Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En las normas contenidas en los artículos 385 y 386 del Estatuto Tributario se dan claras instrucciones respecto al manejo de la Retención en la Fuente sobre la Prima Legal de Servicios. Veamos cómo (citamos solo la parte pertinente):
“ARTICULO 385. PRIMERA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:
Procedimiento 1.
Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el «valor a retener» mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así:
….
Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el «valor a retener» es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.”“ARTICULO 386. SEGUNDA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:
Procedimiento 2
Cuando se trate de los pagos gravables distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el «valor a retener» mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas…”
(Los resaltados son nuestros).
Por consiguiente, de la lectura de esas normas se pueden extraer las siguientes conclusiones:
Para los trabajadores del sector privado, sometidos a RTF por el procedimiento #1, el pago de su prima legal de servicios no se suma con los demás pagos laborales del mes sino que se depura aparte (en forma independiente) para definir si -luego de depurada- arroja o no un valor que termine sujeto a RTF dentro de la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario.
Recordemos que en esa tabla sólo empiezan a generar RTF los pagos laborales gravables que superen 95 UVT (en el 2008 sería: 95 x $22.054 = $2.095.000). Este cálculo se puede hacer con ayuda de nuesta herramienta en Excel “Modelo para depuración de salarios y obtención retenciones en la fuente durante el 2008-procedimiento 1”.
Tratándose de trabajadores del sector privado sometidos a RTF por el procedimiento 2, o de trabajadores del sector público sometidos al procedimiento 1 o 2, su prima legal de servicios sí se suma en una única base con los demás pagos labores del mes para hacer entonces una única depuración y obtener así un único valor de pagos laborales gravables en el mes.
Para ilustrar lo anterior planteemos los siguientes ejemplos:
a) Con el procedimiento 1 (artículo 385 del ET)
Los cálculos serían:
| Concepto | Sueldos ordinarios, más las primas Extralegales | Prima legal | Total devengado |
|---|---|---|---|
| Valor recibido | 4.000.000 | 1.500.000 | 5.500.000 |
| Menos: Ingresos no gravados
-Aportes (obligatorios y voluntarios) a fondos de pensiones o a las cuentas de ahorro AFC (no pueden exceder del 30% valor recibido en el mes) |
(1.150.000) | 0 | (1.150.000) |
| Subtotal 1 | 2.850.000 | 1.500.000 | 4.350.000 |
| Menos : Rentas exentas (25% del subtotal 1 sin exceder de $240 UVT, osea, 240 x $22.054 = $5.293.000; ver numeral 10 del art.206 del ET) | (712.500) | (375.000) | (1.087.500) |
| Subtotal 2 | 2.137.500 | 1.125.000 | 3.262.500 |
| Menos: Pagos por intereses en crédito de adquisición de vivienda hechos durante 2007 Ó los pagos por salud prepagada, seguros de salud y gastos de educación de su esposa e hijos en el 2007 (si se escoge esta ultima deducción, el valor de la misma no puede exceder del 15% de subtotal 2) | 0 | 0 | 0 |
| Subtotal 3 (Pago Gravable) | 2.137.500 | 1.125.000 | 3.262.500 |
| El subtotal 3 se busca en la tabla del art.383 del ET, pues es un procedimiento 1, y la Retención en la fuente a practicar es… | 8.000 | 0 | 28.000 |
Obsérvese que el valor del subtotal 3 se busca para cada columna en forma independiente en la tabla del artículo 383 del ET. De allí se desprende el hecho de que sobre los salarios, más la prima extralegal sí hay retención, pero que la prima legal, por arrojar una “base gravable” inferior a 95 UVT, entonces no tiene retención.
Si el valor de la prima legal se hubiera sumado en forma CONJUNTA con los otros pagos del mes, entonces se le hubiera terminado practicando una RTF de $222.000, es decir, un exceso de $222.000 – $8.000 = $214.000.
b) Con el procedimiento 2
Con estos cambios, la parte final de los mismos cálculos anteriores cambiaría así:
| Concepto | Sueldos ordinarios, más la prima legal, más las primas extralegales |
|---|---|
| Subtotal 3 (“pago gravable”) | 3.262.500 |
| Al subtotal 3 se le aplica el % fijo, y la Retención en la Fuente a practicar es… | 186.000 |
Obsérvese como en el procedimiento 2 la prima legal se une con los demás pagos laborales del mes para formar una única base gravable. Aunque si se quisiera depurar en columna aparte, el resultado final sería el mismo, pues a cada base gravable se le aplicaría el mismo 3,30% de Retención.
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