Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Mediante el Decreto 1115 de junio 29 de 2017, el Ministerio de Comercio amplió por segunda vez los plazos de inscripción en el RNBD, pues, a la fecha, solo el 25 % de los obligados ha efectuado su registro. Las personas jurídicas tendrán plazo hasta enero de 2018 y las naturales hasta enero de 2019.
A través del Decreto 1115 de junio 29 de 2017 la ministra de Comercio, Industria y Turismo, Maria Claudia Lacouture, amplió por segunda vez los plazos para que las personas jurídicas y naturales que posean bases de datos (con información de clientes, empleados, socios o proveedores, etc.) cumplan con su inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos –RNBD– administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio
En efecto, la norma del artículo 2.2.2.26.3.1 del DUR 1074 de mayo de 2015 expedido por el Mincomercio (artículo que recopiló la norma contenida en el artículo 12 del Decreto 886 de mayo de 2014, reglamentario de lo dispuesto en los artículos 19 a 26 de la Ley 1581 de octubre de 2012), había dispuesto que las personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y las sociedades de economía mixta tendrían un año de plazo, luego de que la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC– reglamentara el tema, para inscribirse en el RNBD. Dicho año de plazo se cumplía en noviembre 8 de 2016, pues la SIC había hecho la reglamentación mediante su Circular 002 de noviembre de 2015.
Posteriormente, y debido a que solo un 18% de las casi 400.000 personas jurídicas inscritas en cámaras de comercio habían cumplido la tarea, sumado al hecho de que la SIC expidió la Circular 001 de noviembre de 2016 exigiendo que las personas naturales, y hasta las entidades de naturaleza pública y las personas jurídicas no obligadas a inscribirse en cámaras de comercio (tales como sindicatos o partidos políticos), también se inscribieran en el RNBD, el Ministerio de Comercio expidió el Decreto 1759 de noviembre 8 de 2016 para volver a modificar el artículo 2.2.2.26.3.1 del DUR 1074 de mayo de 2015 estableciendo que las personas jurídicas obligadas a inscribirse en cámaras de comercio tendrían un nuevo plazo, hasta junio 30 de 2017, para cumplir con su registro en el RNBD. Y que las personas naturales, y entidades de naturaleza pública y personas jurídicas no obligadas a inscribirse en las cámaras de comercio, podrían hacer dicho registro hasta el 30 de junio de 2018
Sin embargo, al acercarse la fecha de junio 30 de 2017, el Ministerio de Comercio advirtió que solo un 25% del total de sujetos obligados había cumplido con su registro en el RNBD y por eso expidió el Decreto 1115 de junio 29 de 2017, para volver a modificar el artículo 2.2.2.26.3.1. del DUR 1074 de mayo de 2015 otorgando nuevos plazos que ahora vencerán de la siguiente forma:
a. Las personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y las sociedades de economía mixta, tendrán plazo hasta enero 31 de 2018.
b. Las personas naturales, las entidades de naturaleza pública y las personas jurídicas no obligadas a inscribirse en las cámaras de comercio, tendrán plazo hasta enero 31 de 2019.
En relación con este tema, y como lo hemos destacado en editoriales anteriores, tal parece que el Ministerio de Comercio y la SIC suponen que toda persona jurídica es poseedora de algún tipo de base de datos y por eso quedaría obligada a inscribirse en el RNBD. Sin embargo, es claro que en las cámaras de comercio se matriculan muchas “sociedades de papel” (es decir, sociedades que no realizan verdaderas actividades mercantiles y por eso no tienen ni “empleados”, ni “clientes”, ni “proveedores”, etc.). La única “base de datos” que podría poseer ese tipo de sociedades sería la correspondiente a los datos del “único dueño” que las constituyó. Por tal motivo, la SIC debería tener presente que en la práctica no todas las personas jurídicas son poseedoras de bases de datos y, por tanto, no todas tendrían que realizar su registro en el RNBD
De otra parte, y si se examina la cartilla o Manual de Ayuda que la SIC publicó el 9 de noviembre de 2016 y que luego modificó en marzo de 2017 con las instrucciones para seguir llevando a cabo la inscripción en el RNBD y para reportar la información sobre el tipo de bases de datos que cada quien posee, es importante advertir que en dicho manual se estableció que todos los obligados a inscribirse en el RNBD (es decir, sin importar si figuran o no inscritos en las cámaras de comercio), tendrán que efectuar dicha inscripción utilizando los datos que les figuren en su respectivo Registro Único Tributario –RUT–, administrado por la DIAN.
Por tanto, independiente de si se trata de personas naturales o jurídicas, y si están o no registrados en las cámaras de comercio, todos los obligados a inscribirse en el RNBD primero tendrían que contar con el RUT expedido por la DIAN, el cual deberá adjuntarse como un archivo PDF al momento de dicha inscripción. Sobre el particular, el Manual de Ayuda de la SIC indica que la contraseña para llevar a cabo el proceso de inscripción en el RNDB se enviará al correo electrónico que figure reportado en el RUT.
Sin embargo, es necesario advertir que la SIC supone que todos los obligados a inscribirse en el RNBD, al mismo tiempo están obligados a figurar en el RUT de la DIAN. Pero esa suposición no es cierta en el caso de las personas naturales, pues es evidente que existen muchas no obligadas a figurar inscritas en el RUT (porque no declaran renta, ni IVA, ni tampoco exportan, ni facturan, etc.), pero que podrían ser poseedoras de bases de datos. En ese caso: ¿cómo podrán hacer su inscripción en el RNBD si en realidad no están obligadas a figurar en el RUT? Tal parece que la SIC las estaría obligando, en la práctica, a inscribirse en el RUT para luego poder hacer su registro en el RNBD, algo que no nos parece lógico.
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