Responsabilidades “ocultas” de la firma digital de las facturas electrónicas

Con el Decreto 2242 de 2015 se definió el mecanismo de firma digital (Xades Epes – X509) dentro del contexto de impulso y masificación de la factura electrónica. Este mecanismo consiste en un algoritmo de firma que permite verificar la integridad de los datos de la factura, no obstante; el requisito para adquirirla es presentarse ante una entidad de certificación personal, lo que conlleva a que el titular de dicha firma digital sea reconocido y avalado por una de las actuales empresas certificadoras avaladas por la ONAC.

El mismo Decreto 2242 de 2015 acepta dos modalidades de firmado de la factura:

• En nombre propio: El titular de la firma es quien utiliza el mecanismo de firmado a su nombre y lo hace a través de una solución tecnológica propia o de un tercero con posibilidad de cargar el certificado.
• A través de un tercero: La Dian ha autorizado una lista de terceros denominados “operadores tecnológicos” o “proveedores tecnológicos” los cuales se encuentran autorizados para firmar las facturas electrónicas emitidas por el facturador electrónico.

El mecanismo de firma digital permite reconocer al emisor de la factura electrónica, quien al ejecutarla en el documento adquiere todas las responsabilidades legales de firmar un documento físico a tinta o de forma manuscrita tal como se reglamentó en la Ley 527 de 1999 en cumplimiento de los requisitos sobre la validez jurídica y probatoria de los mensajes de datos y el establecimiento de las entidades de certificación. En este contexto; “quien firma el documento se hace responsable de certificar su contenido”.

Algunas recomendaciones al momento de decidir el firmado de facturas

• Si usted firma a nombre propio: asegúrese de tener la infraestructura de emisión de la factura, esta puede ser la solución gratuita de la Dian o un proveedor de software con un webservice que hace el envío y por lo general cobra por la implementación una sola vez o bajo un modelo SAAS el cual es un arrendamiento en la nube o local que transmite las facturas haciendo uso de su certificado digital.
• Si usted no tiene firma o usa la de su operador: este firmará por usted, lo cual permite que en su nombre la factura pueda ser emitida, esta modalidad faculta que el firmante, le cobre un valor inicial por la implementación o conexión al software contable y un valor adicional recurrente por cada factura emitida.

Así pues, el uso de la firma digital y su titularidad conllevan responsabilidades por la emisión de la factura, si se realiza a nombre propio con su certificado digital, la responsabilidad es absoluta del titular de dicha firma, si lo hace a través de un operador tecnológico, este comparte la responsabilidad con usted, ya que firma de manera solidaria la factura y da fe de que el documento tiene una elaboración correcta, íntegra y sobre todo que es un documento único que cumplirá con los requisitos de la validación previa estipulada por la Dian.

En razón a lo anterior y su importancia, hemos preparado el evento presencial Desde cero a facturar electrónicamente: Novedades para el 2019 y 2020,  como un espacio de interacción en el que se podrán capacitar y actualizar tanto los contribuyentes que ya facturan electrónicamente como aquellos que aún no lo hacen. Incluso aquellos que no tienen las nociones básicas necesarias para realizar este proceso recibirán los insumos suficientes para entender de manera práctica cómo se cumple adecuadamente con este requerimiento.

¡No esperes a que se agoten los cupos, reserva el tuyo y evita futuros procesos sancionatorios!

Hassan Mohamed Taleb Arias
Administrador de empresas
Webmaster