RNBD se exige a todo tipo de persona natural y a jurídicas no inscritas en Cámaras de Comercio

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  • Publicado: 16 noviembre, 2016

RNBD se exige a todo tipo de persona natural y a jurídicas no inscritas en Cámaras de Comercio

A través de su Circular 001 de noviembre 8 de 2016, la SIC amplió el universo de los obligados a efectuar su inscripción en el RNBD. De acuerdo con el nuevo Manual de Ayuda publicado por la SIC en noviembre 9 de 2016, todos los obligados a  inscribirse en el RNBD efectuarán dicho proceso usando el RUT emitido por la DIAN.

Tal como lo había señalado en su Circular 002 de noviembre 3 de 2015, la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC– expidió el 8 de noviembre de 2016 su Circular 001, por medio de la cual se agregaron los numerales 2.5 hasta 2.7 al capítulo II (Registro Nacional de Base de Datos –RNBD–) del título V (Protección de datos personales) de su Circular Única del año 2001. Esta medida amplió el universo de las personas naturales y jurídicas obligadas a inscribirse en el RNBD en caso de ser responsables del manejo de cualquier tipo de base de datos donde se recopilen datos personales.

Cuando se expidió la Circular 002 de noviembre 3 de 2015, la exigencia de la inscripción en el RNBD correspondió solo a las personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en Cámaras de Comercio y a las sociedades de economía mixta, estableciendo que tendrían plazo de un año (hasta el 8 de noviembre de 2016) para cumplir con la tarea, pues así lo indicaba, también, la instrucción contenida hasta ese momento en el artículo 2.2.2.26.3.1 del DUR 1074 de mayo de 2015 expedido por el Ministerio de Comercio (artículo que recopiló la norma que estuvo contenida en el artículo 12 del Decreto 886 de mayo de 2014, reglamentario de lo dispuesto en los artículos 19 a 26 de la Ley 1581 de octubre de 2012). Además, en el Manual de Ayuda que la SIC publicó el 12 de febrero de 2016, se explicó que la inscripción en el RNBD se realizaría con los datos que cada persona jurídica tuviera en su registro mercantil (correo electrónico y número de matrícula mercantil).

Sin embargo, en el texto de la misma Circular 002 del 3 de noviembre de 2015 se había advertido que la SIC expediría durante el año 2016 una nueva Circular para ampliar el universo de los obligados a inscribirse en el RNDB. Dicha advertencia se cumplió a través lo dispuesto en la nueva Circular 001 del 8 de noviembre de 2016, que exige la inscripción a los siguientes terceros que posean algún tipo de base de datos personales (por ejemplo, con datos de clientes, pacientes, empleados, socios,  proveedores, etc.) y, por consiguiente, sean responsables por el tratamiento de la información contenida en las mismas:

a. Las personas naturales (sin importar si son comerciantes o no).

b. Entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta.

c. Personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio (por ejemplo: instituciones de educación superior, sindicatos, partidos políticos, etc.).

¿En qué plazos se efectuarán las inscripciones en el RNBD?

Es necesario destacar que el día 8 de noviembre de 2016, justo cuando se cumplía el año de plazo para que las personas jurídicas mencionadas en la Circular 002 de noviembre de 2015 se inscribieran en el RNBD, el Ministerio de Comercio expidió su Decreto 1759, a través del cual se modificó la norma contenida en el artículo 2.2.2.26.3.1 de su DUR 1074 de mayo de 2015 y, de esa forma, se fijaron dos calendarios especiales con los plazos para la inscripción en el RNBD:

a. A las personas jurídicas de naturaleza privada y sociedades de economía mixta inscritas en las Cámaras de Comercio del país (es decir, aquellas a las que se refirió la Circular 002 de noviembre 3 de 2015 expedida por la SIC), se les dio un nuevo plazo que vencerá el día 30 de junio de 2017. Al respecto, según una noticia publicada por la SIC en su portal el día 8 de noviembre de 2016, la ampliación del plazo se hizo necesaria debido a que, de las casi 400.000 personas jurídicas inscritas en las 57 Cámaras de Comercio de toda Colombia, solo un 18% (70.156) se habían inscrito en el RNBD. Es importante destacar que, al parecer, la SIC supone que toda persona jurídica inscrita en la Cámara de Comercio es poseedora de algún tipo de base de datos y por eso quedaría obligada a inscribirse en el RNBD. Como sea, es claro que en las Cámaras de Comercio se matriculan muchas “sociedades de papel” (es decir, sociedades que no realizan verdaderas actividades mercantiles y por eso no tienen “empleados”, ni “clientes”, ni “proveedores”, etc.). La única “base de datos” que podría poseer ese tipo de sociedades sería la correspondiente a los datos del “único dueño” que las constituyó.

b. Para las personas naturales, las entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y las personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio (es decir, aquellas a las que se refirió la Circular 001 de noviembre 8 de 2016), su plazo máximo quedó fijado el día 30 de junio de 2018.

¿De qué forma se seguirá efectuando la inscripción en el RNBD?

“Todos los obligados a inscribirse en el RNBD, es decir, tanto los mencionados en la Circular 002 de noviembre de 2015 como los mencionados en la Circular 001 de noviembre de 2016, deberán efectuar dicha inscripción solo de forma virtual,”

Todos los obligados a inscribirse en el RNBD, es decir, tanto los mencionados en la Circular 002 de noviembre de 2015 como los mencionados en la Circular 001 de noviembre de 2016, deberán efectuar dicha inscripción solo de forma virtual, accediendo para ello a la zona especial que la SIC dispone para esos fines en su portal de internet.

Ahora bien, si se examina la nueva cartilla o Manual de Ayuda que la SIC publicó el 9 de noviembre de 2016 con las instrucciones para seguir llevando a cabo la inscripción en el RNBD y para reportar la información sobre el tipo de bases de datos que cada quien posee, es importante advertir que en esta la SIC estableció una modificación muy importante.

En efecto, hasta noviembre 8 de 2016, cuando solo se inscribían en el RNBD las personas jurídicas que figuran inscritas en las Cámaras de Comercio, la SIC indicaba que dicho proceso se realizaba utilizando los datos que cada persona jurídica tuviera en su registro mercantil (correo electrónico y número de matricula mercantil). Pero en el nuevo Manual de Ayuda se estableció que todos los obligados a inscribirse en el RNBD (es decir, sin importar si figuran o no inscritos en las Cámaras de Comercio), tendrán que efectuar dicha inscripción utilizando los datos que figuren en su respectivo Registro Único Tributario –RUT–, administrado por la DIAN.

Por tanto, sin importar si se trata de una persona natural o jurídica, y si están o no inscritos en las Cámaras de Comercio, todos los obligados a inscribirse en el RNBD primero tendrían que contar con el RUT expedido por la DIAN, el cual deberá adjuntarse como un archivo PDF al momento de dicha inscripción. Al respecto, el Manual de Ayuda de la SIC indica que la contraseña para llevar a cabo el proceso de inscripción en el RNDB se enviará al correo electrónico que figure reportado en el RUT.

“que la SIC supone que todos los obligados a inscribirse en el RNBD, al mismo tiempo, también están obligados a figurar en el RUT de la DIAN”

En relación con lo anterior, es importante advertir que la SIC supone que todos los obligados a inscribirse en el RNBD, al mismo tiempo, también están obligados a figurar en el RUT de la DIAN. Pero esa suposición no es cierta en el caso de las personas naturales, pues es claro que existen muchas no obligadas a figurar inscritas en el RUT (porque no declaran renta, ni IVA, ni tampoco exportan, ni facturan, etc.), pero que sí podrían ser poseedoras de bases de datos. En ese caso: ¿cómo podrán hacer su inscripción en el RNBD si en realidad no están obligadas a figurar en el RUT? La SIC tendrá que responder muy pronto a esta pregunta.

Por otro lado, una vez se cumpla con la inscripción en el RNBD, cada responsable tendrá que seguir suministrando la siguiente información básica (ver el artículo 2.2.2.26.1 del DUR 1074 de mayo de 2015, el cual recopiló la norma contenida en el artículo 5 del Decreto 886 de mayo de 2014):

1. Datos de identificación, ubicación y contacto del responsable del tratamiento de la base de datos.
2. Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los encargados del tratamiento de la base de datos.
3. Cantidad de bases de datos (ya sean manuales o automatizadas) con información personal que administren.
4. Cantidad de titulares que contiene cada base de datos (sin importar si están activos o inactivos).
5. Tipos de canales dispuestos para atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares que figuran en las bases de datos.
6. Tipos de datos contenidos en cada base de datos.
7. Ubicación física de las bases de datos.
8. Medidas de seguridad establecidas sobre las bases de datos para evitar usos inadecuados de la información contenida en las mismas.
9. Información sobre si se cuenta con la autorización de los titulares a quienes se les ha recopilado información en las bases de datos.
10. Procedencia y/o forma de recolección de los datos personales. Es decir, si son recolectados directamente del titular o mediante terceros.
11. Si se ha hecho transferencia internacional o cesión de los datos, se informarán los datos básicos de los destinatarios de dicha transferencia o cesión.

Además, y tal como lo establecen el numeral 2.3 de la Circular 002 de noviembre de 2015 y el numeral 2.7 de la Circular 003 de noviembre de 2016, todos aquellos que se inscriban en el RNDB tendrán que efectuar, entre enero y marzo de cada año, las respectivas actualizaciones a la información registrada. Así mismo, en los meses de febrero y agosto de cada año, deberán reportar los detalles sobre los reclamos que los titulares (los terceros que figuran en la base de datos) le hayan realizado en el semestre inmediatamente anterior al responsable del tratamiento de la base de datos.

Por otro lado, según la respuesta que la SIC ha publicado a la pregunta No.13 de su cuestionario “Preguntas frecuentes sobre el RNDB”, quienes no cumplan con su inscripción en el RNBD ni con el reporte que allí se les exige, se seguirán exponiendo a las multas en dinero (de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales) y otro tipo de sanciones especiales que contempla el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

Por último, es importante destacar que cuando algún ciudadano desee confirmar si una persona jurídica o natural, de la cual está seguro posee información suya en bases de datos, ha cumplido o no con inscribirse en el RNBD, podrá acceder de manera gratuita a la zona de “Consulta del RNBD”. Allí, con solo digitar el nombre o NIT de la persona jurídica o natural que debió reportar la información básica de sus bases de datos, se podrá confirmar su cumplimiento o falta. En el caso del grupo empresarial Actualícese (con sus tres empresas Actualicese.com EAT, “Editora actualícese.com Ltda y Portal actualícese.com SAS), dicha inscripción ya se realizó.

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