3. FORMATO EN EXCEL DE CIRCULARIZACIÓN DE CLIENTES AUTOMATIZADO

Este modelo de circularización de clientes en Excel te permite generar de forma automática las cartas para cada uno de los terceros de la empresa auditada a los que se desee enviar una confirmación de los saldos que tienen pendientes por pagarle a la entidad. Lo anterior, con el fin de verificar si coinciden con los registros dispuestos en los libros.

¿CÓMO UTILIZAR EL FORMATO DE CIRCULARIZACIÓN DE CLIENTES?

Al momento de utilizar esta herramienta debes tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. En la hoja “Datos iniciales” debes diligenciar los datos de la empresa auditada y de la firma de auditoría a la que perteneces, o tus datos como auditor independiente.

2. En la hoja “BD” debes diligenciar los datos de los clientes de la empresa auditada a los que se les enviará la circularización, tales como razón social, NIT, correo electrónico, dirección, ciudad y fecha de envío de circularización.

En las columnas “J” a la “L” de esta pestaña también podrás llevar un control de los clientes a los que se les envió la circularización, los que ya respondieron y aquellos para los que el saldo no coincide.

3. En la hoja “Informe clientes” puedes adjuntar el reporte de cartera de los clientes extraído de los libros de la empresa teniendo en cuenta su razón social, NIT, valor a pagar, fecha de facturación y fecha de vencimiento de la factura. El estado de la obligación saldrá de manera automática (columna “J”).

4. Al realizar estos pasos de manera correcta se podrá generar en la hoja “Circularización clientes” la confirmación escrita para cada uno de los clientes con los que se desea realizar este procedimiento de auditoría y que fueron previamente diligenciados en el «Informe clientes». Para esto se puede hacer uso de los botones «generar PDF» e «imprimir» ubicados en el lado superior derecho.

Finalmente, la carta de circularización incluirá la información del cliente y la relación de las cuentas comerciales por cobrar, detallando la fecha de corte, el saldo de las facturas adeudadas y el estado de la obligación, entre otros datos importantes.