Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Dentro de los reportes exigidos por la DIAN se encuentran las retenciones que le hayan sido practicadas a las personas o entidades informantes. A continuación, se reseña quiénes deben elaborar este reporte, en qué formato y qué información debe contener el mismo.
La persona o entidad informante debe elaborar un reporte de corte anual con los datos de la totalidad de las retenciones en la fuente a título de renta, IVA y timbre, que los terceros le hayan practicado durante el 2014. No se incluyen en este reporte las “autorretenciones” (ni a título de renta, ni a título del CREE), pues estas solo se reportan en el desarrollo de los literales “b” y “e”, formato 1001, pagos y retenciones.
A cada tercero que quede incluido en el reporte se le informará el NIT, la razón social o los nombres y apellidos, el concepto de la retención que le practicó al informante y el valor de las mismas. Igualmente, y como sucedió con los reportes del 2013, a cada tercero también habrá que incluirle el “valor base” sobre el cual dicho tercero practicó la retención, y la dirección del tercero. Esto significaría que cuando se esté reportando el “valor base” de una retención de IVA que le hayan practicado al informante (concepto 1309), será necesario reportar también el valor de la venta antes de IVA (y no el valor del IVA generado) para que haya coherencia con el “valor base” que a su turno reportará el agente de retención en el respectivo formato 1001.
Adviértase que los “valores base” (o “valores sujetos a retención”), que deben incluirse en este reporte por parte de la persona o entidad a quien se practicaron las retenciones de renta, siempre deberían ser el total de las ventas del año que se le hicieron a dichos clientes y/o agentes de retención, y no solo los valores que sí sufrieron retenciones por parte del cliente o agente de retención (es decir, se reportan todas las ventas y no solo las que arrojaban la cuantía mínima para que el cliente efectuara la retención). Solo así habrá cruce de información con el cliente, pues cuando dicho cliente elabora el respectivo formato 1001 (incluso cuando expiden el certificado anual de las retenciones que practicaron), también reporta como “valor del pago o abono en cuenta del año” el respectivo valor total de la compra y no solo la parte que sufrió retención (ver Concepto DIAN 53947 de agosto del 2012). Además, en el reporte por el año 2014 ya no figurarán las “retenciones de CREE” que le hayan practicado al informante, pues dichas retenciones solo se practicaron entre mayo y agosto del 2013 (concepto 1300 usado en el reporte del año 2013).
En relación con la retención practicada a título de impuesto de timbre se debe destacar que durante el 2014, y luego de la Sentencia de marzo 3 del 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443, quedó claro que dicho impuesto solo se sigue generando sobre los documentos sin cuantía (por ejemplo, salvoconductos, o visas, etc., ver artículo 521 del E.T.). Lo anterior significa que si durante el 2014 el impuesto de timbre solo le fue practicado al reportante sobre documentos sin cuantía, entonces el campo “valor base” debería ser de cero pesos. Pero resulta que el formato 1003, al momento de ser diligenciado en los prevalidadores que diseña la DIAN, exige que exista un valor base superior a cero y que incluso debe ser igual o mayor al valor de la retención de timbre. En vista de este error, consideramos que lo único que se puede hacer es reportar como “valor base” un valor igual al valor de la retención de timbre y luego comunicar por escrito a la DIAN de lo que se debió hacer para poder construir el formato 1003 en los casos de las retenciones de timbre en documentos sin cuantía.
Se entiende además, que el espíritu de la norma es que la DIAN estaría exigiendo las retenciones a título de renta que el reportante se haya tomado efectivamente en las declaraciones de renta del año gravable 2014. Por tanto, si durante el año 2014 al reportante sí le hicieron, por ejemplo, retenciones en la fuente a título de renta, pero no las incluyó en la declaración de renta del 2014 (porque no consiguió el certificado, por ejemplo), estas retenciones se quedarían sin incluir en el reporte. Sin embargo, lo correcto será reportar todas las retenciones en la fuente a título de renta que le hayan practicado, así sea que se las haya tomado o no en la declaración de renta, pues de esta forma la DIAN podrá hacer el cruce respectivo con la información que a su vez enviará a la DIAN el agente de retención de renta.
El anterior argumento también sería aplicable en cuanto a las retenciones de IVA que le hayan hecho durante el 2014 al reportante. Es decir, reportaría todas las retenciones de IVA, sea que las haya incluido o no en los renglones 81 de sus declaraciones de IVA del año 2014 (bimestrales, cuatrimestrales o anual). Además, si alguna retención de IVA se la practicaron en algún momento del año 2014, pero las registró contablemente y tomándoselas fiscalmente en alguno de los dos primeros bimestres del 2015 (pues esto lo permite el artículo 484-1 del E.T., y el artículo 31 del Decreto 3050 de 1997), dichas retenciones sí deberían incluirse en el reporte del formato 1003 del 2014, pues solo así habrá cruce de información con el reporte que hará el agente de retención en el formato 1001 del 2014. En un caso especial como ese, sería claro que lo llevado al formato 1003 por el año 2014 no coincidiría con los valores llevados a los renglones 81 de las declaraciones de IVA del mismo 2014.
La deberán desarrollar las siguientes personas o entidades:
Por otra parte, para entregar los reportes es importante que el RUT de la entidad o persona natural informante refleje la responsabilidad “14-informante de exógena”. Y que si se trata de una persona jurídica, el representante legal de la entidad también cuente con su propio RUT y en el cual figure la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de terceros”.
Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la persona jurídica reportante, o la persona natural obligada a reportar, quedan obligados a hacer el reporte, tanto inicial como las posibles correcciones, usando los “servicios informáticos electrónicos” de la DIAN y la “firma digital” emitida por la DIAN. Esta información no es avalada ni por contador ni por revisor fiscal.
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