Reuniones con la Alta Gerencia: factor clave de éxito en una Auditoría de Información Financiera – Vladimir Martínez R.

En una auditoría de información financiera debemos obtener un entendimiento del negocio; dicho entendimiento lo hacemos de arriba hacia abajo, es decir que debemos comenzar por entrevistarnos con los principales directivos de la compañía, ya que son ellos quienes conocen la operación de la entidad, sus debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Por lo anterior, debemos programar reuniones con los gerentes de las siguientes áreas: dirección, administrativa y financiera, ventas, compras, producción, recursos humanos, sistemas y otras que el auditor considere de acuerdo a la estructura de la compañía.

Objetivo de las reuniones

El objetivo de estas reuniones es obtener un entendimiento de cómo funciona la organización, sus debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, con el fin de identificar riesgos de negocio, fraude y procesos y la existencia de respuestas que los mitigan por parte de la gerencia. A mayor entendimiento de la entidad, mayor es la probabilidad de identificar riesgos que puedan afectar los estados financieros.

Las reuniones con los directivos de la compañía son un factor clave de éxito dentro del entendimiento de la entidad, por lo cual es importante que el auditor planee y ejecute estas reuniones de una forma efectiva.

A continuación presentamos una serie de puntos que debemos tener en cuenta en la programación, preparación y ejecución de las reuniones con la alta gerencia.

1. Definir un plan de reuniones

Con base en la estructura de la organización debemos preparar un plan de reuniones, enfocado al cumplimiento de nuestro objetivo principal, el cual es obtener un entendimiento de cómo funciona la organización, sus debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas; esto con el fin de identificar riesgos de negocio, fraude y procesos y las respuestas de la gerencia que los mitigan.

2. Solicitar la reunión

Con base en el plan de reuniones procedemos a solicitar la reunión con cada uno de los directivos seleccionados. Es recomendable que la solicitud de la reunión la hagamos personalmente mediante una llamada telefónica o un contacto directo en donde nos presentamos (en caso de que no nos conozcan) y le comuniquemos al directivo nuestro deseo de reunirnos y el objetivo de la reunión.

Lugar: lugar sin ruidos, con suficiente iluminación y con espacio para todos.

En algunas compañías es necesario reservar las salas de reuniones con varios días de anticipación. Asegúrese que para el día de la reunión se contará con un lugar adecuado.

Fecha: la solicitud a la reunión la debemos realizar con varios días de anticipación (es recomendable con más de una semana), con el fin de que nuestro entrevistado tenga tiempo para conocer la agenda que le enviaremos, organizar sus ideas, crear documentos o realizar investigaciones con el fin de estar preparado para esta.

Hora: expertos en el tema afirman que las mejores horas para realizar reuniones son las 9:00 a.m. (antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo). Sin embargo, es recomendable que nos acomodemos a la disponibilidad del directivo, teniendo en cuenta que normalmente los directivos de las compañías cuentan con agendas muy apretadas. No es conveniente programar reuniones fuera de las horas normales de trabajo.

Duración: es importante estipular un período. Esto ayuda a organizar la sesión y permite también la organización de las agendas de los participantes. A partir de los 45 minutos el ritmo de la reunión baja en forma significativa.

Asistentes: es necesario que asistan por lo menos dos personas de nuestro equipo, una de las cuales deberá tomar nota de todo lo que se diga en la reunión. No es recomendable que de nuestro equipo asistan más de 3 personas. De la compañía deberá asistir el directivo y las personas que él considere.

Invitación por internet: podemos complementar nuestro procedimiento de solicitud de la reunión enviando una invitación por internet.

3. Preparar y enviar la agenda al directivo que vamos a entrevistar

Teniendo en cuenta nuestros objetivos, definimos una agenda que contenga los puntos necesarios para su cumplimiento.

Una agenda debe contener: objetivo de la reunión, lugar, fecha, hora, duración, participantes y temas a tratar.

4. Prepararnos para la reunión

Es clave que antes de la reunión nos documentemos sobre el funcionamiento de la organización y el medio ambiente en que se desempeña (ambiente interno y externo). Lo anterior lo podemos encontrar en las siguientes fuentes:

• Estados financieros de la compañía.
• Información en revistas y periódicos relacionada con la compañía y su ambiente externo.
• Informes de los auditores de la organización.
• Lectura de actas.
• Lectura de correspondencia.
• Información en la intranet de la compañía y en internet.
• Entre otras.

Lo anterior con el fin de que durante la reunión tengamos argumentos para complementar nuestras preguntas de acuerdo con las respuestas del  entrevistado.

5. El día de la reunión

Debemos transmitir una buena imagen a nuestro entrevistado; una buena imagen es la combinación tanto de la parte interior como de la parte exterior de una persona. Ser amable, educado, inteligente, agradable y vestir de forma elegante nos proyectará como profesionales integrales y ayudará a que nuestro entrevistado tome interés durante el transcurso de la reunión.

Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

• Vista de forma elegante y prestando atención a la higiene personal.
• Sea puntual tanto en la hora de inicio como de finalización.
• En caso de que no alcance a llegar a tiempo a la reunión realice una llamada antes del inicio comentando la situación.
• Salude mirando a los ojos, con un apretón de manos moderado y una sonrisa sincera.
• Apague su celular o póngalo en silencio antes de iniciar la reunión, y en lo posible, que el entrevistado perciba esta acción con el fin de animarlo de forma indirecta a que haga lo mismo.
• Si la reunión es en la oficina del entrevistado, solicite permiso para apoyar su computador en el escritorio del entrevistado.
• Antes de iniciar con el desarrollo de la agenda, rompa el hielo de tal forma que el entrevistado se relaje. Ejemplo: se puede iniciar la reunión comentando una noticia de último momento.
• Sea amable, educado, agradable e inspire confianza.
• Siga la agenda mientras se desarrolla la reunión; si llegan ideas nuevas anótelas y complemente las preguntas. Haga preguntas abiertas; evite aquellas de respuesta sí o no.
• Su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunión. Emplee el tacto, la educación y la cortesía para conseguirlo. Al finalizar la reunión nuestro entrevistado debe tener la impresión de que fue absolutamente productiva y que sirvió para algo.
• Tome nota.
• Escuche y mire a los ojos al interlocutor, enviando señales de que está prestando la debida atención. No se distraiga.
• No olvide pedir siempre el favor y dar las gracias.
• No sea arrogante ni petulante. “La sabiduría no se impone; simplemente se manifiesta y los demás la perciben”.
• Haga que el entrevistado se sienta importante de forma sincera.
• Respete las opiniones del entrevistado.
• Si se generan compromisos durante la reunión, por ejemplo, entregas de reportes al auditor, estos deben quedar asignados e incluidos en un plan de acción en donde se establezca como mínimo el responsable y la fecha estimada de término.
• Las respuestas del entrevistado deben quedar documentadas en la agenda de la reunión.

Hasta pronto,

Vladimir Martínez