Resolución 80 de 05-01-2000

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  • Publicado: 5 enero, 2000

DIAN
Resolución 80
05-01-2000

Por la cual se unifican los criterios para la expedición, publicación y archivo de los actos administrativos de carácter general de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

La Directora General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

En uso de las facultades legales y, en especial las contenidas en el literal cc) del artículo 19 del Decreto 1071 de 1999, y

Considerando:

Que es necesario unificar los criterios existentes para la expedición de los actos administrativos de carácter general emitidos por los funcionarios de la DIAN conforme a la competencia determinada en los Decretos 1071 de junio 26 de 1999 y 1265 de julio 13 de 1999;

Que se deben definir las instrucciones para su elaboración, publicidad y archivo de acuerdo con las disposiciones legales existentes para unificar su presentación;

Que el artículo 37 del Decreto 1071 de junio 26 de 1999, estipula que son competentes para proferir las actuaciones de la administración tributaria y aduanera los servidores públicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales nombrados o designados como jefes de las diferentes dependencias de la entidad;

Que adicionalmente debe definirse el procedimiento para la elaboración y presentación de las resoluciones, órdenes administrativas, instrucciones, circulares, conceptos, actas, memorandos y demás comunicaciones emanadas de la entidad con el propósito de obtener uniformidad en su presentación;

Que debido a la diversidad de actuaciones a proferir, es necesario concretar la facultad para su expedición, conforme a la estructura orgánica de la entidad,

Resuelve:

Artículo 1º. Actos administrativos.

Definiciones. La voluntad de la DIAN se manifiesta a través de actos administrativos, los cuales producen efectos jurídicos conforme a la competencia dispuesta en los Decretos 1071 y 1265 de 1999 y sus resoluciones reglamentarias, cumpliendo ciertos procedimientos y utilizando determinadas formalidades.

Dependiendo del contenido, objeto que se pretenda y a quien se dirijan, los actos administrativos reciben diferentes denominaciones así:

1. Resoluciones
1.1 Generales externas: con ellas se reglamenta y desarrolla la aplicación de normas sustantivas y procedimentales relacionadas con aspectos técnicos e interpretación de normas tributarias, aduaneras, de control de cambios y comercio exterior. Regulan aspectos en los cuales se involucra a entes diferentes de la DIAN.
1.2 Generales internas: implementan operativamente funciones de carácter administrativo. Al igual que las anteriores reglamentan y desarrollan la aplicación de las disposiciones sustantivas y de procedimiento, al interior de la DIAN a nivel nacional.
1.3 Particulares administrativas: se utilizan para otorgar autorizaciones y, en general, para crear, modificar o extinguir situaciones jurídicas de interés particular atinentes a resolver situaciones de carácter administrativo de los funcionarios de la entidad; pueden producirse de oficio o a solicitud de parte.
2. Ordenes Administrativas: de carácter interno y general, establecen procedimientos y trámites internos o modifican los ya existentes, desarrollando la aplicación de disposiciones legales para dar cumplimiento a las funciones propias de cada dependencia, garantizando la correcta aplicación de las normas por las divisiones involucradas.
3. Instrucciones: de carácter interno y general, especifican la ejecución de los procedimientos definidos; están dirigidas a los funcionarios encargados de ejecutar el proceso.
4. Conceptos: mediante estos escritos de carácter general, externos y/o internos, se precisan, aclaran o resuelven aspectos de carácter técnico, de manera oficiosa o por solicitud de los funcionarios o particulares interesados en algún tema en especial.
5. Memorandos: son comunicaciones escritas de carácter interno, general o particular, que se utilizan para solicitar un trabajo, transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias en los niveles administrativos de la estructura orgánica de la DIAN.
6. Oficios: son comunicaciones internas o externas, utilizadas para solicitar o transmitir información entre dependencias de los diferentes niveles administrativos, o entre la DIAN y los usuarios externos.
7. Actas: son documentos en los que consta lo sucedido, tratado y acordado en las reuniones celebradas por las comisiones y comités constituidos legalmente, así como los comités que funcionen para labores técnicas, administrativas, operativas o de asesoría, en las cuales se consignan los principales temas tratados y acuerdos establecidos en la sesión, sin perjuicio de las actas que se elaboren para efectos de investigación, control o verificación por disposición expresa de la ley.
8. Circulares: son las comunicaciones internas o externas de carácter general con el mismo texto o contenido dirigido a varios destinatarios. La circular externa da a conocer tanto a los clientes internos y externos de la DIAN, productos, servicios u otras informaciones de carácter general. La circular interna o general da a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común. Son pues, actos meramente informativos, en los cuales no se establecen procedimientos nuevos, ni se crean derechos u obligaciones.

1Notas Editoriales

Artículo 2º. Competencia para la expedición de los actos administrativos.

2. Resoluciones
2.1 Resoluciones de carácter general y externas: La facultad de expedir tales resoluciones recae en el Director General con base en lo establecido en el Decreto 1071 de 1999, artículo 19 literales i), cc) y gg). En el evento de tener que suscribirse resoluciones conjuntas con otra entidad, debe igualmente rubricarse por el representante legal o su delegado, de acuerdo con la materia reglamentada.
2.2 Resoluciones de carácter general e internas: La facultad de expedirlas corresponde al Director General conforme a lo dispuesto en el Decreto 1071 de 1999, artículo 19 literales i), r), s) y cc); al Director de Impuestos conforme al artículo 22 literales d) y l); al Director de Aduanas de acuerdo con el artículo 23 literales b) y q); y al Secretario de Desarrollo Institucional, conforme al artículo 20 literal v).
2.3 Resoluciones de carácter particular: son competencia del Director General conforme a lo dispuesto en el Decreto 1071 de 1999, artículo 19 literales r), s) y w), del Director de Impuestos artículo 22 literal a), y del Director de Aduanas artículo 23 literal a). Igualmente pueden ser expedidas por el Secretario General, Secretario de Desarrollo Institucional, los Directores Regionales, Administradores Especiales, Locales y Delegados, Jefes de Oficina, Subdirectores y Subsecretarios, de acuerdo con las competencias legales establecidas.
2.4 Ordenes Administrativas: estos actos administrativos, de carácter interno y general, pueden ser expedidos por el Director General, el Director de Impuestos, el Director de Aduanas, Secretario de Desarrollo Institucional y Secretario General, en atención al tema que se trate para dar cumplimiento a las funciones propias de cada dependencia.
2.5 Instrucciones: pueden ser expedidas de acuerdo con el tema que se trate, por el Secretario de Desarrollo Institucional, Secretario General, Jefes de Oficina, Subdirectores y Subsecretarios.
2.6 Conceptos: conforme a lo dispuesto en el Decreto 1071 de 1999, artículo 21 literal f), es competencia del Secretario General absolver en forma general las consultas que se formulen en relación con la interpretación y aplicación general de las normas que en materia administrativa, laboral, presupuestal, contractual y comercial le formulen las dependencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Por su parte, la Oficina Jurídica, al tenor del artículo 11 numeral 7 del Decreto 1265 de 1999, absolverá en forma general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales y en materia aduanera o de comercio exterior, en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y en materia de control de cambios por importación y exportación de bienes y servicios, gastos asociados a las mismas, financiación en moneda extranjera de importaciones y exportaciones y subfacturación y sobrefacturación de esas operaciones.

2.7 Memorandos y oficios: su expedición está a cargo de los funcionarios que ostenten cargos de superior jerárquico en cualquiera de los niveles administrativos, respetando las relaciones de organización y comunicación, unidades estratégicas, elemento escalar, autoridad y mando.
2.8 Circulares: la expedición de las circulares externas de carácter general y normativo radica en el Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales, mientras las de carácter interno y general, además del Director General, pueden ser expedidas por el Director de Impuestos, Director de Aduanas, Secretario de Desarrollo Institucional, Secretario General, Jefes de Oficina, Subdirectores, Subsecretarios, Directores Regionales, Administradores Especiales, Locales y Delegados.
2.9 Actas: la facultad de suscribirlas radica en los miembros de los órganos asesores y de coordinación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, artículos 24 , 25 , 26 , 27 , 28 , 29 , 30 , 34 , 35 y 36 del Decreto 1071 de 1999 y en los demás integrantes de los comités existentes en la entidad, sin perjuicio de las actas que deban suscribirse por mandato expreso de la ley.

Artículo 3º. Aspectos organizacionales.

3.1 La Oficina Jurídica, conforme lo dispuesto en el artículo 11 numeral 8 del Decreto 1265 de 1999, deberá revisar y conceptuar por escrito sobre los proyectos de ley, decretos, resoluciones, circulares, órdenes administrativas y demás actos en materia tributaria, aduanera, comercio exterior y cambiaria en lo de competencia de la DIAN, cuando sean propuestos por otras dependencias de la entidad.

De conformidad con el numeral 8 del artículo 17 del Decreto 1265 de 1999, corresponde a la Subsecretaría de Planeación coordinar el desarrollo, implantación y optimización del sistema de planeación, la organización, los procedimientos y los sistemas de información. Por lo tanto, los proyectos de actos administrativos que afecten estos aspectos deberán tener concepto previo de esta Subsecretaría.

La evaluación previa de la calidad de los controles inmersos en los procedimientos se ejercerá por la Subsecretaría de Control Interno; así mismo, cuando los procedimientos requieran la definición de especificaciones técnicas de hardware, software, esquemas de seguridad y telecomunicaciones, la Oficina de Servicios Informáticos emitirá el concepto respectivo.

Cualquiera de los conceptos arriba mencionados en este artículo, deberá dictarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su solicitud y en el evento de no recibirse respuesta, se entenderá que las correspondientes dependencias están de acuerdo con lo dispuesto en el respectivo acto.

3.2 En la fase de proyección de las resoluciones generales, órdenes administrativas e instrucciones, podrán participar los servidores públicos de las administraciones, quienes emitirán, previo requerimiento del área respectiva, y por escrito, su concepto en relación con la ejecución de los procedimientos y el impacto interno y externo.
3.3 Los jefes de área respectivos, Directores Regionales, Administradores Especiales, Locales y Delegados, serán responsables del despliegue, divulgación en el correo electrónico, capacitación y entrenamiento sobre los asuntos establecidos en las resoluciones de carácter general, órdenes administrativas, instrucciones, conceptos, memorandos y circulares de carácter general entre los servidores públicos a su cargo, para garantizar la fiel interpretación de las mismas y la ejecución uniforme a nivel nacional.

Artículo 4º. Aspectos generales para la presentación de los actos administrativos.

Los actos administrativos que sean expedidos en los diferentes niveles, por los servidores de la contribución de la DIAN deberán, como mínimo, reunir las siguientes especificaciones de tipo formal:

4.1. Presentarse en la papelería correspondiente para su expedición. Cuando un acto administrativo requiera un formato especial, éste deberá estar previamente homologado por la División de Organización y Control de Calidad de la Subsecretaría de Planeación.
4.2 Todo acto administrativo tendrá número y fecha de expedición.
4.3 Las hojas deberán numerarse consecutivamente, la segunda hoja y siguientes deberán incluir en el encabezado el objeto por el cual se expide el acto corres-pondiente.
4.4 Todas las resoluciones, bien sean de carácter general o particular, internas o externas, deberán llevar un ordenamiento numérico precedido de la palabra ARTICULO, y a continuación el número en cifras o letras, de manera consistente. Las resoluciones generales podrán igualmente utilizar los títulos y capítulos como metodología de distribución.
4.5 La hoja en la que se encuentre la rúbrica del funcionario que emita el acto deberá contener parte del texto.
4.6 Los actos administrativos deberán ser redactados en tercera persona en forma clara y concisa, utilizando una correcta puntuación, redacción y ortografía.
4.7 Citar las normas que facultan al funcionario para su expedición, cuando el acto administrativo en cuestión así lo exija.
4.8 El artículo que lo finiquita debe indicar la vigencia y la relación de derogatorias, adiciones, modificaciones o aclaraciones.
4.9 Presentar en forma explícita la motivación o consideraciones que dan lugar a su expedición, cuando sea el caso.
4.10 Los conceptos, circulares, memorandos y oficios deben llevar el código de siete (7) dígitos que identifique a la dependencia que profiera el acto administrativo.

Artículo 5º. Aspectos particulares de los actos administrativos.

5.1 Las Resoluciones de carácter general, externas o internas deberán utilizar los siguientes parámetros para su presentación:

DIAN
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
RESOLUCION NUMERO ___ del ___ del ___

por la cual….

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales, en uso de las facultades legales y en especial las dispuestas en…

CONSIDERANDO:

Que…

RESUELVE:

Artículo 1o…

Artículo final: La presente resolución rige a partir de su expedición (en el caso de las internas) o desde la fecha de su publicación (si es general y externa) y deroga, modifica o aclara (según el caso) las normas que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase (si es resolución general e interna) o publíquese, comuníquese y cúmplase (si es resolución general externa).

Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a los ___ días del mes de ___ del ___

Firma y cargo del funcionario que la emite.

5.2 Las resoluciones de carácter particular y concreto tendrán la presentación de acuerdo con el acto administrativo que defina el procedimiento en concreto.
5.3 Ordenes administrativas: deberán utilizar los siguientes parámetros para su presentación:

DIAN

Unidad Administrativa Especial

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Subdirección de… o Subsecretaría de… u Oficina de…

ORDEN ADMINISTRATIVA NUMERO… del… del…

Que fija el procedimiento…

Objetivos: razón que motiva la expedición de la orden administrativa y los objetivos específicos que se busca cumplir con la misma.

Dependencias Involucradas: se indican los responsables de las actividades que conforman y ejecutan el proceso en los diferentes niveles.

Descripción detallada del proceso: que se establece para llevar a cabo, indicando los elementos constitutivos de cada función y los mecanismos de control que permitan efectuar su seguimiento y evaluar la efectividad.

Marco normativo: se especifican claramente los preceptos legales que sustentan la expedición del acto administrativo y las normas que igualmente pretende desarrollar.

Diagrama de flujo: de los pasos que se cumplan en el proceso, indicando los puntos de control conforme los riesgos que se presenten en el proceso.

Formatos a utilizar: cuando se desarrollen procedimientos que impliquen la utilización de una forma homologada por la División de Organización y Control de Calidad de la Subsecretaría de Planeación se debe anexar ésta, con la respectiva instrucción para su diligenciamiento.

Glosario de términos y conceptos: es conveniente describir aquellos términos que se utilizan en el proceso y sobre los cuales se requiere unificar los criterios para su interpretación en los eventos en que se desarrollan aspectos técnicos.

Fecha a partir de la cual empieza a regir

Nombre y firma de los funcionarios que la profieren.

5.4 Conceptos: para la expedición de los conceptos las dependencias competentes deberán tener en cuenta los siguientes parámetros:

— Número consecutivo del concepto, código de la dependencia y fecha de expedición.
— Solicitante o interesado que requiere que se interprete, aclare, amplíe, modifique o reconsidere la posición de la DIAN sobre la aplicación de una norma en concreto, a quien se dirige el concepto.
— Planteamiento del problema jurídico que corresponde a la pregunta formulada por el consultante, el cual debe ser desarrollado en la tesis del documento.
— Tesis: posición de la DIAN sobre el tema en concreto.
— Fuente formal correspondiente a la base bibliográfica, legal y jurisprudencial, que sirvió de soporte para el desarrollo del concepto.
— El desarrollo o la respuesta al problema jurídico que se plantea.
— Identificación del contenido de la información a través de la asignación de descriptores jurídicos, que faciliten la búsqueda del tema.
— Descripción del concepto que deroga, aclara, reconsidera o modifica cuando sea del caso.
— Firma y cargo del funcionario responsable de la dependencia que expide el acto y del funcionario que lo proyecta.

5.5 Instrucciones: las instrucciones tendrán el siguiente formato de presentación:

DIAN

Unidad Administrativa Especial

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Subdirección de… o Subsecretaría de… u Oficina de…

INSTRUCCION NUMERO… de… de…

Por la cual se dictan las instrucciones necesarias para facilitar el cumplimiento y la correcta aplicación del acto administrativo número… de… de… o para modificar y ajustar la instrucción número… de… de….

Identificación del acto administrativo que se va a desarrollar o aclarar con la instrucción.

Dependencias involucradas: las que responden por la ejecución de la instrucción en los diferentes niveles de acuerdo con el ámbito de aplicación.

Identificación del procedimiento que se va a especificar o desarrollar.

Descripción detallada de la instrucción: comprende los aspectos particulares del proceso que se está reglamentando.

Fecha a partir de la cual empieza a regir.

Firma y cargo de quienes la expiden.

5.6 Circulares: deben tener la siguiente presentación básica:

DIAN

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Código de la dependencia

Unidad Administrativa Especial

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Subdirección de… o Subsecretaría de… u Oficina de…

CIRCULAR NUMERO… del… de… del…

PARA: Grupo destinatario. Ejemplo: Director de Impuestos, Director de Aduanas, Subdirectores, Subsecretarios, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Administradores, Jefes de División, Jefes de Grupo, todos los funcionarios, Importadores, Usuarios Aduaneros, Exportadores.

ASUNTO: Propósito o tema de la circular.

Explicación de la situación a informar: productos, servicios, actividades de la entidad, normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común, buscando precisión en el tema. Si es del caso, se indica el lugar donde se resuelvan las dudas que persistan para los contribuyentes, usuarios o funcionarios a quienes esté dirigida.

Las circulares externas que deban personalizarse, podrán adoptar la forma de presentación de un oficio conservando el encabezado.

Firma y cargo de quien la expide.

5.7 Memorandos: deben contener la siguiente presentación básica:

DIAN

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Código de la dependencia

Unidad Administrativa Especial

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Oficina de… o Subdirección de… o Subsecretaría de…

MEMORANDO NUMERO… de… del…

PARA: Grupo Destinatario. Ejemplo: Director de Impuestos, Director de Aduanas, Subdirectores, Subsecretarios, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Administradores, Jefes de División, Jefes de Grupo. Todos los funcionarios.

De: Ejemplo: Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales.

ASUNTO: Propósito o tema que trata el memorando.

FECHA: Ciudad, día, mes y año.

Indicación de la solicitud de trabajo, información transmitida, orientaciones y pautas a las dependencias en los niveles administrativos de la DIAN.

Firma y cargo del quien lo expide.

5.8 Actas: para la elaboración de actas de reuniones, las dependencias competentes deberán tener en cuenta los siguientes parámetros:

Identificación del Organo Asesor o Comité Correspondiente. Ejemplo:

Comisión Nacional Mixta de Gestión Tributaría y Aduanera.

ACTA NUMERO… (Consecutivo para cada año en particular)

Fecha: de reunión: lugar, día, mes y año.

Hora en que se inicia y termina la reunión.

Lugar: donde se realiza la reunión.

Asistentes: relación de nombres y apellidos y cargo de las personas que asisten a la reunión en calidad de miembros del comité.

Ausentes: relación de nombres, apellidos y cargo de los miembros del comité que no asisten a la reunión.

Invitados: relación de nombres y apellidos y cargo de las personas que asisten a la reunión con carácter de invitados.

Orden del día: relación de temas a tratar.

Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados.

Convocatoria a la próxima reunión indicando lugar día y hora.

Firmas del Presidente, Secretario y demás participantes (cuando haya lugar a ello).

5.9 Oficios: la elaboración de los oficios se regirá por lo establecido en las instrucciones para la elaboración de correspondencia en la DIAN.

Artículo 6º. Numeración y archivo de actos administrativos de carácter general.

6.1 Numeración

Todos los actos administrativos de que trata la presente resolución deberán identificarse con el nombre y numerarse en forma consecutiva para cada clase de acto, comenzando con el 0001 a partir del primer día hábil de cada año, debiendo llevar la fecha del día en que son proferidos, de tal manera que se pueda ejercer control de expedición en forma cronológica y numérica.

Todos los actos administrativos de carácter general y los particulares administrativos, expedidos en el nivel central serán numerados por el Grupo Interno de Trabajo de Notificaciones de la División de Documentación de la Subsecretaría de Recursos Físicos.

Los actos administrativos de carácter general y los particulares administrativos expedidos en las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas serán numerados por la División de Documentación o quien haga sus veces, conforme al artículo 62 de la Resolución 5632 de 1999, modificado por el artículo 13 de la Resolución 0156 del 9 de agosto de 1999, en forma manual o por cualquier medio automático autorizado.

6.2 Archivo

El archivo de todos los actos administrativos originales de carácter general proferidos por el nivel central se llevará a cabo por parte del Grupo Interno de Trabajo de Notificaciones de la División de Documentación de la Subsecretaría de Recursos Físicos, la cual se encargará de organizar, conservar, custodiar y administrar dichos documentos y expedir las copias que se requieran. Con base en los literales a) y c) del artículo 77 de la Resolución 5632 de 1999, modificado por el artículo 13 de la Resolución 0156 de 1999, las Divisiones de Documentación de las administraciones deben llevar el archivo actualizado en original de los documentos originados en los diferentes procesos, realizando la radicación, selección y control de los actos respectivos. Es de anotar que en el evento en que no exista la citada dependencia, las funciones deberán ser ejercidas por la División Financiera y Administrativa o por la División de Recursos Físicos y Financieros, según corresponda.

El archivo de los originales de las actas de los órganos asesores, de coordinación y comités en general, se llevará en la dependencia que se designe como secretaría de cada uno de ellos en particular.
El Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia de la División de Documentación de la Subsecretaría de Recursos Físicos, llevará el consecutivo de las copias de los oficios externos expedidos en el nivel central. En los demás niveles corresponderá a la División de Documentación o quien haga sus veces.
Artículo 7º. Publicación y comunicación de los actos administrativos.

7.1 Publicación

Teniendo en cuenta la Ley 57 de 1985, el Decreto 2150 de 1995, la Ley 190 de 1995, la Resolución Externa 0201 de 1986 y las Resoluciones Ministeriales 0250 de 1991 y 2155 del 27 de junio de 1994, los actos administrativos de carácter general serán de obligatorio cumplimiento para los particulares a partir de su publicación en el Diario Oficial, de acuerdo con lo señalado en el artículo 199 de la Ley 489 de 1998, según lo indique la norma en concreto.

Para tal efecto, la dependencia que expida la actuación de carácter general que crea situaciones jurídicas impersonales u objetivas, con alcance e interés general, deberá enviar el documento y el medio magnético al Grupo de Notificaciones de la División de Documentación de la Subsecretaría de Recursos Físicos, para que por su conducto se provea lo necesario para publicar en el Diario Oficial los actos que lo requieran, dejando la constancia respectiva en el acto.

La División de Relatoría de la Oficina Jurídica, con base en el artículo 13 de la Resolución 5632 de 1999, modificado por el artículo 4o de la Resolución 156 de 1999, será la encargada de compilar y difundir las normas, doctrina y jurisprudencia relacionadas con los regímenes tributario, aduanero y de control de cambios de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través del "Codex", para lo cual las dependencias que profieran actos de carácter general en el nivel central, deberán enviar a la División de Relatoría el documento y medio magnético respectivo para efectos de clasificación y difusión.

7.2 Comunicación

Las resoluciones internas, instrucciones, órdenes administrativas, circulares y memorandos, deberán ser comunicados a las dependencias y funcionarios de la entidad, de acuerdo con el asunto de que se trate. En dado caso, ésta se surtirá sin perjuicio de la publicación a que haya lugar por expresa disposición de normas en concreto, por parte del Grupo de Notificaciones de la División de Documentación de la Subsecretaría Recursos Físicos, dejando la respectiva constancia.

Artículo 8º. Trámites que debe surtir la expedición de un acto administrativo de carácter general.

La expedición de un acto administrativo debe cumplir con el siguiente trámite con el fin de garantizar su coherencia, consistencia legal y armonía con otros actos:

8.1 Definir claramente los objetivos de carácter general o específico, para determinar el alcance y cobertura del mismo.
8.2 Recopilar los antecedentes de la situación, normatividad, procedimientos similares y planteamientos de usuarios potenciales.
8.3 Evaluar el procedimiento actual, si existe, frente a la normatividad, planteamientos de clientes potenciales y flujo del proceso. En caso contrario, elaborar la propuesta considerando estos mismos parámetros.
8.4 Someter la propuesta a consideración del superior inmediato de la dependencia en la que se proyecta.
8.5 Discutir internamente el proyecto y efectuar los ajustes correspondientes.
8.6 Presentar la propuesta para consideración de las dependencias involucradas para su evaluación y comentarios.
8.7 Remitir para concepto de la Oficina Jurídica, la Oficina de Servicios Informáticos, la Subsecretaría de Planeación, la Subsecretaría de Control Interno, según el caso, para la revisión legal y demás aspectos de su competencia.
8.8 Remitir concepto, por escrito, al área que lo solicitó, en un término no mayor de cinco (5) días hábiles a partir de la recepción del proyecto. De no recibirse respuesta transcurrido este término, se asume que la dependencia correspondiente está de acuerdo con lo estipulado en el proyecto y por tanto se continuará el trámite.
8.9 Preparar y realizar la prueba piloto de los asuntos que se establecen en el proyecto de acto administrativo, cuando a ello hubiere lugar.
8.10 Realizar los ajustes al proyecto de acto administrativo de acuerdo con los resultados de la prueba piloto. En el evento que surjan cambios de fondo en el proyecto, se debe enviar nuevamente a las dependencias que emitieron su concepto, para evaluar su viabilidad.
8.11 Elaborar el documento final del proyecto de acto administrativo.
8.12 Presentar al Director General o a quien tenga la competencia para la expedición del acto administrativo, indicando en el oficio remisorio las áreas que deben recibir copia del mismo, una vez firmado y numerado.
8.13 Enviar el acto administrativo al Grupo Interno de Trabajo de Notificaciones de la División de Documentación de la Subsecretaría de Recursos Físicos para su numeración, notificación y divulgación correspondiente, con indicación de las áreas que deben recibir copia del mismo.

Artículo 9º. Vigencia y derogatorias.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 3560 del 29 de mayo de 1998 y la Resolución 026 de 1997.

Publíquese, Comuníquese y Cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 5 de enero de 2000.

La Directora General,
FANNY KERTZMAN.

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