Retefuente sobre prima legal de servicios, aspectos a tener en cuenta para su cálculo

Los artículos 385 y 386 del ET continúan contemplando los procedimientos 1 y 2 para el cálculo de la retención en la fuente. Por otra parte, es necesario tener en cuenta que la Ley 1819 de 2016 adicionó el artículo 388 al ET, siendo necesario verificar que el límite del 40% que este contempla.

Para calcular la retención en la fuente sobre la prima legal de servicios hay que diferenciar si el trabajador pertenece al sector privado o al público. Adicionalmente, si al mismo se le está aplicando el procedimiento 1 o 2 de retención en la fuente.

Al respecto, los artículos 385 y 386 del ET establecen los lineamientos sobre dichos procedimientos:

El artículo 385 del ET describe el procedimiento 1:

“Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el “valor a retener” mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así: (…)

Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el “valor a retener” es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima”.

(Los subrayados son nuestros)

El artículo 386 del ET describe el procedimiento 2:

“Cuando se trate de los pagos gravables distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el “valor a retener” mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas (…)”

(Los subrayados son nuestros)

Además, según el artículo 388 del ET, cuando se efectúen las depuraciones de los pagos mensuales que se realicen a las personas naturales que perciban rentas de trabajo, habrá que verificar que la sumatoria de deducciones y rentas exentas no superen el equivalente al 40% de los ingresos netos totales del mes.

Un par de conclusiones

1. Para los trabajadores del sector privado sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 1, el pago de la prima legal de servicios no se suma con los otros pagos laborales del mes, sino que se depura por aparte. Lo anterior significa que al valor bruto de la prima se le restará el 25% como renta o ingreso exento. Si el valor final supera las 95 UVT (equivalentes a $3.027.000 por el año gravable 2016) se practicarían retenciones en la fuente con los rangos de la tabla del artículo 383 del ET.

Para quienes están sometidos al procedimiento 1 de retención, si el pago de su prima legal hoy no es superior a $4.035.000, no sufrirían retención en la fuente, ya que el 75% de esa prima da un valor inferior a los 95 UVT.

Se debe tener cuidado de que durante el mes en que se cancela la prima legal se cumpla con el límite del 40% de rentas exentas y deducciones nombrado en el artículo 388 del ET. Por lo tanto, aunque la prima legal se depure por aparte y no se sume con los demás pagos laborales del mes, el agente de retención tendría que comprobar que los valores por rentas exentas y deducciones que le haya restado a la prima legal de servicios, sumado a los valores por rentas exentas y deducciones que le haya restado a los demás pagos laborales del mes, no superen el 40% del universo total de ingresos netos del mes que haya percibido el asalariado.

2. Tratándose de trabajadores del sector privado sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 2, o de trabajadores del sector público sometidos al procedimiento 1 o 2, su prima legal de servicios sí se suma en una única base junto con los otros pagos labores del mes para efectuar una única depuración y obtener así un único valor de pagos laborales gravables en el mes, al cual se le aplicaría la tabla del artículo 383 del ET o el porcentaje fijo definido.

Si quiere ampliar esta información, lea nuestro análisis Retención en la fuente sobre prima legal en junio de 2017.