Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El artículo 60 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 962 de 2015 ordenan conservar los soportes y libros de contabilidad durante por lo menos 10 años después de haber sido generados. Quienes no cumplan con dicha exigencia se exponen a la sanción contemplada en el artículo 58 del Código de Comercio el cual fue modificado con el artículo 28 de la Ley 1762 de julio 6 de 2015.
Las normas establecidas en los artículos 60 del Código de comercio y el artículo 28 de la Ley 962 de julio 8 de 2005 establecen el tiempo mínimo por el cual se deben conservar los libros y papeles de los comerciantes (ya sean personas jurídicas o naturales). Allí se dispone lo siguiente:
Código de Comercio.“Articulo 60. Conservación de los libros y papeles contables – reproducción exacta. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.”
Ley 962 de 2005“Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.”
(Los subrayados son nuestros)
Como puede verse, ambas normas coinciden en establecer que los comerciantes deben conservar durante mínimo 10 años (ya sea en su medio físico original como es el papel, o en un medio magnético como lo sería por ejemplo la microfilmación) los diferentes documentos y libros de contabilidad en los que se soportan sus actividades.
Además, en el Concepto 220-083021 de julio de 2013 de la Supersociedades, se indicó que con ocasión de lo establecido en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, se puede entender que cesó la obligación legal contenida en el artículo 60 del Código de Comercio que imponía la necesidad de conservar permanentemente en un medio tecnológico la documentación social aun después de ser destruida. Por tanto, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 962 de 2005 (que es la norma más reciente), la regla de juego que se debe aplicar es que la documentación que haya cumplido 10 años de conservación (ya sea en papel o medios tecnológicos), sí se podrá destruir definitivamente.
De igual forma, y según lo contemplado en el Concepto 220-03200 de enero 21 de 2015 expedido por la Supersociedades, cuando una sociedad sea liquidada sus documentos contables solo deberán ser conservados por el liquidador durante un periodo de 5 años (ver artículo 134 del Decreto 2649 de 1993 y el artículo 256 del Código de Comercio).
Cuando los comerciantes (sean personas naturales o jurídicas) no cumplan con la norma establecida en el artículo 60 del Código de Comercio antes citada, se expondrán a la sanción establecida en la nueva versión del artículo 58 del mismo Código, el cual fue modificado con el artículo 28 de la Ley 1762 de julio 6 de 2015, mejor conocida como “Ley anticontrabando”.
En dicha norma se dispone lo siguiente:
“ARTICULO 58. Sanciones por violaciones a las prohibiciones sobre los libros de comercio, a las obligaciones del comerciante y otras (modificado por la Ley 1762 de 2015) Sin perjuicio de las penas y sanciones establecidas en normas especiales, la violación a las obligaciones y prohibiciones establecidas en los artículos 19, 52, 55, 57, 59 y 60 del Código de Comercio, o el no suministro de la información requerida por las autoridades de conformidad con las normas vigentes, o el incumplimiento de la prohibición de ejercer el comercio, profesión u oficio, proferida por autoridad judicial competente, será sancionada con multa entre diez (10) y mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, atendiendo criterios de necesidad, razonabilidad y proporcionalidad. La multa será impuesta por la Superintendencia de Sociedades o del ente de inspección, vigilancia o control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona.
En el evento que una persona que haya sido sancionada por autoridad judicial con la inhabilitación para ejercer el comercio, profesión u oficio, esté ejerciendo dicha actividad a través de un establecimiento de comercio, adicional a la multa establecida en el párrafo anterior, la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia o control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, ordenará la suspensión de las actividades comerciales desarrolladas en el establecimiento, por un término de hasta 2 meses. En caso de reincidencia, ordenará el cierre definitivo del establecimiento de comercio.”
Como puede verse, los respectivos organismos de control (como la Supersociedades) están facultados para imponer multas de entre 10 y 1.000 salarios mínimos a quienes incumplan la norma de conservación de los libros y documentos de contabilidad establecida en el artículo 60 del Código de Comercio.
En todo caso, antes de la imposición de la sanción, se tendrá que agotar el procedimiento que quedó contemplado en el artículo 29 de la Ley 1762 de julio de 2015.
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