Reuniones de Asamblea por Derecho Propio – Harold Dávalos Muriel

Establece el ordenamiento legal dispuesto para las sociedades comerciales, que las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio.

En estas reuniones los temas a tratar tienen como característica fundamental el planteamiento de asuntos de fondo que determinan la actuación de la administración en el ejercicio anterior y las proyecciones de la compañía para el año en curso. En ella se examina la situación de la sociedad, se designan administradores, se determinan las directrices económicas de la compañía, se consideran los estados financieros del último ejercicio, se resuelve lo concerniente a la distribución de utilidades, la elección del revisor fiscal y demás asuntos tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

Lo usual es que la administración realice la convocatoria para que la reunión ordinaria se celebre dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio. Esta convocatoria debe realizarse con quince (15) días hábiles de anticipación a la celebración de la reunión. Durante este lapso de tiempo, los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. La administración deberá tener a disposición de los socios, entre otros, los estados financieros básicos del ejercicio anterior, un proyecto de distribución de utilidades repartibles, informe de gestión de Gerencia y Junta Directiva, el informe escrito del revisor fiscal.

Lo anterior dentro de presupuestos normales de tiempos y procedimientos societarios que armonicen su funcionamiento a las directrices legales y estatutarias. Sin embargo, cuando no se hubiere hecho la convocatoria dentro del término señalado en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, dispone el artículo 422 del Código de Comercio que la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de Abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

Se está entonces frente a una disposición de orden legal e imperativa que no admite modificación alguna, ni siquiera de orden estatutario. Esto es, el derecho de los socios nace a partir de la negligencia de la administración para convocar dentro de los términos legales. Así lo precisa la Superintendecia de Sociedades en Oficio AN-6264 de mayo 11 de 1998:
“Del examen de la disposición legal, inciso 2º, del artículo 422 del Código de Comercio, se deriva que se trata de una norma imperativa, ya que establece una regulación que no es susceptible de ser modificada o derogada por acuerdos privados, consagra un derecho a favor de los asociados y una sanción a los administradores que no convocan la reunión ordinaria. Cabe señalar, además, que por constituir una convocatoria que tiene origen legal, ninguno de sus términos puede ser objeto de modificación por los particulares”.

Es importante precisar que en el evento de la celebración de la reunión por derecho propio, los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión, lo que no los exime de la obligación de tener los documentos de que trata el artículo 446 del Código de Comercio a disposición de los socios dentro de los quince días hábiles anteriores a la reunión por derecho propio, so pena de ser sancionados por el Superintendente respectivo con multas sucesivas los administradores, los funcionarios directivos y el revisor fiscal.

HAROLD FABIAN DÁVALOS MURIEL

Director Jurídico

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