Reuniones exitosas con nuestros clientes
En nuestras labores de auditoría, consultoría o revisoría fiscal, las reuniones con los directivos de nuestros clientes son un factor clave de éxito en el cumplimiento de nuestros objetivos.
A continuación presentamos una serie de puntos que debemos tener en cuenta en la programación, preparación y ejecución de las reuniones con los directivos de nuestros clientes.
1) Definir un objetivo
Toda reunión debe tener un objetivo claramente definido. El objetivo de la reunión debe estar alineado con los objetivos de nuestro trabajo.
2) Definir un plan de reuniones
Teniendo en cuenta nuestros objetivos debemos preparar un plan de reuniones, en el que determinemos:
Personas a entrevistar: Únicamente debemos invitar a las personas que consideremos nos ayudarán a alcanzar el objetivo de la reunión.
Lugar: lugar sin ruidos, con suficiente iluminación y con espacio para todos.
Fecha: La solicitud a la reunión la debemos realizar con varios días de anticipación (recomendable con más de una semana de anticipación), con el fin de que nuestro entrevistado tenga tiempo conocer la agenda que le enviaremos antes de la reunión, preparar sus ideas, crear documentos o realizar investigaciones.
Hora: Expertos en el tema afirman que las mejores horas para realizar reuniones son las 9:00 a.m. (antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo). Sin embargo, es recomendable que nos acomodemos a la disponibilidad del directivo, teniendo en cuenta que normalmente los directivos de las compañías cuentan con agendas muy apretadas. No es conveniente programar reuniones fuera de las horas normales de trabajo.
Duración: es importante estipular un período de tiempo. Esto ayuda a organizar la sesión y permite también la organización de agendas de los participantes. A partir de los 45 minutos el ritmo de la reunión baja en forma significativa.
Asistentes: De nuestro equipo por lo menos es necesario que asistan dos personas, una de las cuales deberá tomar nota de todo lo que se diga en la reunión. No es recomendable que de nuestro equipo asistan más de 3 personas. De la compañía deberá asistir el directivo y las personas que él considere.
3) Solicitar la reunión
Con base en el plan de reuniones procedemos a solicitar la reunión con cada uno de los directivos seleccionados. Es recomendable que la solicitud de la reunión la hagamos personalmente mediante una llamada telefónica o un contacto directo en donde nos presentamos (en caso que no nos conozcan) y le comunicamos al directivo nuestro deseo de reunirnos y el objetivo de la reunión.
4) Preparar y enviar la agenda al directivo que vamos a entrevistar
Teniendo en cuenta nuestros objetivos, definimos una agenda que contenga los puntos necesarios para su cumplimiento.
Una agenda debe contener: objetivo de la reunión, lugar, fecha, hora, duración, participantes, y los temas van a tratar.
5) Prepararnos para la reunión
Es clave que antes de la reunión nos documentemos de los temas que vamos a tratar. Lo anterior, con el fin de que durante la reunión tengamos argumentos para complementar nuestras preguntas de acuerdo con las respuestas de nuestro entrevistado.
6) El día de la reunión
Debemos transmitir una buena imagen a nuestro entrevistado, una buena imagen es la combinación tanto de la parte interior como de la parte exterior de una persona. Ser amable, educado, inteligente, agradable y vestir de forma elegante nos proyectará como profesionales integrales y ayudará a que nuestro entrevistado tome interés durante el transcurso de la reunión.
Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:
Hasta pronto,
Equipo Auditool
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
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