Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Los reportes de información exógena no requieren la firma del revisor fiscal; no obstante, es importante verificar que los datos contenidos en dichos reportes correspondan a los dictaminados en los estados financieros presentados y aprobados por el máximo organismo director de la entidad.
Con respecto a la responsabilidad que tiene el revisor fiscal con los reportes de información exógena, es importante considerar las obligaciones que se tienen frente a la preparación y presentación de las declaraciones tributarias, debido a que los reportes de información exógena son la base para realizar la declaración del impuesto de renta y complementario. Sumado a ello, los datos contenidos en dichos reportes deben ser tomados de los estados financieros que han sido previamente aprobados y dictaminados por el revisor fiscal; por tanto la responsabilidad está indirectamente relacionada, teniendo en cuenta que no existe ninguna disposición normativa en la que se señale explícitamente dicha obligación y los revisores fiscales no se encuentran supeditados a incluir la revisión de los reportes de información exógena en los programados de trabajo.
Frente a lo anterior podría resultar contradictorio que la DIAN establezca las fechas de presentación de la declaración de renta primero que los reportes de información exógena; sin embargo, dichos informes deben contener información concordante. Aunque si bien el ajuste de la información exógena a la declaración no permite un control adecuado sobre el impuesto de renta, sí es un mecanismo efectivo para el cruce de información.
Los reportes de información exógena son utilizados por la DIAN para realizar cruces de información con las diferentes declaraciones del reportante y con los datos que asocian a terceros. Lo anterior garantiza que realmente el responsable está informando correctamente; también son útiles para identificar información inexacta o con errores.
Por la importancia de los reportes de información exógena es indispensable que la elaboración de la misma sea correcta y minuciosa, bajo condiciones de revisión detallada de las cifras y la documentación base para la preparación y presentación de los formatos a través de los prevalidadores dispuestos por la DIAN, con la finalidad de evitar sanciones.Una evaluación por parte de la Revisoría Fiscal adiciona un escalafón en la calificación de la calidad y precisión de esta información; dicha posibilidad de revisión puede ser concebida como una obligación contractual en los casos en que se haya incluido en el programa de revisoría fiscal.
Los reportes de información exógena solo tienen la obligación de llevar firma del representante legal; es decir, ni el contador ni el revisor fiscal se encuentran obligados a firmar dichos reportes.
El representante legal debe contar con un mecanismo de firma digital; como mínimo, este debe haberse diligenciado con tres días de anterioridad a la presentación de la información. Es importante tener en cuenta lo anterior debido a los cambios de representante legal que se pueden autorizar en las asambleas. Otro de los aspectos es que en el caso de ser representante de más de una empresa solamente requiere un mecanismo de firma digital; lo que se debe considerar es la asociación de cada una de las organizaciones.
Es importante tener en cuenta que al momento de ingresar en el portal de la DIAN al servicio de procedimientos electrónicos, se debe registrar como proceso a nombre de la entidad y no a nombre propio, de modo que el portal ofrezca la oportunidad de asociar los datos del representante legal y la organización. De un modo contrario lo que entendería la DIAN es que los reportes a presentar pertenecen al representante legal como persona natural y no de la empresa a la que se encuentra vinculado como representante legal.
Fiscalmente el profesional contable que desarrolle actividades como revisor fiscal no tiene responsabilidad sobre los reportes de información exógena, puesto que no se exige la firma de este dentro de la respectiva información. No obstante, en consideración de que la información exógena debe tomar los datos de los estados financieros que han sido revisados y dictaminados por el revisor fiscal y que las declaraciones del respectivo reportante deben coincidir con la información exógena, la responsabilidad del revisor fiscal puede interpretarse como colateral más no directa u obligatoria.
En este sentido, los reportes de información exógena podrían ser validados y revisados por el revisor fiscal, en tanto este verifique que la información reportada corresponda a la información certificada en los estados financieros. Lo anterior siempre que se consideren las respectivas conciliaciones contables y fiscales que pueden alterar los resultados, principalmente por la implementación de estándares financieros para la generación de reportes financieros.
Para ejecutar la revisión de los reportes de información exógena, los profesionales contables determinan de forma independiente y en concordancia con el programa de trabajo y las condiciones de la empresa, los procedimientos para ejecutar la revisión de los reportes; a continuación se presentan algunas técnicas:
Este proceso consiste en la generación de reportes contables para comparar los datos contenidos en cada uno de los formatos; uno de los informes más útiles para la realización de esta revisión es el balance de prueba por terceros.
La declaración de renta preparada y presentada de forma anticipada a la presentación de reportes de información exógena debe haber sido revisada y firmada por el revisor fiscal, quien ha certificado que la información contenida en la declaración corresponde a la realidad de la empresa contenida en los soportes contables que se rigen bajo el marco normativo fiscal en Colombia. Por lo anterior, es obligación del revisor verificar que los reportes de información exógena correspondan a la declaración de renta.
El proceso de cotejar la información de los reportes de exógena no se debe limitar a la declaración de renta, sino que se debe extender a las diferentes declaraciones tributarias a las que se encuentra obligado el reportante; entre estas se pueden señalar la declaración del IVA, consolidadas dependiendo de los períodos de presentación del reportante, declaraciones de retención en la fuente, CREE, impuesto a la riqueza, etc.
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