U.C.N.C.”, en toda el área.
– Impresión Frontal: A una tinta azul Pantone 294U, o similar para márgenes, escudos y textos. Tóner de color negro para el código de barras.
– Impresión Posterior: A una tinta azul Pantone 294U, o similar para márgenes escudos y textos.

Cara Frontal

Márgenes:

1. Margen superior: La distancia entre el borde superior de la hoja y la margen es de 3cm (30mm)
2. Margen izquierda: La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y la margen es de
3cm (30mm)
3. Margen derecha: La distancia entre el borde derecho de la hoja y la margen es de 3cm (30mm)
4. Margen inferior: La distancia entre el borde inferior de la hoja y la margen es de 3cm (30mm)

Logos:

Logo Unión Colegiada del Notariado Colombiano: Está ubicado en la parte superior izquierda de la hoja, justo al lado de la leyenda “República de Colombia”. El tamaño del logo es:
Alto 2,3cm (23mm) y Ancho 2,3cm (23mm).

La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el logo es de 3,1cm (31mm), la distancia entre el borde superior y el escudo es de 0,4cm (4mm).

Escudo de la República de Colombia: Está ubicado en el centro de la hoja, formado por trama de agua. El tamaño de este escudo es: 6,6cm (66mm) de alto y 6,5cm (65mm) de ancho.

La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el logo es de 8cm (8mm), la distancia entre el borde superior de la hoja y el logo es de 11cm (ll0mm),

Código de barras: Su referencia es Código Bidimensional Quick Response, o simplemente código QR, se encuentra ubicado en el borde superior derecho de la hoja.

Numeración: Debajo del código de barras irá la numeración que puede ser una combinación alfanumérica de fácil lectura que corresponda al número consecutivo del papel.

Fecha de impresión: En el margen inferior derecho y seguido del nombre del fabricante o impresor, debe incluirse la fecha de impresión conformada por seis dígitos así: 00-00-00, en su orden para el día, mes y dos últimas cifras del año. Esta impresión va en forma vertical en la parte inferior derecha de la cara frontal.

Caracteres aleatorios: Se imprimirán en la margen inferior derecha unos caracteres alfanuméricos de seguridad que servirán para la individualización del documento y la validación de su autenticidad por parte del usuario.

Cara posterior:

Márgenes:

1. Margen superior: La distancia entre el borde superior de la hoja y la margen es de 3cm
(30mm)
2. Margen izquierda: la distancia entre el borde Izquierdo de la hoja y la margen es de
2cm (20mm)
3. Margen derecha: La distancia entre el borde derecho de la hoja y la margen de 3cm (30mm)
4. Margen inferior: la distancia entre el borde inferior de la hoja y la margen es de 0,9cm (90mm)

Logos:

Escudo de la República de Colombia: Está ubicado en el centro de la hoja, formado por trama de agua. El tamaño de este escudo es: 6,6cm (66mm) de alto y 6,5cm (65mm) de ancho.

La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el logo es de 8cm (8mm), la distancia entre el borde superior de la hoja y el logo es de 11cm (110mm).

Otros

Sistema de seguimiento, trazabilidad y control del documento para determinar destinos, usos, consumos y aprovechamiento del papel de seguridad.

Características generales para la extensión del documento e impresión original en el Papel Notarial que forma el protocolo

Las especificaciones o características del documento para escritura pública hacen referencia a las propiedades y cualidades que deben tenerse a consideración para la redacción y generación de dichos documentos, en este apartado se consideraran aspectos como tipos de fuente, márgenes, tipo de documento entre otros, teniendo en cuenta que el contexto se ajusta a un mínimo de 32 líneas. Estas disposiciones son de gran importancia para mantener la normalización y estandarización de los documentos.

Fuente

La fuente usada para la hoja principal es:

• Fuente: Arial
• Tamaño 12

Justificado del texto

El texto debe estar justificado de forma completa (justificado total – justificado completo). No se permiten renglones en blanco entre los textos de párrafos.

Espaciado de línea

– Hace referencia al espacio entre línea y línea del párrafo, el espaciado de línea ideal 1.5.

Artículo 3°. Adoptar las características físicas del papel de seguridad para uso exclusivo en trámite de diligencias notariales, autenticaciones y reconocimiento de firma, que se relacionan a continuación:

Características físicas del papel de seguridad para uso exclusivo en trámite de diligencias notariales-Autenticaciones y reconocimiento de firmas

Características del Papel

El papel de seguridad para uso exclusivo en el trámite de diligencias notariales debe cumplir con las siguientes características:

Tamaño: Carta reglamentario (216mm x 279mm) / (21,59 cm x 27,94cm) / (8½” x11”)

Papel: Papel marca de agua de 90 gramos por metro cuadrado, sin blanqueador óptico, reactivo a los compuestos clorados y solventes orgánicos, con microfibrillas fluorescentes multicolor y con marcas de agua de uso exclusivo de la UCNC en toda el área.

Impresión Frontal: Policromía a 4 tintas para el escudo de Colombia y los textos.

Tinta fugitiva en los fondos microlineales numismáticos referencia Pantone 616C o equivalente. El código de barras y numeración de la hoja irán en tóner de color negro.

Impresión Posterior: Color negro para los textos. Tinta fugitiva en los fondos microlineales numismáticos referencia Pantone 616C.

Cara Frontal

Márgenes:

Superior: 8mm (0,8cm)
Izquierda: 8mm (0,8cm)
Derecha: 8mm (0,8cm)
Inferior: 8mm (0,8cm)

Logos:

Escudo de Colombia: Está ubicado en la parte superior izquierda de la hoja, justo debajo de los textos en tipo de letra Old English Text MT, (o similar):

“República de Colombia” Tamaño

36

A l2mm del margen superior

(Altura entre 8mm y 10mm)

“Papel de seguridad para diligencias notariales” Tamaño

15

A 26mm del margen superior

(Altura entre 4mm y 6mm)

La distancia de separación entre estos dos textos podrá oscilar entre 4mm y 5mm.

El texto que va en el margen inferior de ambas caras, es en el mismo tipo de letra y el tamaño en altura será entre 4mm y 6mm, centrado del reborde de los 8mm. Todos los textos irán centrados y la tinta color negro.

El tamaño de escudo es:

Alto 26mm (2,6cm)
Ancho 26mm (2,6cm).

La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el escudo es de 95mm (9,5 cm), la distancia entre el borde superior y el escudo es de 30mm (3cm).

Está ubicado en el centro de la hoja, formado por las microlineas numismáticas que pierden el paralelismo para darle forma a este logotipo. El tamaño de este logo es: 95mm (9,5cm) de alto y 85mm (8,5cm) de ancho.

La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el logo es de 65mm (6,5cm), la distancia entre el borde superior de la hoja y el logo es de l03mm (10,3cm).

Código de barras: Su referencia es Código Bidimensional Quick Response, o simplemente código QR, se encuentra ubicado en el borde superior derecho de la hoja.

Numeración: Debajo del Código de barras irá la numeración que puede ser una combinación alfanumérica de fácil lectura que corresponda al número consecutivo del papel,

Fecha de impresión: En el margen inferior derecho y seguido del nombre del fabricante o impresor, debe incluirse la fecha de impresión conformada por seis dígitos así:

00-00-00, en su orden para el día, mes y dos últimas cifras del año. Esta impresión va en forma vertical en la parte inferior derecha de la cara frontal.

Caracteres aleatorios: Se imprimirán en la margen inferior derecha unos caracteres alfanuméricos de seguridad que servirán para la individualización del documento y la validación de su autenticidad por parte del usuario

Cara Posterior:

Márgenes:

Superior: 8mm (0,8cm)
Izquierda: 8mm (0,8cm)
Derecha: 8mm (0,8cm)
Inferior: 8mm (0,8cm)

Logos:

Logo U.C.N.C.: Está ubicado en el centro de la hoja, formado por las microlíneas numismáticas que pierden el paralelismo para darle forma a este logotipo. El tamaño de este logo es 95mm (9,5cm) de alto y 85mm (8,5cm) de ancho.

La distancia entre el borde izquierdo de la hoja y el logo es de 6,5cm (65mm), la distancia entre el borde superior de la hoja y el logo es de l03mm (10,3cm).

Artículo 4°. La Unión Colegiada del Notariado Colombiano dentro del plazo de cuatro (4) meses, deberá adoptar los nuevos formatos, contados a partir de la expedición de la presente resolución.

Parágrafo 1°. La utilización del formato aquí adoptado quedará condicionada hasta el agotamiento de las existencias de papel tamaño oficio de cada notaría.

Parágrafo 2°. El uso del papel notarial de seguridad será exclusivamente para aquellas diligencias notariales que se surtan en las notarías, más no para aquellos documentos que se lleven a las notarías para su autenticación de firmas y/o reconocimiento de contenido y firma.

Parágrafo 3°. La expedición de las copias simples se hará en papel común.

Artículo 5°. Modifíquese el parágrafo del artículo 1° de la Resolución 11439 de 2011, el cual quedará, así:

“Parágrafo. En relación con los literales a), b) y c) del presente artículo, se causará la suma adicional de dos mil ochocientos dos pesos ($2.802) por cada hoja del instrumento público, advirtiendo que en dicha liquidación queda incluido el papel de seguridad notarial que suministrará el notario”.

Artículo 6°. Modifíquese el literal a) del artículo 3° de la Resolución 11439 de 2011, el cual quedará, así:

“Artículo 3°. Certificaciones. Las certificaciones que según la ley corresponde expedir a los Notarios en papel de seguridad notarial causarán los siguientes derechos:

a) Las certificaciones relacionadas con actos o hechos que consten en instrumentos públicos o en documentos protocolizados, dos mil ochocientos dos pesos ($2.802) por cada una;”.

Artículo 7°. Modifíquese el artículo 1° de la Resolución 937 de 2012 que modificó el artículo 4° de la resolución número 11439 de 2011, el cual quedará, así:

“Artículo 4°. Copias. Las copias autenticas que según la ley debe expedir el notario en papel de seguridad notarial, de los instrumentos y demás documentos que reposen en los archivos de la notaría, causarán derechos por cada hoja, por valor de dos mil ochocientos dos pesos ($2.802); este precio incluye el cobro de la fotocopia cuando se expidan por este sistema,

Las copias simples que expidan los notarios en papel de seguridad notarial de los documentos que reposan en los respectivos protocolos, causarán un valor por la impresión de cada página (anverso y reverso) de dos mil doscientos pesos ($2.200). Este valor no podrá cobrarse cuando el documento sea autenticado por solicitud del ciudadano.

Parágrafo. Si dentro del servicio notarial que solicita el usuario requiere la impresión de certificados tomados de las páginas web de las diferentes entidades estatales, tal impresión causará derechos por la suma de dos mil quinientos ochenta pesos ($2.580.)”.

Artículo 8°. Modifíquese el artículo 5° de la Resolución 11439 de 2011, el cual quedará, así:

“Artículo 5°. Testimonio notarial. El testimonio escrito en papel dc seguridad notarial que, respecto de los hechos señalados por la ley, corresponde rendir al notario, en la presentación personal y el reconocimiento de documento privado, en el de la autenticidad de firmas puestas en documentos previa confrontación de su correspondencia con la registrada en la notaría, en el de la identidad de un documento con su copia, en el de la autenticidad de firmas y huellas dactilares puestas en su presencia, en la de autenticidad de fotografías de personas, causará derechos a razón de mil ochocientos noventa y siete pesos ($1.897) por cada firma o por cada página, según el caso”.

Artículo 9°. Las tarifas notariales establecidas en las resoluciones números 11439 de 2011 y 937 de 2012, se seguirán aplicando hasta tanto no se expida por la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, el papel de seguridad para el otorgamiento de las escrituras públicas y para las diligencias notariales.

Parágrafo. La Superintendencia Delegada para el Notariado velará por la estricta aplicación del cobro de las tarifas notariales.

Artículo 10. La Unión Colegiada del Notariado Colombiano deberá paulatinamente incorporar en el papel de seguridad el mecanismo idóneo que identifique el tipo de negocio jurídico.

Artículo 11. Publíquese la presente resolución en la página www.supernotariado.gov.co y en el Diario Oficial.

Artículo 12. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las Resoluciones número 3150 de abril 11 de 2012, 3550 de abril 23 de 2012, 3859 de mayo 2 de 2012 y la Instrucción Administrativa número 23 de 2009.

Publíquese y Cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a los 03-07-2012.

El Superintendente de Notariado y Registro,
Jorge Enrique Vélez García.