Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Para que las sociedades comerciales cumplan a cabalidad con sus propósitos y funciones, estas se reúnen en juntas o asambleas de socios donde deliberan temas propios de las sociedades, las cuales pueden realizarse de forma ordinaria (una vez al año o según como se fije en sus estatutos) o de forma extraordinaria las cuales se realizan por medio de una convocatoria realizada por los administradores, un número de asociados o revisor fiscal.
Si en dicha reunión (ordinaria) no se encuentra presente el quorum necesario para deliberar se podrá suspender y deberá realizarse una nueva reunión mediante una segunda convocatoria.
Como hemos expresado en anteriores editoriales, para que la suspensión de la primera convocatoria de la deliberación de la asamblea general sea válida debe cumplir con ciertos requisitos:
“1) Que la decisión de suspender la reunión la adopte un número plural de asistentes que represente, el cincuenta y uno por ciento, por lo menos de las acciones representadas en la reunión;
2) Que las deliberaciones no se prolonguen por más de tres días, si no está representada la totalidad del capital suscrito.)” (Oficio 220- 19529 de 3 de mayo de 2004)
Una asamblea se aplaza para proteger a los asociados que no asistieron a ella y para evitar futuros impedimentos a los que se pueda enfrentar la asamblea por no encontrarse el quorum necesario para decir ciertos temas. Expresa la Superintendencia de Sociedades:
“[…] la razón de ser de las reuniones de segunda convocatoria obedece a la necesidad de evitar la parálisis del máximo órgano social frente a la deliberada o involuntaria inasistencia de los asociados a las reuniones del máximo órgano social, de tal suerte que frente a la falta de quórum para deliberar en la primera oportunidad en que se convoca a una reunión de dicho órgano, “…se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de socios, cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez días ni después de los treinta, contados desde la fecha fijada para la primera reunión…” (Art. 429 Código de Comercio)
Como se expuso, esta nueva reunión, la de segunda convocatoria, constituye una oportunidad que otorga la ley a los asociados para evitar que las decisiones que correspondan legal o estatutariamente ser adoptadas por el máximo órgano social se trunquenante una reiterada inasistencia de un número de asociados que, según la ley o los estatutos, resultan necesarios para conformar el quórum deliberatorio (…) (Oficio 220-053168 Del 23 de Mayo de 2013).
La reunión de segunda convocatoria no se encuentra limitada o condicionada por la ley como sí lo está la primera convocatoria, la cual debe realizarse solo cuando no exista el quorum deliberatorio y específica un tiempo para que se realice (entre los 10 días siguientes y no después de 30 días a la reunión inicial), explica la Superintendencia:
(…)por lo que su naturaleza no puede ser confundida con la de las reuniones de primera convocatoria, para cuyo acaecimiento la ley no prevé situaciones específicas, como sí sucede con la de segunda convocatoria al condicionarla a la imposibilidad de llevar a cabo la inicialmente convocada por falta de quórum deliberatorio, ni exige que sean llevadas a cabo dentro de un término específico, como lo hace respecto de las de segunda convocatoria, al condicionarlas a que sean celebradas no antes de diez días, ni después de treinta de la inicialmente convocada. (Oficio 220-053168 Del 23 de Mayo de 2013)
Pero además, en las reuniones o asambleas realizadas por la segunda convocatoria, se pueden tomar decisiones sin importar el quórum o número de socios que asista, siempre que sea un número plural, característica que no tiene la reunión de la convocatoria inicial, pues precisamente ellas son suspendidas por la no asistencia del quorum o número de acciones necesarias para deliberar, según lo fijado por la ley o un número superior si es por estatutos.
Por lo expresado anteriormente, podemos darnos cuenta que sería innecesario e infundado el permitir que las reuniones de segunda convocatorias se suspendan, pues las razones para suspender una reunión son la falta de quórum deliberatorio y su naturaleza como tal les permite deliberar, decidir y sesionar sin importar el número de este, explica la Superintendencia:
“Por lo expuesto, ante la especialidad que acompaña a las reuniones de segunda convocatoria, considera esta oficina que éstas no pueden ser suspendidas para llevarse a cabo posteriormente, según decidan los asociados asistentes, ya que tal situación riñe con la esencia de las mismas que, precisamente, se caracteriza por facilitar el desarrollo de la reunión, permitiendo su realización por parte de cualquier número plural de asociados y exige que la misma se lleva a cabo dentro de un plazo legal específico que no puede ser modificado con base en una decisión de aplazamiento.”(Oficio 220-053168 Del 23 de Mayo de 2013)
Como hemos expresado, las reuniones o asambleas de accionistas se aplazan solo cuando no asiste un numero plural del quorum deliberatorio, si asistiera el 100% de los socios o accionistas a la reunión y estos decidan aplazar dicha reunión, no estaríamos frente a una suspensión de una reunión, sino a lo que la Superintendencia de sociedades ha denominado desconvocatoria.
Ahora bien, es obvio que en esta situación no se convoca a una segunda asamblea y también es evidente que la segunda asamblea no es equivalente a una desconvocatoria, pues como se expresó antes, en estas se encuentran limitadas por un plazo, lo que no sucede en la desconvocatoria y además solo se puede desconvocar las reuniones de socios realizadas en la primera convocatoria.
“…Ahora, considera esta oficina que suspender una reunión de segunda convocatoria, tal como se expuso anteriormente, no equivale a una desconvocatoria, tal como se plantea en su consulta por cuanto, si bien la doctrina de esta entidad ha considerado que eventualmente procede desconvocar a una reunión del máximo órgano social cuando se cuenta con la aquiescencia del 100% de los representantes del capital social para tal efecto, dicha figura se predica únicamente de las reuniones societarias de primera convocatoria, las cuales se llevan a cabo según las necesidades de la sociedad y no dependen para su celebración de las condiciones fácticas y de plazo específico que la ley sí plantea respecto de la reunión de segunda convocatoria.(Oficio 220-053168 Del 23 de Mayo de 2013)
Pese a lo anotado por la Supersociedades una reunión en segunda convocatoria podría sufrir un problema de tiempo. Ejemplo, la reunión de segunda convocatoria empezó con un número de asociados plural, los cuales efectivamente empezaron a deliberar y a tomar decisiones, pero ya es muy tarde en la noche y aun faltan por evacuar otros temas de la convocatoria. En ese caso y por fuerza mayor, los asistentes pueden tomar la decisión de hacer una suspensión transitoria hasta el otro día o día acordado.
En ese caso, la recomendación es que por cualquier medio expedido se le informe de dicha situación a los accionistas/socios ausentes de lo anterior.
En todo caso, una vez se reanude, así se presenten otros asociados que faltaron al inicio de la segunda reunión, los temas ya discutidos y las decisiones ya tomadas son inalterables, pues son válidas.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
